在数字化浪潮的推动下，数电票正逐步成为企业财务管理的主流。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设迫在眉睫。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业面临诸多档案管理难题。企业高管需面对纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的困境；财务人员在档案数据整理上耗费大量时间，工作枯燥繁琐；业务人员则饱受报销流程繁琐之苦。从成本角度看，纸质凭证输出的耗材成本高昂，档案室、档案柜等存储空间需求大，这是高显性成本；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，属于高隐形成本；而电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，存在高合规风险。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，档案安全管理需关注全生命周期管理闭环。
面对这些挑战，合思档案应运而生，为企业提供了强有力的解决方案。
合思档案：企业档案管理的智慧之选
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。
该平台广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。为企业提供便捷调阅不打印，混序归集免组装的电子会计档案管理服务，有效解决了企业内外交困的档案管理问题。使用合思档案，企业可节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%、确保管理合规性100%。它能做到应收尽收，“四性检测”与“业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规。打破物理空间限制，支持在线自由调阅，预置规则引擎可自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，为企业的档案安全管理提供了有力保障。
核心功能：铸就档案安全管理的坚固防线
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多源采集：数据汇聚的智慧枢纽
合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，能满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。通过多源采集，企业能全面、准确地收集各类档案数据，为档案安全管理奠定坚实基础。 -
智能制档：档案整合的高效引擎
智能制档功能实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。智能制档提高了档案管理的效率和准确性，保障了档案安全管理的质量。 -
专用格式版式文件：轻量存储的创新方案
合思档案的专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强。这一功能优化了档案存储方式，提升了档案安全管理的效益。 -
双模式检测：数据质量的严格把关
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。双模式检测为档案安全管理提供了可靠的质量保障。
优势对比：合思档案脱颖而出
传统档案管理方式存在诸多弊端，而合思档案优势明显。传统档案管理方式有高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，合思档案则能为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，有力保障了档案安全管理。
传统档案管理在数据整理、查询调阅等方面效率低下，且难以保证数据的有效利用和合规性。合思档案通过自动化、智能化的管理方式，减少人工介入，实现自动组装、归档，提高工作效率，保障财务合规，为档案安全管理带来了质的飞跃。
传统档案管理受物理空间限制，难以实现线上自由调阅和跨系统查询。合思档案打破物理空间限制，支持在线自由调阅，可穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求，大大提升了档案安全管理的便捷性。
传统档案管理对电子会计凭证文件缺乏有效管理手段。合思档案自主研发工具包，具有强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，及时应对变化，为档案安全管理提供了技术支撑。
应用案例：合思档案成效显著
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大型单据企业：降本增效新典范
某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。企业成本降低，流程精简，财务人员工作效率大幅提升，档案安全管理得到有效保障。 -
集团型企业：标准化管理新突破
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效提升了档案安全管理水平。 -
问题企业：业财一体新跨越
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了统一储存，打破数据孤岛，业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，数据共享，一站式查阅便捷高效，全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，档案安全管理得到显著改善。 -
教育集团：高效管理新标杆
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状。采用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为档案安全管理提供了新的模式。
合思档案凭借其卓越的功能和显著的优势，能为企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效作用，是企业数字化建设的必然选择。合思秉承以客户为中心的服务理念，持续迭代产品，满足企业不断变化的需求，助力企业实现财务数字化转型。
随着数电票的全面推广和企业数字化转型的加速，合思档案将在档案安全管理领域发挥更大的作用，为更多企业提供优质的电子会计档案管理服务。如果您想深入了解合思档案，体验其为档案安全管理带来的变革，欢迎拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号、小程序二维码联系我们，还可免费试用合思档案，开启企业档案管理新时代。
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