发票管理最佳实践：合思档案引领电子凭证数字化转型

在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里即将全面解决，电子凭证数字化转型进一步加快，全流程无纸化时代已然到来。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一行业趋势。合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义，为企业的发票管理最佳实践提供了有力的支持。

电子凭证管理困境凸显

在传统的电子凭证管理模式下，企业面临着诸多难题，这些难题严重制约了企业的发展效率和管理水平，也是发票管理最佳实践需要解决的关键问题。

好想你在财务归档时，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。然而，即便投入了如此多的精力，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。

COMMUNE幻师同样面临着类似的问题。档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，这不仅增加了企业的运营成本，也降低了工作效率，与发票管理最佳实践的目标背道而驰。

云海肴多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费大量的档案盒、档案柜等资源。电子源文件无法得到有效保存，且存在丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，严重影响了企业的财务管理效率。

金牌橱柜的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，财务临时保管1年后再移交综合档案管理。独立档案室管理，存放纸质档案，且每年需要提供实物稽查，人工逐一翻查，这一过程繁琐且效率低下，不利于企业实现发票管理最佳实践。

合思档案的整体应对策略

面对企业在电子凭证管理方面的诸多难题，合思档案提出了一套全面的应对策略，为企业实现发票管理最佳实践提供了有效的解决方案。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。这一服务体系能够满足企业在财务管理各个环节的需求，帮助企业实现财务流程的数字化转型。

合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，推动了电子凭证数字化转型，打造了电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。通过开放式接口互联自主采集档案数据，大文件自动切割、数电票自动化解析；智能关联、自动组装档案，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件；精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求；多维检索、一站式预览档案，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，极大地提高了档案管理的效率和准确性。

合思档案核心模块揭秘

合思档案的功能蓝图丰富多样，为企业的发票管理最佳实践提供了强大的技术支持。

其具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。智能采集通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等），能够高效准确地获取档案数据。预归档服务有集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的规范管理奠定了基础。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等，确保档案的安全和有效利用。档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的财务管理提供了全面的支持。

在业务层，有内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等。核算系统包含财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等，各个层面相互协作，形成了一个完整的档案管理体系。

合思档案的成长历程也十分丰富。2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）。2021年以政策为导向，聚焦财务档案助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过。2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践。2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断推动着发票管理最佳实践的发展。

合思档案竞争优势突显

与其他产品相比，合思档案具有显著的竞争优势，这些优势使其在发票管理最佳实践领域脱颖而出。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，有充足的资金支持产品研发和服务优化。这确保了合思档案能够不断升级和完善，以满足企业日益增长的需求。

秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为客户提供广泛而及时的服务。无论是大型企业还是中小企业，都能享受到合思专业的服务。

截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，其产品和服务得到了大量客户的认可。这充分证明了合思档案在市场上的口碑和竞争力。

合思档案实现自动化归档，告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。这些特点使得企业能够更加高效地管理发票和档案，提高财务管理的效率和准确性。

多行业成功案例见证

不同行业的企业在使用合思档案后，都取得了显著的成效，这些成功案例充分证明了合思档案在发票管理最佳实践中的价值。

好想你使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这不仅提高了工作效率，还降低了企业的运营成本。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。实现了资源的有效利用和效率的大幅提升。

云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%，达到了100%的合规降本。提升了企业的整体管理水平。

金牌橱柜档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。提高了档案管理的效率和准确性。

合思完善服务体系护航

合思围绕产品提供了完善的服务体系，为企业的发票管理最佳实践提供了有力的保障。

合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能及时响应客户需求，提供本地化服务。无论企业身处何地，都能得到及时的支持和服务。

合思档案提供智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等全生命周期的服务，涵盖档案的采集、制档、管理、利用等各个环节。确保企业在档案管理的每一个环节都能得到专业的指导和帮助。

合思以客户为中心，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，满足客户多样化的需求。帮助企业实现财务管理的全面升级。

合思档案在推动企业财务数智化转型方面具有重要意义。它助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用，推动电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。未来，合思将继续发挥技术优势，不断优化产品和服务，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案，助力企业在数字化浪潮中取得更好的发展。如果您想体验发票管理最佳实践带来的便捷与高效，不妨免费试用合思档案。