在企业管理的长河中，财务数字化转型已成为众多企业追求高效运营、提升竞争力的关键路径。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，自1995年成立以来，始终在数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块深耕细作。其产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着企业规模的不断扩大，动力源在财务数字化管理方面面临着诸多挑战。此时，北京合思信息技术有限公司凭借其专业的财务数智化产品和服务，为动力源提供了一套全面的财务数字化解决方案，尤其在预算与报销衔接方面发挥了重要作用。
动力源业务背景现状痛点剖析
-
企业架构与转型起点
动力源拥有约2400名员工，旗下设有8家子公司，在全国拥有30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司内部组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，自建了多个系统。但随着时间的推移，这些系统逐渐暴露出一系列问题，尤其是在预算与报销衔接方面。 -
操作体验与合规难题
多系统操作体验差成为了员工的一大困扰。申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，报销数据则需财务手工录入，发票验真等工作也只能靠手工完成。这不仅导致工作效率低下，还存在假票等合规风险。基础性工作占据了大量时间，使得员工和财务人员都疲于应对，预算与报销衔接过程变得繁琐且低效。 -
系统割裂与信息滞后
系统之间的割裂使得数据分散、信息滞后。同一个报销信息分散在多个系统管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据，导致在预算与报销衔接过程中缺乏有效的决策依据。这不仅影响了企业的财务管理效率，还可能导致预算超支等问题。
合思为动力源定制解决方案
-
系统集成搭建数据桥梁
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为预算与报销衔接提供了准确的数据支持。搭建起了一座基础的数据流通桥梁，使得各个系统之间的数据能够顺畅流通，为后续的财务管理工作奠定了坚实的基础。 -
无需报销模式革新体验
合思推出的无需报销模式为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式极大地简化了预算与报销衔接的流程，提高了工作效率，降低了员工和财务人员的工作压力。 -
强大系统连接打破壁垒
合思的系统连接能力十分强大。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。在预算与报销衔接方面，能够及时获取相关数据，进行准确的预算控制和报销审核，确保企业的财务管理更加科学、高效。
解决方案实施过程步骤
-
系统集成奠定基础
在解决方案的实施过程中，首先进行的是系统集成工作。完成HR系统和BPM系统与合思费控的数据同步工作，这一步骤为后续的财务数字化管理搭建了基础的数据流通桥梁。只有确保各个系统之间的数据能够准确、及时地流通，才能实现预算与报销衔接的高效运作。通过系统集成，动力源能够更好地掌握员工信息、订单数据等，为预算编制和报销审核提供有力支持。 -
推广无需报销模式
推广无需报销模式是实施过程中的重要环节。对员工进行培训，让业务人员熟悉因公消费免垫资、免开票的操作流程以及消费的合规管控要求。只有员工真正理解并掌握了这种新模式，才能在实际工作中充分发挥其优势。通过培训，员工能够更加清晰地了解预算与报销衔接的流程，提高工作效率，同时也有助于企业加强财务管理。 -
利用系统连接实现对接
利用系统连接能力，配置Open API和自定义流程引擎，实现与第三方系统的对接。这一步骤确保了业务数据能够跨系统同步应用，进一步提升了预算与报销衔接的效率。在实际操作中，各个系统之间的数据能够实时共享，财务人员可以及时获取相关信息，进行准确的预算控制和报销审核。同时，业务人员也能够更加便捷地提交申请和报销，提高了工作体验。
解决方案带来成果效益
-
操作体验革新效率提升
多系统集成和数据互通使得操作体验全面革新。员工报销周期由普遍4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这一显著的变化得益于合思解决方案在预算与报销衔接方面的优化。员工不再需要在多个系统之间频繁切换，报销流程更加顺畅，大大节省了时间和精力。同时，也提高了员工的满意度，使得他们能够更加专注于业务工作。 -
会计工作量缩减成本节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。在传统的报销模式下，财务人员需要花费大量时间进行手工录入、发票验真等工作。而合思的解决方案实现了发票明细自动绑定、凭证自动生成等功能，大大减轻了财务人员的工作压力。在预算与报销衔接方面，财务人员可以更加轻松地进行预算控制和报销审核，提高了工作效率，同时也降低了企业的人力成本。 -
员工体验提升流程简化
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。在预算与报销衔接过程中，员工能够更加清晰地了解自己的消费情况和预算使用情况，避免了超支等问题。同时，也提高了员工的合规意识，使得企业的财务管理更加规范。 -
财务审批合规结算统一
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。无需将时间花费在发票校验真伪等流程，降低了基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。在预算与报销衔接方面，财务人员可以根据系统提供的准确数据进行审批，确保报销符合预算要求。同时，统一的结算方式也提高了财务管理的效率和准确性。
动力源评价反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，尤其是在预算与报销衔接方面取得的显著成效。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，尤其是在预算与报销衔接方面存在困扰，不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的财务数智化解决方案，助力企业降本增效、合规经营和低碳运营。现在，您可以免费试用我们的产品，亲身感受合思在预算与报销衔接方面的强大功能和优势。
原创文章，作者：captain，如若转载，请注明出处：https://www.hosecloud.com/blog/21501.html
