在企业数字化转型的浪潮中，财务数字化已成为众多企业提升核心竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自1995年成立以来，便在数据通信、智慧能源、新能源汽车等领域深耕细作，其产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。这家拥有2400名左右员工、8家子公司、全国30多个办事处以及海外分支机构的企业，在财务数字化转型的道路上，遇到了诸多难题，而合思的费用报销软件系统为其提供了有效的解决方案。
转型痛点：动力源财务数字化之困
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自研系统整合难题
动力源为了提升财务管理效率，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个自研系统，部分操作流程实现了线上化。然而，这些系统之间犹如一座座“孤岛”，难以整合，整体流程复杂，系统壁垒高，与企业预期的数字化效果相差甚远。费用报销软件系统在此时的缺失，使得各系统之间的数据无法顺畅流通，企业财务管理的协同性大打折扣。 -
多系统操作体验不佳
在传统的报销模式下，员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，这不仅浪费了大量时间，还增加了操作的复杂性。财务人员则需要手工录入报销数据，发票验真、查重等工作也只能靠手工完成，导致假票、错票、重票等情况时有发生。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得他们无暇顾及更有价值的财务管理工作。 -
系统割裂与数据滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标等管理分散在多个系统中，无法及时联动，导致财务制度难以有效落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且信息滞后，管理者无法实时掌握企业的财务数据和业务运营情况，难以对业务进行及时的调整和优化。费用报销软件系统的缺位，使得企业在财务管理上陷入了信息孤岛的困境。 -
业务复杂报销难
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销的复杂性。传统的报销模式已经无法满足企业业务发展的需求，急需一套高效的费用报销软件系统来解决这些问题。
合思方案：量身定制的数字化药方
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系统集成无缝对接
合思为动力源提供的费用报销软件系统，在系统集成方面表现出色。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种无缝对接，打破了各系统之间的数据壁垒，实现了数据的互联互通，为企业的财务管理提供了有力的支持。 -
无需报销体验升级
合思的无需报销模式让员工真正感受到了数字化的便利。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，消费受申请单和差标管控，确保了消费的合规性。员工的幸福感得到了显著提升，同时也提高了工作效率。财务人员则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大减轻了财务人员的工作负担。 -
强大连接加速流转
合思的费用报销软件系统具有强大的系统连接能力。采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。
实施步骤：稳步推进数字化转型
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系统集成先行
合思首先将动力源已有系统与合思费控系统进行对接，实现数据同步和互联互通。这一步骤为后续的数字化转型奠定了坚实的基础，使得企业各系统之间的数据能够顺畅流通，为财务管理提供了准确、及时的数据支持。 -
推行无需报销
在系统集成的基础上，合思逐步推行无需报销模式。通过培训和引导，帮助员工适应新的消费和报销流程，确保消费合规和财务流程的自动化。在这个过程中，合思不断收集员工的反馈，对系统进行优化和调整，以提高员工的使用体验。 -
持续优化升级
合思持续优化系统连接和数据流转，通过技术手段保障业务数据跨系统同步应用，提高业务处理和数据统计效率。同时，合思根据动力源的业务发展和需求变化，不断对费用报销软件系统进行升级和完善，确保系统始终能够满足企业的实际需求。
转型成果：显著效益见证价值
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操作体验全面革新
通过合思费用报销软件系统的实施，动力源实现了多系统集成和数据互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。 -
会计成本大幅节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，减轻了员工的资金压力。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。 -
费控合规结算统一
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。合思的费用报销软件系统能够实时监控费用支出情况，对不符合规定的费用进行预警和拦截，确保企业的费用支出符合财务制度和预算要求。同时，系统自动生成结算单，实现了结算的标准化和规范化。 -
全程管控决策高效
管理实现了事前预算、事中控制、事后分析的全程管控，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
客户评价：高度认可携手未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。合思拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能为客户提供全方位财务数智化服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也在为财务数字化转型而烦恼，不妨选择合思的费用报销软件系统，开启免费试用，体验数字化财务管理的魅力，让企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。
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