自动化财务报销助力企业档案管理数字化转型

在企业的日常运营中，档案管理常常面临诸多痛点与挑战。企业高管们常常为“纸质档案管理成本花费巨大，而且储存占地！档案数据没有汇总整理，难以分析利用！”而忧心忡忡。财务人员则深陷“档案数据量大，整理耗费时间，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复，工作热情都没了！”的困扰。业务人员也因“出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间！”而烦恼不已。

不仅如此，纸质档案还存在着高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，比如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，例如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。在这样的背景下，合思档案产品应运而生，为企业的档案管理带来了新的解决方案，同时也为自动化财务报销提供了有力支持。

合思档案产品揭秘

北京合思信息技术有限公司创立于 2014 年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。它凭借敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。在企业费控报销信息化细分领域，合思档案市场占有率第一，服务 6000 + 企业客户，还获得了福布斯中国科技 50 强等荣誉，通过了 SOC1、SOC2 安全认证和信息安全等级保护三级认证。它为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务，有力地推动了企业实现业财融合，也让自动化财务报销成为可能。

使命愿景照亮前行之路

合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它携手企业，碰撞出协作的价值。

其使命是助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在“客户至上”原则的指引下，合思档案聆听用户需求以进行产品迭代，力求让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效，让自动化财务报销更加顺畅。

模块功能构筑强大支撑

合思档案的功能模块丰富多样，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA 系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

它具备电子会计档案全生命周期管理功能。智能采集涵盖外部生态和内部的多种采集方式，预归档服务包括自动归档、业务检测等，基础管理有档号管理、账套管理等，档案服务包含身份调查、档案借阅等，统计分析涉及进销项统计、资金统计等，应用层具备辅助审计、证据方案库等功能。

多源采集功能方面，提供接口互联自主采集，基于跨系统数据集成要求，通过自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案；还支持手动采集自主补录，有多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入，这些功能极大地促进了自动化财务报销的实现。

智能制档功能也十分强大，通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，可减少 90%人工匹配工作量；字段映射查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，为自动化财务报销提供了高效的数据处理能力。

功能亮点创新引领潮流

合思档案具有诸多功能亮点与创新。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时自由穿透档案链，使得自动化财务报销的查阅环节更加高效。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是其一大特色。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为自动化财务报销的准确性和合规性提供了保障。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率、释放了档案数据价值，让自动化财务报销在数据处理上更加高效。

实物备查功能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，进一步完善了自动化财务报销的管理流程。

优势凸显价值非凡

合思档案优势显著。它能显著降本增效，可节约 70%纸张成本、75%整理成本，提升 90%检索效率，实现 100%管理合规性，彻底告别传统手工归档，档案不打印，让自动化财务报销更加经济高效。

作为闭环全量业财系统的“连接器”，它补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，使得自动化财务报销能够在更完整的业务链条中顺畅进行。

合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，为自动化财务报销提供了强大的数据支持。

企业需要的电子档案管理系统应具备广泛连接的能力，即连接各类异构业财系统，广泛采集数据；100%自动归档，拥有强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入；符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理；灵活承接持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。而合思档案完全满足这些需求，为自动化财务报销提供了可靠的保障。

目标用户场景广泛应用

合思档案的目标用户涵盖多个层面。对于 CEO/高管来说，它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，在自动化财务报销方面为企业的战略决策提供有力支持。

归档员/财务人员使用合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理，让自动化财务报销的操作更加简便。

外部审计人员通过合思档案可以实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提高了审计工作的效率，也让自动化财务报销的审计环节更加顺畅。

其应用场景广泛，涵盖多种企业类型，如事业单位及院校、央企（广东某高校、中交集团等）、行业领军企业（好想味、金牌厨柜等）、国家试点企业（海亮教育科技服务集团、DERLOOK 等），充分证明了合思档案在不同企业环境下都能为自动化财务报销提供有效的支持。

成功案例见证卓越品质

海亮教育曾表示：“此前，老板给我们的要求是——哪一天财务办公室真正没有打印机，我们才真正的实现了无纸化。在完成所有作业、数字化拼图之后，海亮教育所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%。”这充分体现了合思档案在推动自动化财务报销和企业数字化转型方面的显著成效。

徐福记称：“我司多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量 2.6 亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升！”合思档案让徐福记的自动化财务报销更加高效。

中交水规院反馈：“单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。”这表明合思档案为中交水规院的自动化财务报销提供了良好的保障。

金牌橱柜提到：“积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。”合思档案让金牌橱柜的自动化财务报销更加便捷。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其领先的技术、丰富的功能、显著的优势和众多成功案例，能够为企业提供全方位的财务数字化服务，助力企业实现业财融合，降本增效，合规经营和低碳运营，为自动化财务报销提供了一站式解决方案。

企业可通过拨打 400 – 105 – 6505 电话，访问 www.hosecloud.com 网站，关注微信公众号或小程序等方式联系合思，免费试用合思档案，开启档案管理数字化转型之旅，让自动化财务报销成为企业发展的强大助力。