合思档案：引领电子凭证数字化转型新风尚

在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与案例经验，精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》极具参考价值和借鉴意义。

市场形势：电子凭证转型浪潮下的企业挑战与机遇

我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。可以预见，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里问题即将全面解决，电子凭证数字化转型将进一步加速。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必然选择，企业若想在激烈的市场竞争中占据一席之地，就必须顺应这一趋势，积极进行数字化转型。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。而且，电子凭证全流程无纸化还有利于优化管理流程，降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同发展。在这个过程中，报销合规性检查至关重要，它是确保电子凭证全流程无纸化顺利进行的关键环节。

痛点分析：传统会计档案管理的重重困境

传统会计档案管理模式存在诸多问题，给企业带来了极大的困扰。
好想你健康食品股份有限公司在档案管理方面面临归档难的问题。财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况也难以避免。同时，纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高昂。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。在进行报销合规性检查时，由于纸质档案的局限性，很难高效准确地完成。
COMMUNE幻师则面临成本高、效率低和合规难的问题。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。门店报销周期长达2月，效率极低。电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，难以进行有效的报销合规性检查。
云南菜品牌连锁经营存在纸质档案打印成本高、存储成本高和查找困难的问题。多地直营门店，大量收款回单 + 财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，报销合规性检查也变得异常繁琐。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案管理的各个环节都存在问题。在整理环节，会计档案散落各系统，档案数据难利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架；保管环节，财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理；存储环节，独立档案室管理，存放纸质档案；管理利用环节，纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。这一系列问题使得报销合规性检查难以高效开展。

解决方案整体策略概述：合思档案的破局之道

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案实现了全流程合规化、自动化、数字化。在档案采集方面，通过开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。在档案制档方面，实现智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。在档案管理方面，实现精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。在档案利用方面，提供多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。
合思档案通过自动归档告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。它助力企业实现流程化、系统化、一体化、无纸化，通过流程的识别与优化，展开跨部门协调，实现流程顺畅，效率提升，打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合，建立完整的财务证据链，实现全面无纸化。在整个过程中，合思档案能够高效准确地进行报销合规性检查，确保企业财务流程的合规性。

核心模块：合思档案的强大功能体系

合思档案的功能蓝图丰富多样。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。电子会计档案全生命周期管理涵盖采集、制、管、用四个环节。智能采集通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等），预归档服务集成服务、规则引擎、元数据服务等，基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等，档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等。
业务层包括内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等；外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等；核算系统涉及财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等；应用层包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。
合思档案的电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。通过开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析，保障档案数据的高效获取。同时，在各个环节都能有效进行报销合规性检查，确保企业财务数据的准确性和合规性。

竞争优势：合思档案的独特魅力

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，有强大的资金和技术实力作为支撑。这使得合思档案在技术研发和产品升级方面具有坚实的基础，能够更好地进行报销合规性检查等功能的优化。
秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供更全面、更优质的服务。
合思档案成长历程丰富，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批），2021年聚焦财务档案助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，具有丰富的实践经验和技术积累。
合思档案能够为企业实现显著的降本增效。如1家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业，年总节约成本可达338,910元。同时，在报销合规性检查方面也能为企业节省大量的时间和精力。

成功案例：合思档案的卓越成效

多个不同行业的企业在使用合思档案后，都取得了显著的效果。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。在报销合规性检查方面，效率和准确性都得到了极大的提升。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。合思档案的应用使得报销合规性检查更加便捷高效。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，实现记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，业财融合提升80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。在报销合规性检查上，也更加精准和高效。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。报销合规性检查也成为了企业财务流程中的高效环节。

服务体系：合思的贴心保障

合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够及时响应客户需求，提供本地化服务。
合思秉承以客户为中心的服务理念，能够为客户提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等。
合思档案提供预归档服务，集成服务、规则引擎、元数据服务等，保障档案数据的准确和规范。其档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，能够满足企业不同的业务需求。在服务过程中，合思也十分注重报销合规性检查，确保企业财务流程的合规性。

合思档案在电子凭证数字化转型的浪潮中应运而生，它能够助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

如果您也想体验合思档案带来的高效财务管理和精准的报销合规性检查，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化转型的新篇章。