在当今竞争激烈的商业环境中，企业差旅合规性提升已成为众多企业关注的焦点。世界500强旗下的一家教育服务品牌，自2017年建立财务共享中心以来，就踏上了财务数字化转型的征程。在2018 – 2022年间，其智能报销系统从1.0逐步升级至4.0，效率得到了极大提高。到2021年12月，子公司成立并迅速扩展至300多家共享单位，业务从内部服务向外扩展。然而，在发展过程中，该企业也面临着诸多财务难题。企业业务、财务系统众多且相互独立，数据无法互通，结构化数据提取困难。同时，电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的浪费。这些问题严重影响了企业的财务管理效率，也对企业差旅合规性提升带来了挑战。而合思，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，为企业挖出更多净利润，也为该企业的财务数字化转型提供了有效的解决方案。
业务迷局：探寻财务转型必要性
该企业在业务发展过程中，逐渐暴露出一系列财务方面的问题。企业拥有众多业务和财务系统，这些系统各自为政，彼此之间缺乏有效的数据交互，使得结构化数据的提取犹如大海捞针，困难重重。电子发票的管理更是让人头疼，打印、查重、验伪等操作不仅耗费大量的时间和人力，还造成了纸张的极大浪费，这对于企业的环保形象和成本控制都产生了不利影响。
在档案管理方面，实物存档占用了大量的物理空间，需要专门的人员进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，即使投入了大量的人力和物力，档案损坏的情况仍时有发生，这让企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时漫长，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求极高，需要耗费大量的时间和精力。
此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺乏有效的留痕机制，无法实现多人借阅，导致档案资产的利用率极低。这些问题严重制约了企业的财务管理效率，也使得企业差旅合规性提升成为了迫在眉睫的任务。
精准施策：合思解决方案登场
面对该企业的诸多难题，合思推出了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA以及其他相关系统等。自动封装接口多达40种以上，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发，即可0成本介入，确保档案应收尽收。
接口传输方式多样，既可以通过影像支撑，也可以利用外部设备扫描，还支持人工上传等方式。这使得企业能够根据自身的实际情况选择最适合的传输方式，提高了数据传输的效率和灵活性。
该方案实现了自动归档，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列功能。会计类档案管理范围全面，不仅涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，还包括外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。通过这一全面的解决方案，合思为企业差旅合规性提升提供了有力的支持。
稳步推进：方案实施步骤解析
合思的解决方案实施过程有条不紊。首先，通过接口传输的方式，将各类档案数据接入系统。企业可以根据自身需求选择影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，确保数据能够准确、及时地录入系统。
系统接入数据后，会进行智能组单，对档案进行四性检测，即确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性。这一步骤是保证档案质量的关键，通过严格的检测，能够有效避免虚假档案和不完整档案的出现，为企业的财务管理提供可靠的依据。
完成四性检测后，系统会进行电子档案管理和实物档案管理，实现档案的统一存储和管理。这使得企业的档案管理更加规范化、标准化，提高了档案的利用效率。
最后，建立完善的档案借阅、移交、鉴定、销毁等流程，确保档案的合理使用和有效监管。通过这些流程的建立，企业能够更好地控制档案的流向，避免档案的滥用和丢失，进一步提升了企业差旅合规性。
显著成效：方案价值充分展现
合思的解决方案取得了显著的成果。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案的查询变得更加便捷，实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。员工可以随时随地查询所需的档案信息，无需再花费大量的时间和精力去查找实物档案，这对于企业的日常运营和决策具有重要的意义。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。这不仅降低了企业的人力成本，还提高了财务管理的准确性和及时性。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为大量的实物档案提供存储空间，也减少了档案管理的人力和物力投入，这对于企业的成本控制和资源优化具有重要的作用。这些成效充分体现了合思方案对于企业差旅合规性提升的重要价值。
高度认可：客户评价见证实力
企业财务相关负责人对合思的方案给予了高度评价。他们表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，这体现了对合思方案的充分认可和对未来的坚定信心。
通过合思的方案，企业有效地管理了大量数据，财务管理效率得到了显著提升，成本降低效果明显。这是一个以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例，为其他企业提供了宝贵的借鉴经验。企业差旅合规性提升在合思方案的助力下，取得了实实在在的成果。
在当前的经济环境下，越来越多的企业意识到财务数字化转型对于企业差旅合规性提升的重要性。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供全方位的服务保障。
合思拥有先进的技术和丰富的经验，能够根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。为了让更多企业体验到合思的优质服务，合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。如果您的企业也渴望提升财务管理效率，实现企业差旅合规性提升，不妨拨打联系电话400 – 105 – 6505，或访问网站www.hosecloud.com，开启财务数字化转型之旅。现在就行动起来，免费试用合思的产品，让您的企业在数字化浪潮中脱颖而出。
原创文章，作者：captain，如若转载，请注明出处：https://www.hosecloud.com/blog/22074.html
