在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理正经历着深刻的变革。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，在这场变革中积极寻求财务数字化转型之路。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。公司拥有约2400名员工，下设8家子公司，在全国有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，动力源在财务数字化方面的需求愈发迫切，同时也面临着诸多问题，尤其是差旅申报流程方面，存在着效率低下、管理困难等挑战。
自研系统困境 差旅申报流程难题凸显
动力源早在2011年就开启了系统自研之旅，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，大量自研系统却难以整合，传统手工报销模式的弊端逐渐显现。在差旅申报流程中，申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，这不仅增加了员工的操作难度，还浪费了大量时间。报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也需手工进行，导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量时间，使得差旅申报流程效率低下。
同时，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也严重影响了差旅申报流程。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对差旅申报流程等业务运营及时操偏。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。差旅申报涉及的事项和发票类型众多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了差旅申报流程的管理难度。
公司组织架构复杂，各主体流程繁复。随着组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致，总部和分公司出差申请方式不同，业务流程难统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，差旅申报流程变得更加混乱。
合思方案登场 重塑差旅申报流程
面对动力源在差旅申报流程等财务数字化转型过程中遇到的诸多痛点，合思为其提供了全面的财务数字化解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让差旅申报流程告别了多系统繁复操作。员工在进行差旅申报时，无需再在多个系统间切换，信息可以自动同步，大大提高了申报效率。
合思的无需报销方案让差旅申报流程更加便捷。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作让差旅申报流程从繁琐变得简单，员工和财务人员都能从中受益。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在差旅申报流程中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。员工提交的差旅申请能够及时到达审批人手中，审批流程更加高效。
精心实施步骤 优化差旅申报流程
合思解决方案的实施过程有条不紊，旨在全面优化差旅申报流程。
首先进行系统集成工作，包括与HR系统和BPM系统的数据同步，确保基础数据和业务数据的连通。这一步骤为差旅申报流程提供了坚实的数据基础，使得员工信息、订单数据等能够在系统中顺畅流转。
接着构建无需报销的流程体系，从消费管控到财务对账、结算、凭证生成等环节进行优化和自动化设置。在差旅申报流程中，消费环节受到严格管控，确保符合公司的差标规定。财务对账、结算等工作实现自动化，减少了人工干预，提高了准确性和效率。
最后利用开放接口和自定义流程引擎技术，实现与第三方系统的对接，促进业务数据的跨系统流转。这使得差旅申报流程能够与其他业务系统更好地协同工作，提高了整个企业的运营效率。
方案成效显著 差旅申报流程焕然一新
经过合思解决方案的实施，动力源在差旅申报流程等方面取得了显著的成果与效益。
多系统集成，数据互通，让差旅申报流程的操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。员工再也不用在多个系统中来回奔波，申报流程更加顺畅，节省了大量时间。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以将更多精力投入到更有价值的工作中。
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大缩短了员工填报时间，简化了差旅申报流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，减轻了员工的经济负担。
在财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务制度能够更好地落地，差旅申报流程更加规范，企业的财务管理水平得到了显著提升。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
众多像动力源这样的企业已通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着类似的财务管理难题，尤其是差旅申报流程繁琐等问题，不妨选择合思，开启免费试用，让有限更有效。
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