在数字化浪潮席卷而来的当下，企业正面临着前所未有的变革与挑战。尤其是在财务档案管理领域，随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理迎来了新的挑战，信息化建设迫在眉睫。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这就意味着企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，在纸电混合时代，企业在传统档案管理中遭遇了诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据难以分析利用的问题；财务人员则被档案数据量大、整理耗费时间，还需手动匹配核对的困扰所束缚；业务人员更是饱受报销纸质票据流程繁琐的折磨。传统档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用，同时还伴随着高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过多种系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，还有数据存储线下载体，无法实现企业全面数字化。这些问题严重影响了企业的财务数据安全和管理效率。
为了解决这些难题，合思档案应运而生。它以守护企业财务数据安全为使命，为企业提供了全面、高效、合规的档案管理解决方案。
多角色赋能：构建全面解决方案体系
合思档案为不同角色提供了量身定制的解决方案，构建了一套全面的解决方案体系，能够满足企业不同场景的档案管理需求，全方位保障企业的财务数据安全。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。在当前经济环境下，企业需要更加精准的决策依据，而合思档案提供的准确数据和深入分析，为企业的发展提供了有力支持，确保财务数据安全的同时，推动企业稳健前行。
对于归档员/财务来说，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。它使档案数据同源、全流程透明流转，便于监控、分析，让财务人员能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。财务数据安全在这个过程中得到了充分保障，避免了数据在流转过程中的丢失和错误。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。这让财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计效率，同时也保障了财务数据安全，防止数据在审计过程中被不当获取。
合思档案还提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。这种全面的解决方案体系，为企业的财务数据安全提供了坚实的保障。
核心功能彰显：高效合规创新之美
合思档案拥有一系列强大的核心功能，这些功能充分体现了其在档案管理方面的高效性、合规性和创新性，有力地保障了企业的财务数据安全。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。它支持接口互联、自主采集，通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可以获取业财系统会计资料。同时，它也支持手动采集、自主补录，可对单张PDF大文件进行自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种多样化的采集方式，确保了企业财务数据能够全面、准确地被收集，为财务数据安全奠定了基础。
智能制档功能利用规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它提供字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便查询分析。此外，还具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，进一步守护了企业的财务数据安全。
档案管理功能支持权限管理，可自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，配置功能和操作权限，进行水印权限管理。这确保了只有授权人员才能访问和操作相关数据，有效保障了财务数据安全。它还支持档案目录灵活扩展，自定义档案目录分类和字段维护；系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持扩展性，为企业的档案管理提供了更多的灵活性和规范性。
档案应用功能支持多维检索，可按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。实现一站式预览和穿透联查，搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查和相互追溯。还提供外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景应用。这些功能让企业能够更加便捷地管理和利用档案数据，同时也确保了财务数据安全在各种应用场景下得到保障。
案例见证实力：解决痛点成效显著
众多实际应用案例充分证明了合思档案在解决企业档案管理痛点、保障财务数据安全方面的强大实力。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化、简化装订流程等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效，数据指标显著提升。在这个过程中，合思档案确保了企业财务数据的安全存储和高效利用，为企业的发展提供了有力支持。
某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。同时，该方案也保障了企业财务数据的安全，避免了因管理不善导致的数据丢失和泄露。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案打破数据孤岛，业务检测方案保障业务证据链完整，跨系统调阅方案实现一站式查阅和全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在提升企业管理效率的同时，合思档案为企业的财务数据安全保驾护航。
某民办教育集团存在业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案的数据集成方案统一数据标准，智能化制档方案实现自动组装，电子原文件独立管理完成合规存档，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。通过这些措施，合思档案保障了该集团的财务数据安全，推动了集团的数字化转型。
合思档案凭借其领先的技术、全面的解决方案和丰富的成功案例，能够帮助企业有效解决档案管理中的各种痛点，实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型。它将为企业的财务数据安全提供全方位的保障，让企业在数字化浪潮中稳步前行。
如果你也想解决企业档案管理难题，实现数字化转型和降本增效，不妨选择合思档案。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，提供400 – 105 – 6505的咨询电话，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都已选择合思档案，实现了会计档案价值的深度应用。现在就点击免费试用，开启高效档案管理之旅，让合思档案为你的企业财务数据安全保驾护航！
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