在企业发展的浪潮中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，早在1995年便已成立，并成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品更是广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源成功入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，现实却并不尽如人意，整体流程依旧复杂，系统壁垒高筑，与预期目标存在较大差距。直到2021年，动力源与合思展开了财务数字化合作，借助合思先进的费用申报工具，才真正找到了破局之道。
业务迷宫：动力源的报销困境
动力源拥有约2400名员工，旗下设有8家子公司，在全国拥有30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设立了分支机构。公司组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的业务体系和组织架构，使得动力源在费用申报方面面临着诸多挑战。
多系统操作体验差、手工录入合规难，是动力源面临的首要问题。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，操作极为繁琐。报销数据需要财务人员手工录入系统，不仅效率低下，而且容易出错。发票验真、查重等工作也只能依靠手工进行，假票、错票、重票等情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得他们无法将更多的精力投入到更有价值的工作中。
系统割裂、数据分散、信息滞后，也是动力源报销管理的一大痛点。同一个报销信息，审批、预算、差标等环节分散在多个系统中管理，无法实现及时联动，导致财务制度难以有效落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时调整和决策。
业务覆盖面广、报销模式复杂，进一步加剧了动力源的报销难题。动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，增加了报销管理的难度。
破局之钥：合思费用申报工具解决方案
面对动力源的报销困境，合思凭借其先进的技术和丰富的经验，为动力源量身定制了一套全面的费用申报工具解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费用申报工具进行同步，确保员工信息的准确性和及时性。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费用申报工具同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。通过系统集成，打破了数据壁垒，实现了数据的互联互通，为动力源的报销管理提供了坚实的数据基础。
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合公司规定，实现了消费即合规。财务人员可以统一进行对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大减轻了财务人员的工作负担。
合思费用申报工具具有强大的系统连接能力。采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息可以自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
落地之途：解决方案实施步骤
合思解决方案的实施过程有条不紊，分为三个关键步骤。
首先是系统集成阶段。合思团队将动力源的HR系统和BPM系统的数据与合思费用申报工具进行同步，确保基础数据和业务数据能够在合思费用申报工具中正常使用。这一阶段的工作为后续的报销管理奠定了坚实的基础。
接着是推广无需报销模式。合思通过培训和宣传，引导员工在因公消费时按照新的流程操作。让员工逐渐适应消费受申请单和差标管控的模式，同时财务人员按照规定进行对账、审批和结算等操作。在这个过程中，合思团队不断收集员工和财务人员的反馈，及时调整和优化流程。
最后是利用系统连接能力，打通与第三方系统的数据流转。合思费用申报工具通过Open API与第三方系统进行对接，实现业务数据在不同系统间的实时同步。这一举措进一步提升了动力源的报销管理效率，实现了业务数据的共享和协同。
成效之显：实施解决方案后的成果
经过一段时间的实施和优化，合思费用申报工具解决方案在动力源取得了显著的成果和效益。
多系统集成，数据互通，让动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。员工再也不用在各个系统间来回切换，报销流程变得更加便捷高效。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的基础工作中解放出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的财务管理工作中。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了员工的使用体验。员工因公消费时，可以通过多渠道同屏比对，选择最优惠的消费方式，而且全场景无需垫资，让员工的工作更加轻松愉快。
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，能够将更多的时间用于财务分析和决策支持等更有价值的工作。
动力源心声与合作邀约
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
在当前经济环境下，越来越多的企业面临着降本增效、合规经营和低碳运营的挑战。合思的费用申报工具解决方案，为企业提供了一个有效的途径。诚邀更多企业与合思合作，借助合思先进的财务数字化解决方案，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。现在就可以免费试用合思费用申报工具，开启财务数字化报销的新篇章。
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