解锁差旅报销管理的好处：合思助力企业财务数智化转型

在当今竞争激烈的商业环境中，企业对于财务数智化的需求日益迫切。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，正帮助众多企业挖出更多净利润。合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。下面，让我们通过几个典型客户案例，深入了解差旅报销管理的好处。

客户风采展示

• 国民零食巨头
  畅销 30 余年的国民经典零食品牌，年单据量高达 2.6 亿，日均处理 3500 + 订单，庞大的业务规模对财务管理提出了极高的要求。
• 数字阅读先锋
  知名头部数字阅读品牌，业务发展迅速，数据量不断攀升，在差旅报销管理等方面面临着诸多挑战。
• 教育服务精英
  世界 500 强旗下教育服务品牌，有着覆盖全国的销售版图，业务复杂多样，对财务精细化管理有着强烈的需求。

客户业务困局

• 零食巨头的管理烦恼
  该零食企业覆盖全国的销售版图，供应链复杂，多种销售渠道并行。管理流程跨多个系统，繁杂且低效。差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，财务人员还需在 Excel 中二次整理数据，人工记账难以释放财务价值。事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费。

• 数字阅读的报销难题
  主营业务的建设覆盖面极广，员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达 2 个月。日均处理 3500 + 订单，均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统始终存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”。

• 教育服务的管控困境
  数据分散在内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均处理单据量 500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求。

合思解决方案登场

• 无需报销解决方案
  合思的无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，为企业带来了全新的报销体验。在员工消费方面，从差旅申请，到业务审批，再到合思商城订购或 TMC 订购，最后生成合思商城对账单和 TMC 对账单，整个流程清晰透明。在财务核算、记账方面，通过对账结算中心，实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票、线下结算、手工记账等多种方式，满足不同企业的需求。在档案管理方面，合思环节实现 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节实现 L3 级无需报销录入发票等档案。

• 业财平台建设助力
  合思无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造了快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化，差旅采购集约化，财务核算智能化。同时，助力企业完成业财平台建设，保证财务准确性（审计通过，符合上市要求）和及时性（结账时间从 T + 15，提升到 T + 7，年底预计 T + 5）。

• 电子化会计档案管理
  合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，档案数据来源广泛，包括电子档案（载体档案数字化副本）、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等，自动封装接口数 40 种 +，广泛连接异构系统，0 开发成本介入，档案应收尽收。接口传输包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传。实现自动归档，涵盖智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。会计类档案管理范围包括内部（凭证、订单、会计账薄等）和外部（纸质发票及影像、银行电子回单等）。

实施步骤揭秘

• 消费流程执行
  员工通过合思系统进行差旅申请和业务审批，在合思商城或 TMC 进行订购，财务通过对账结算中心进行结算和记账，档案管理按照合思的 L4 级或 L3 级无需报销标准进行操作。

• 业财融合推进
  企业签约合思后，利用合思的系统实现申请报销一体化、差旅采购集约化和财务核算智能化，员工因公消费无需垫资、无需报销，财务人员自动对账。企业与合思合作完成业财平台建设，实现财务准确性和及时性的提升，通过合思系统进行消费 – 入账 – 归档全流程管理。

• 档案电子化转型
  企业接入合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，通过接口传输获取档案数据，经过自动归档流程，实现会计档案的电子化管理。

显著成果呈现

• 零食巨头成果
  年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%。业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理。简化装订流程，大幅降低成本。智能关联，实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。

• 数字阅读成效
  “无需报销”提高业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%。财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约 50%。真正实现企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，选购性价比更高的车票或酒店，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。

• 教育服务佳绩
  增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率。通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况。减少手工记账、人工整理档案的人力成本。减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票 OCR 识别验真，有效保障企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。

客户诚挚反馈

• 零食企业评价
  该企业财务痛点较为共性，应用合思解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130 多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高 60%，解决方案可供其他门店企业参考。

• 数字阅读反馈
  该企业在差旅费管理上经历了从自建系统到与合思合作的转变，与合思合作后，简化报销流程，实现无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效，管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴。

• 教育服务建议
  该企业引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本，未来建议进一步通过消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。

从这些客户案例中，我们深刻体会到了差旅报销管理的好处。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。合思拥有强大的功能，如差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等 30 多项功能，还提供免费试用、灵活定价模式等服务。如果您的企业也想体验差旅报销管理的好处，不妨点击网站链接或拨打 400 – 105 – 6505 联系我们，还可免费试用合思的财务数智化解决方案，开启企业降本增效和数字化转型之旅。