在当今数字化浪潮席卷的时代，众多企业纷纷踏上财务数字化转型的征程。即便像世界500强旗下的教育服务品牌这样实力雄厚的企业，也在转型过程中遭遇了诸多挑战，尤其是在财务文档归档这一关键环节。该企业业务与财务系统众多且相互独立，数据难以互通，结构化数据提取更是困难重重。电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的浪费。同时，实物存档占据了大量物理空间，需要专人管理，成本居高不下，而且档案损坏时有发生，使企业面临合规风险。
客户困境：财务文档归档深陷泥沼
系统割裂数据困局
该企业的业务和财务系统繁多，它们各自为政，如同一个个孤立的信息孤岛。数据无法自由流通，导致结构化数据的提取变得异常艰难。每到财务文档归档时，工作人员需要在不同系统中反复查找和整理数据，效率低下。电子发票的处理更是繁琐，打印、查重、验伪等工作占据了大量时间，还造成了资源的浪费。
实物存档难题重重
实物档案的管理也给企业带来了巨大的困扰。大量的实物档案占用了大量的物理空间，需要专门的人员进行管理，增加了企业的运营成本。而且，由于保管条件等因素的影响，档案损坏的情况时有发生，这不仅影响了档案的完整性，还使企业面临合规风险。
操作繁琐易出差错
不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求极高，工作人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，也无法多人借阅，导致档案资产的利用率极低。
合思方案：全生命周期电子化财务文档归档之道
广泛连接异构系统
合思推出的全生命周期电子化会计档案管理方案，具有强大的档案数据收集能力。其档案数据来源广泛，涵盖了电子档案（载体档案数字化副本）、自研OA等多种类型。方案拥有40种以上的自动封装接口，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发，即可轻松实现档案数据的全面接入，真正做到档案应收尽收。
多样传输保障接入
接口传输方式多样，为档案数据的传输提供了有力保障。影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式，满足了不同场景下的档案数据传输需求。无论企业的档案数据以何种形式存在，都能顺利传输至系统。
自动归档功能强大
该方案具备强大的自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列流程。会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。
实施步骤：步步为营构建财务文档归档体系
数据收集全面铺开
合思通过广泛连接异构系统，全面收集企业各类档案数据。利用自动封装接口，无需开发成本，就能实现档案数据的高效接入。这一步骤为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础。
数据传输灵活多样
对于收集到的档案数据，通过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式，将数据传输至系统。多样的传输方式确保了数据能够及时、准确地进入系统。
系统处理规范有序
系统对传输的数据进行智能组单、四性检测等处理，然后进行自动归档。电子档案管理和实物档案管理并行，确保档案管理的全面性和规范性。
流程完善保障安全
建立完善的档案借阅、移交、鉴定、销毁等流程，并进行权限监控，确保档案管理的规范性和安全性。每一个环节都严格把关，保障企业财务文档的安全和完整。
显著成效：财务文档归档焕新升级
线上管理高效便捷
实施合思的解决方案后，该企业年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
查询借阅简便高效
档案实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。工作人员可以快速准确地找到所需档案，提高了工作效率。
管理效能大幅提升
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。
成本节约成效显著
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。
客户认可：财务文档归档新选择
该企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度认可。有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，这体现了对合思方案的充分信任和对未来数字化转型的坚定信心。企业通过合思的解决方案，成功解决了长期以来会计档案管理的难题，提高了工作效率，降低了成本，从侧面反映了客户对方案的积极反馈。
行动号召：开启财务数字化转型之旅
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供灵活定价模式、免费试用、强大的集成能力等优势，还拥有专业的客户成功团队提供全方位服务保障。合思与多家知名企业和机构建立了合作关系，已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。
如果您的企业也正在为财务文档归档问题而烦恼，不妨拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，了解合思更多信息，借助合思的解决方案开启财务数字化转型之旅，还能免费试用，体验合思带来的高效财务管理新体验。
原创文章，作者：captain，如若转载，请注明出处：https://www.hosecloud.com/blog/22922.html
