在当今竞争激烈的商业世界中，企业的财务管理水平往往决定了其在市场中的竞争力。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，发展势头迅猛。它拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”，在全球有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，企业人数达6000+，旗下还有92家归档主体。
然而，随着企业规模的不断扩大，金牌橱柜在财务管理方面面临着诸多挑战。其年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量有177744张，年发票量为123247张。如此庞大的票据数量，使得装订配耗时预估为66天/年，档案查找耗时预估为30天/年，打印成本预估为180000元/年，存储空间成本为90000元/年，打印成本为100000元/年。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和成本控制，一套科学的票据管理方案迫在眉睫。
金牌橱柜票据管理痛点剖析
- 档案整理困局
在整理环节，金牌橱柜的会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统中。档案数据难以有效利用，工作人员需要逐一进行打印、手工匹配、组装、装订和上架等繁琐操作。这种传统的整理方式不仅耗费大量的人力和时间，还容易出现错误，导致档案数据的准确性和完整性受到影响。 - 保管存储之难
财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。在存储方面，采用独立档案室管理，存放的是大量的纸质档案。这不仅占用了大量的存储空间，还增加了档案管理的成本和难度。而且，纸质档案容易受到损坏、丢失等风险的影响，给企业的档案安全带来了隐患。 - 管理利用低效
在管理利用方面，金牌橱柜主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率极低。这种落后的管理方式无法满足企业快速发展的需求，也难以适应数字化时代的要求。
合思票据管理方案的创新之举
- 统一存储打破壁垒
合思为金牌橱柜提供的票据管理方案，首先实现了统一存储。它打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存、统一标准、统一管理。通过这种方式，企业的票据数据得到了有效的整合和管理，提高了数据的利用效率和安全性。 - 完整业务证据链搭建
合思搭建了完整的业务证据链，通过搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这使得企业在财务管理过程中能够更加清晰地了解业务流程和财务状况，为企业的决策提供了有力的支持。 - 数据共享便捷查阅
合思的票据管理方案还实现了数据共享，提供一站式查阅服务。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。工作人员无需再花费大量时间在各个系统中查找票据信息，只需在一个平台上即可轻松获取所需数据。 - 银行回单无纸化变革
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，是合思票据管理方案的一大亮点。这不仅助力企业降本增效，还减少了对纸质资源的依赖，符合绿色环保的发展理念。
方案实施的精细步骤
- 数据采集与处理
合思利用开放式接口互联，自主采集金牌橱柜各系统的会计档案数据。对于大文件，系统会自动进行切割，数电票也能实现自动化解析。这样一来，企业的票据数据能够快速、准确地被采集和处理，为后续的管理工作奠定了基础。 - 数据组装与检测
运用智能关联技术，对采集的数据进行自动组装。同时，进行四性检测和业务检测，确保数据的准确性和完整性。生成自定义版式文件，方便企业对票据数据进行管理和利用。 - 权限管控与目录扩展
合思为金牌橱柜的档案设置了精准权限管控，只有授权人员才能访问相关数据。同时，灵活扩展档案目录，添加水印管理，确保档号符合国标要求。这一系列措施保障了企业票据数据的安全性和合规性。 - 多维检索与一站式服务
为金牌橱柜提供多维检索和一站式预览功能，支持在线借阅和异构系统联查。实现实物混序归档和可视化盘点档案数据，进一步提高了企业的票据管理效率。
方案实施后的显著成效
- 时间成本大幅降低
通过合思的票据管理方案，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着企业的工作人员能够将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率。 - 总体成本有效节省
预估节省总体成本30万+/年，这对于企业来说是一笔可观的开支。节省下来的成本可以用于企业的研发、市场拓展等方面，增强了企业的竞争力。 - 档案合规性全面提升
档案合规性达到100%，确保了企业的财务管理符合相关法规和政策的要求。这为企业的稳定发展提供了有力保障。 - 智能化管理实现飞跃
通过多系统数据互联，实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。企业能够更加及时、准确地获取财务信息，为决策提供了更加科学的依据。
金牌橱柜的高度评价
金牌橱柜对合思的票据管理方案给予了高度评价。合思的解决方案有效解决了金牌橱柜会计档案管理的难题，实现了档案管理的数字化和智能化，大幅提升了工作效率和合规性。节省的成本和时间让金牌橱柜能够将更多资源投入到核心业务发展中，增强了企业的竞争力。合思档案的便捷调阅和一站式服务，为金牌橱柜的财务管理和业务决策提供了有力支持。与合思的合作，让金牌橱柜在财务数智化转型道路上迈出了坚实的一步，期待未来有更深入的合作。
在当前经济环境下，企业的财务数智化转型势在必行。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的技术实力和服务能力。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。合思的电子会计档案管理平台——合思档案，能够全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供高效、合规的票据管理方案。
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