在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱，自1995年成立以来，凭借卓越的技术和创新能力，在数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块取得了显著成就。其产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着业务的不断拓展和深化，动力源在财务档案管理及整体财务数字化转型方面遇到了诸多难题，亟待寻求有效的解决方案。
动力源财务困局：转型之路荆棘丛生
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。但事与愿违，尽管投入了大量的时间和精力，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的目标差距较大。
在财务档案管理方面，多系统操作体验差的问题尤为突出。员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能通过手工进行。这不仅导致工作效率低下，还难以避免假票、错票、重票的情况发生。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得财务档案管理工作变得繁琐且容易出错。
同时，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题严重影响了财务档案管理的有效性。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时调整，这对财务档案的实时性和准确性提出了严峻挑战。
此外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，也给财务档案管理带来了巨大的压力。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了财务档案管理的难度。
合思妙策：打通系统壁垒优化财务档案管理
面对动力源在财务档案管理及数字化转型中遇到的困境，合思迅速制定了一套全面的解决方案，旨在打破系统壁垒，实现数据的高效流通和共享，提升财务档案管理的效率和质量。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，解决了数据分散的问题，使得财务档案管理能够获取更全面、准确的数据支持。
在产品应用方面，合思推出的无需报销模式让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作不仅简化了报销流程，还提高了财务档案管理的自动化程度，减少了人为错误。
合思的系统连接能力也十分强大。其Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为财务档案管理提供了更及时、准确的信息。
携手共进：合思团队专业助力项目推进
合思团队深知动力源在财务档案管理及数字化转型中的需求和痛点，积极与动力源进行沟通，制定了个性化的解决方案。在实施过程中，合思团队遇到了系统对接复杂、数据迁移量大等诸多困难，但他们凭借专业的技术和丰富的经验，一一克服了这些难题，确保项目顺利推进。
为了让动力源的员工能够熟练使用新系统，合思团队对员工进行了全面的培训。通过详细的讲解和实际操作演示，员工们很快掌握了新系统的使用方法，工作效率得到了显著提高。这不仅有助于提升财务档案管理的质量，还为动力源的整体数字化转型奠定了坚实的基础。
转型硕果：动力源财务档案管理焕新颜
经过合思解决方案的实施，动力源在财务档案管理方面取得了显著的成果和效益。多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%，这使得财务档案的形成更加及时、准确。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步提高了员工的满意度，也为财务档案管理提供了更清晰、规范的基础数据。
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等，从而提升了财务档案管理的层次和水平。
动力源盛赞：合思引领财务档案管理新方向
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”动力源对合思的高度评价，充分证明了合思解决方案的有效性和可靠性。
如果您的企业也面临着财务数字化转型和财务档案管理的难题，不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在，您可以免费试用我们的产品，亲身感受合思在财务档案管理方面的卓越能力。
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