在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明我国电子凭证改革正驶入快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题，依然困扰着众多企业。
传统纸质档案管理模式更是弊端丛生。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，且档案遗失情况时有发生。同时，纸质档案受时间和空间限制，查找时耗时费力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。COMMUNE幻师档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，无法确保数据安全可用，难以满足企业管理要求。如海亮教育科技服务集团，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，不仅浪费纸张，实物档案损坏情况也时有发生，企业面临较大风险。
面对这些痛点，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了高效、智能的档案管理解决方案。
合思档案解决方案全景
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。该方案可实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，有效解决电子凭证数字化转型中的难题，帮助企业挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营。通过合思档案，企业可以更好地掌控信息存取权限，确保档案数据的安全与合理使用。
核心功能亮点揭秘
合思档案具备诸多核心功能亮点，为企业档案管理带来全新体验。
– 全生命周期智慧管理
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。便捷调阅不打印，混序归集免组装，让档案管理更加高效。在这个过程中，信息存取权限得到严格管控，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案信息。
– 智能采集精准高效
在智能采集方面，合思档案通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行数据采集。同时，还具备大文件自动切割、数电票自动化解析功能。这些功能能够快速准确地采集档案信息，并严格按照设定的信息存取权限进行存储和管理。
– 制档关联自动精准
档案制档时，合思档案可智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。通过严格的信息存取权限设置，确保制档过程中的数据安全和准确性。
– 管理权限精细管控
档案管理方面，合思档案拥有精准权限管控、档案目录灵活扩展功能，水印管理规范，档号符合国标要求。信息存取权限的精细设置，让企业能够根据不同岗位和职责，对档案信息进行差异化访问控制。
– 利用便捷多维检索
档案利用可实现多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。在使用过程中，严格遵循信息存取权限，确保档案信息的合理使用和安全共享。
用户收益显著提升
使用合思档案能为用户带来多方面的显著收益。
– 自动化归档告别繁琐
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。企业可以根据信息存取权限，对档案数据进行有效的管理和利用，提高工作效率和决策准确性。
– 成本降低效果显著
合思档案能够显著降低企业成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，年总节约成本达338,910元。通过合理设置信息存取权限，企业可以避免不必要的档案访问和使用，进一步降低成本。
– 工作效率大幅提升
合思档案能够提升企业工作效率。高新兴科技集团通过合思档案实现会计档案无纸化管理，归档效率提升90%。在这个过程中，信息存取权限的合理设置，确保了档案信息的快速准确传递，提高了工作协同效率。
– 合规性得到有效保障
合思档案确保企业合规性。通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。中文天地出版传媒通过合思档案实现存档合规。严格的信息存取权限管理，是确保合规性的重要保障。
典型场景广泛应用
合思档案在多个典型场景中都有广泛应用。
– 电子凭证全流程管理
在电子凭证管理场景中，合思档案涵盖开具端（国税总局数电票、银行电子回单等）和接收端（企业OA接收、接口直联等）的全流程管理。在这个过程中，信息存取权限的设置确保了电子凭证信息的安全流转和有效管理。
– 财务档案系统化管理
财务档案管理场景中，从归档端的电子凭证池、预档案台到智能档案的系统化管理，合思档案都能发挥重要作用。通过合理的信息存取权限分配，企业可以实现财务档案的高效管理和安全存储。
– 业财融合打破孤岛
合思档案可打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合。云南菜品牌连锁通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%。信息存取权限的合理设置，促进了业财数据的共享和协同，提升了企业的整体运营效率。
– 审计支持高效便捷
在审计场景中，合思档案支持便捷、高效的内外部审计需求。高新兴科技集团档案利用支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。严格的信息存取权限管理，确保了审计过程中档案信息的安全和合规使用。
客户成功案例见证
众多企业通过使用合思档案取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。在这个过程中，合理的信息存取权限设置，提高了企业档案管理的效率和安全性。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。信息存取权限的严格管控，确保了档案数据的安全和合理使用。
金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。通过精细的信息存取权限管理，企业实现了档案管理的高效和合规。
帆书通过合思档案实现全量财务档案数字化存储，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5。信息存取权限的合理设置，促进了企业财务档案管理的数字化转型。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
“未来财务用合思 让有限更有效”，合思档案以其卓越的性能和丰富的功能，为企业提供了全方位的档案管理解决方案。如果您的企业也想实现财务数智化转型，不妨选择合思档案。现在点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章！如需了解更多信息，可拨打400 – 105 – 6505，或访问网址www.hosecloud.com ，也可扫描二维码了解合思档案、了解更多案例。
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