在当今数字化浪潮席卷的时代，电子会计档案的发展已然成为企业数字化建设的必然趋势。到2025年，数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战，加强信息化建设迫在眉睫。电子会计档案以其高效、便捷、安全等优势，成为企业适应数字化转型潮流的不二之选。
合思创立于2014年，是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率独占鳌头。公司秉承以客户为中心的服务理念，成立以来累计融资超15亿元人民币，拥有广泛的服务网络和众多合作伙伴。旗下的合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能够为企业提供便捷调阅、混序归集等优质服务，有效解决企业内外交困的档案管理问题，助力企业在海量档案存储方面实现质的飞跃。
传统档案管理痛点剖析
- 市场形势下的管理难题
随着数电票的快速扩张，企业财务档案管理直接面临新的挑战。在这个“数字化凭证时代”，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来满足财务档案管理的新要求。而在纸电混合时代，企业的不同角色都面临着各自的难题。
对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，不仅需要耗费大量的资金用于纸质凭证输出耗材和存储空间租赁，而且数据难以进行有效的分析和利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案需要耗费大量的时间和精力，工作效率低下。业务人员在报销流程中也深感繁琐，降低了工作的积极性和满意度。
- 传统管理的多重成本与风险
传统档案管理存在着高显性成本和高隐形成本。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，如打印纸张、墨盒等费用不断增加；存储空间需求大，企业需要租赁专门的仓库来存放纸质档案。高隐形成本则包括手工装册归档的重复性工作量大，员工需要花费大量时间进行机械性操作；数据不能有效利用，使得企业无法从档案中挖掘有价值的信息。
此外，传统档案管理还面临着高合规风险。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，容易出现数据丢失、篡改等问题；纸质档案易损坏，如受潮、虫蛀等，可能导致档案信息的永久性丢失。在企业推行数字化的过程中，虽然解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，严重影响了企业全面数字化的进程。
合思档案整体解决策略
- 多元方案满足多样需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让海量档案存储变得更加高效。
合思档案致力于管理与服务的融合，与企业携手合作，碰撞出协作的价值。针对CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色，提供了针对性的解决方案。例如，为高管提供全面的档案数据分析，为财务人员提供便捷的档案管理工具，为外部审计提供合规的档案查询服务。
- 思维转型助力数智升级
合思档案的解决方案注重思维方式的转型，从数据沉淀、合规管理、效率提升等多个方面助力企业实现数智化转型。其单套制解决方案实现了业务及管理流程的创新，包括实物流转和电轨运行，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。通过这种创新的方式，企业能够更好地管理海量档案存储，提升档案的利用价值。
合思档案核心模块揭秘
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全生命周期智能管理
合思档案具有电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节，实现了档案的自动化、数字化管理。在海量档案存储的过程中，每个环节都紧密相连，确保档案的安全、完整和可追溯。 -
多源采集灵活高效
多源采集模块支持接口互联、自主采集和手动采集、自主补录两种方式，可采集多渠道、多系统、多类型的会计资料，满足不同场景的采数需求。无论是企业内部的业务系统，还是外部的合作伙伴系统，都能够轻松实现数据的采集和整合，为海量档案存储提供了丰富的数据来源。 -
智能制档保障质量
智能制档模块通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装，进行“四性检测 + 业务检测”，保障归档数据真实、完整、安全、可用。在海量档案存储中，确保档案数据的质量至关重要，该模块能够有效避免数据错误和虚假信息的录入，提高档案管理的准确性和可靠性。 -
档案管理规范有序
档案管理模块具备权限管理、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等功能，满足档案不同阶段的管理要求。企业可以根据自身的需求，灵活设置档案的访问权限，对档案目录进行扩展和调整，为海量档案存储提供了规范化的管理模式。
合思档案竞争优势凸显
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大数据应对数据爆发
合思档案拥有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在数电票时代，企业电子数据呈现爆发式增长，合思档案能够有效应对这一挑战，让企业在海量档案存储中快速找到所需信息，提高工作效率。 -
扩展方案拓展管理范围
具备档案扩展解决方案，可通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。企业可以根据自身的业务特点，灵活定制档案管理方案，满足多样化的档案存储需求。 -
证据链保障财务合规
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，保障财务合规，自动检测档案证据链的完整性，主动预警异常档案。在海量档案存储中，确保财务档案的合规性是企业的重要任务，该解决方案能够有效降低企业的合规风险。 -
共享调阅提升查阅效率
共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。无论是企业内部的员工，还是外部的合作伙伴，都能够通过该解决方案快速获取所需的档案信息，提高工作协同效率。
合思档案成功案例展示
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某企业：成本降低效率提升
某企业年单据量达2.6亿，采用合思档案后实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化。通过合思档案的解决方案，该企业降低了企业成本，提高了管理效率，在海量档案存储方面取得了显著的成效。 -
重型装备制造商：标准化落地
世界上最大的重型装备制造商之一通过合思档案的单套制管理方案，实现了档案管理标准化落地，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。在海量档案存储的过程中，该企业实现了档案管理的规范化和高效化。 -
某企业：数据互联效益凸显
某企业通过合思档案的多系统数据互联方案，统一储存档案数据，实现了业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年。合思档案帮助该企业在海量档案存储中实现了数据的有效整合和利用，提升了企业的经济效益。 -
民办教育集团：流程简化效率提高
中国最大的K12民办教育集团之一采用合思档案后，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。在海量档案存储方面，该集团实现了档案管理的数字化转型，为企业的发展提供了有力支持。
合思档案服务体系保障
合思在全国多个城市设有服务地点，包括北京、上海、杭州、深圳等，为企业提供本地化的服务支持。企业可通过拨打400 – 105 – 6505联系合思，获取专业的咨询和服务。同时，合思拥有官方网站www.hosecloud.com，企业可在网站上了解更多产品信息和解决方案。此外，企业还可通过微信公众号和微信小程序与合思互动，获取最新动态和服务。
合思档案价值总结与呼吁
合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升和100%管理合规性。它帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。合思档案符合国家政策要求，具备广泛连接、自动归档、灵活迭代等能力，是企业电子档案管理的理想选择。众多成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性，企业选择合思档案将能在数字化转型中占据优势。
如果您的企业也正在为海量档案存储问题而烦恼，不妨来免费试用合思档案，开启企业档案管理数字化转型的新篇章。
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