在当前经济环境下，企业发展面临诸多挑战，净利润成为企业生存和发展的“生命线”。企业集体进入低速增长阶段，利润增长面临压力，此时，挖掘净利润成为企业的重要任务。差旅成本作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，是企业现金流的重要构成部分，却在不知不觉中侵蚀着企业的净利润。控制差旅费用、提高经营效率，成为企业实现“省”与“赚”的关键所在。合思与未来财务人研究院联合发布的《2024中国企业差旅管控分析报告》，为我们展现了先进企业如何通过一站式差旅服务和以收定支的精细化管控实现降本增效，而会计电子档案管理系统在其中也发挥着重要作用。
市场风云：企业差旅管控的新挑战
2023年企业差旅市场经历了“井喷式”增长后，2024年整体转向平稳增长。然而，市场形势依然严峻，机票折扣稍有回落，酒店价格有所增长，企业面临着拓展业务与成本管控的矛盾。从费用变动来看，2023年每百元营业收入中的费用增加，反映出企业面临着不小的成本压力。差旅支出在企业总运营成本中占比10% – 40%不等，部分高频差旅支出行业的差旅费用更是达到运营成本的20%以上。2024年上半年，企业差旅整体业务稳中有升，但机票、酒店价格仍维持在高位，一线城市酒店预订价格波动较大且整体呈上升态势。在组织瘦身的大背景下，超80%的企业表示2024年员工福利、差旅费用等方面的预算较上年有所下调。在这样的市场环境下，企业急需会计电子档案管理系统来精准记录和分析差旅费用，为成本管控提供有力支持。
痛点剖析：企业差旅管控的困境
企业在挖掘净利润时，往往首先采取“硬控”差旅成本的方式。但这种方式往往以牺牲员工体验为代价，不仅影响员工的积极性和雇主关系，还可能导致员工违规消费，增加企业消费合规的挑战。随着企业差旅目的地向三四线城市下沉，大部分企业的管控维度仅支持到“市”，无法精准控制区县乡镇的差旅成本，传统的管控方式已不适应当前的需求。出海业务的增加带来了国际差旅管理的需求，企业面临着海外差旅资源分散、信息碎片化、多平台操作、跨时区出行等难题，同时还要应对货币汇率波动带来的财务压力。此外，企业线下差旅费用管控存在盲区，线下支付报销项目金额占比高达31%，企业对线下预订差旅消费依赖事后审核，难以判定真实性，且线下预订发票金额普遍高于线上。会计电子档案管理系统可以对这些复杂的差旅情况进行全面记录和管理，帮助企业发现潜在问题。
策略转型：从硬控到智控的飞跃
企业应从“硬控”转向“智控”，通过数智化、精细化管理手段，科学地降低差旅成本，提升运营效率，优化差旅制度和行为。合思提供的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，实现了从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖，全流程管控、全产业链优化和全员参与。同时，合思前瞻探索AI技术，推出AI智能审批、AI智能推荐助手等功能，为企业差旅管控带来了新的可能性。会计电子档案管理系统可以与这些数智化手段相结合，实现差旅费用的精准管理和智能分析。
核心模块：全方位的差旅管控方案
- 线上线下融合服务
合思的解决方案实现了差旅、采购、补助的全覆盖。通过机票、酒店大客户协议价托管，以及易商卡线下消费解决方案，实现了报销补贴、对账结算、凭证生成的自动化。无论是线上预订还是线下消费，都能在会计电子档案管理系统中得到准确记录和管理。 - 国内外资源整合
合思整合了中航信、Abacus、Amadeus、Sabre、航司、各大OTA资源，接入全球近200万+酒店，覆盖73个热门国家，提供聚合用车服务，多语言版本满足海外员工需求。这种广泛的资源整合，为企业的国内外差旅提供了便利，而会计电子档案管理系统可以对这些资源的使用情况进行全面记录和分析。 - 管控与体验平衡
合思的智能差标实现了区县级差标管控和淡旺季差标管控，同时提供优惠券和“合力省”活动，还有买贵赔服务。订单实时占预算，多账户管理，以及差旅分析报告和风控类BI看板，让企业在管控差旅成本的同时，也能提升员工的体验。会计电子档案管理系统可以为这些管控措施提供数据支持，确保差旅活动的合规性和合理性。 - AI规划助力
合思推出的AI行程助手、AI自动下单助手、AI风控、AI报告助手等功能，为企业的差旅规划提供了智能化的支持。会计电子档案管理系统可以与这些AI功能相结合，实现差旅费用的智能预测和精准控制。
竞争优势：合思的独特魅力
合思与国内外知名在线旅游代理建立了深度合作关系，拥有覆盖全国2000+县市区的170万+酒店资源，整合全球优质服务商渠道，覆盖全球70多个国家近200万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800多座城市的境外打车资源。合思商城推出的差旅节省奖励计划“合力省”，打破了员工与企业在“省钱”上的对立关系，帮助企业实现了无需额外支出的员工激励机制，已累计帮助企业节省差旅费。基于BI差旅风控系统，可对企业差旅活动实现全面监控与智能分析，实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，及时发现异常并发出预警。合思提供“线上+线下”多渠道预订服务，并配备7*24小时中英文客服支持，确保对企业员工出行需求及时响应。会计电子档案管理系统可以与合思的这些优势相结合，为企业提供更全面、更高效的差旅管理服务。
成功案例：见证合思解决方案的实效
某企业员工存在违规差旅消费情况，应用合思系统后，通过合思BI差旅风控功能进行全员普查，发现大量违规情况，企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。在会计电子档案管理系统的支持下，企业能够更精准地掌握差旅费用的使用情况，及时发现和纠正问题。2023 – 2024年，使用“合力省”的企业超标订单占比从4%下降到2%，已累计帮助企业节省差旅费533万元。某企业自2024年3月开通“合力省”后，员工节省差旅费获得私人消费红包，企业反馈该项目有效节省了差旅费，形成了双赢局面。某连锁零售企业与合思商城深入沟通，重新制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长8%，但三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降6%。这些成功案例充分证明了合思解决方案的有效性，而会计电子档案管理系统在其中起到了重要的记录和分析作用。
服务体系：全方位的支持保障
合思拥有分别在北京、杭州、南昌设立的研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供全方位的服务支持。合思商城提供“线上+线下”多渠道预订服务，并配备7*24小时中英文客服支持，确保对企业员工出行需求及时响应。会计电子档案管理系统也能得到合思完善服务体系的支持，确保其稳定运行和有效使用。
在企业面临生存挑战的当下，通过精细化管理、技术创新和市场策略，控制成本和寻找新增长点至关重要。管理好差旅成本能优化现金流，为业务持续增长注入新动力。合思的全流程数智化差旅管理解决方案，在“用”和“管”方面都有出色表现，能实现全场景覆盖、全流程管控、全产业链优化和全员参与，帮助企业在AI时代赢得成本优势，挖出更多净利润。而会计电子档案管理系统与合思解决方案的结合，将为企业的差旅管控提供更强大的支持。合思愿与更多企业一同智控差旅消费，解锁企业“省”与“赚”的新模式，共同迎接更可期待的商业未来。如果您想深入了解会计电子档案管理系统在企业差旅管控中的应用，不妨免费试用合思的相关解决方案。
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