在纸电混合时代，企业的会计档案管理正面临着重重困境，宛如陷入了一片迷雾之中，找不到清晰的方向。对于企业高管而言，纸质档案管理成本犹如一座沉重的大山，不仅耗费巨大，而且占用大量的存储空间。同时，档案数据缺乏有效的汇总整理，如同散落的珍珠，难以串连起来进行分析利用，这无疑给企业的决策带来了诸多困扰。
财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来。整理这些数据不仅耗费大量的时间，还需要手动逐一进行匹配、核对确认，工作枯燥繁复，仿佛陷入了一个永无止境的循环，工作热情也在这个过程中逐渐消磨殆尽。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程就像一条条无形的绳索，束缚着他们的时间和精力，让他们无法全身心地投入到业务工作中。
此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室等存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等，这些问题如同一个个毒瘤，侵蚀着企业的健康发展。
面对这些棘手的问题，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面、高效的合同归档解决方案。
方案概述：多场景适配的合同归档利器
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，如同一个万能工具箱，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保所有档案应收尽收，就像一位精明的管家，将企业的档案管理得井井有条。
单套制解决方案更是具有诸多优势。它便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，保证了财务档案证据链的完整性，全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，如同一张精密的网络，让企业能够清晰地了解每一笔业务的来龙去脉。
档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，让企业能够根据自身的需求灵活调整档案管理策略，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，就像一位技艺精湛的工匠，将零散的零件组装成一台精密的机器。
核心功能：科技赋能的档案管理亮点
合思档案的多源采集功能是其一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。此外，它还支持手动采集，单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入，如同一个智能的数据采集器，高效地收集企业的档案数据。
智能制档功能让档案管理变得更加轻松。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，就像一位智慧的助手，为财务人员提供精准的档案管理服务。
专用格式版式文件功能也不容小觑。它自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案可扩展性更强，如同一个灵活的变形金刚，能够根据企业的需求进行个性化定制。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为档案数据的质量提供了有力保障。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，如同一位严格的质检员，确保每一份档案数据都符合高质量标准。
应用收益：企业发展的有力助推器
使用合思档案能为企业带来显著的降本增效。它让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，确保了管理合规性，就像一把精准的手术刀，切除了企业档案管理中的冗余成本。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让企业的各个业务环节实现无缝对接，如同一条畅通无阻的高速公路，提高了企业的运营效率。
合思档案还能让数据“活起来”。从数据到决策，企业真正能够利用档案数据，实现数据价值，为企业的决策提供有力支持，就像一座明亮的灯塔，为企业的发展指引方向。
此外，合思档案实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，让企业效益最大化，如同一位优秀的指挥官，合理调配企业的资源，实现企业的高效运作。
典型场景：广泛适用的合同归档方案
对于CEO/高管来说，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营，就像一位得力的战略顾问，为企业的高层决策提供有力支持。
对于归档员/财务人员而言，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率，就像一位贴心的工作伙伴，减轻了他们的工作负担。
对于外部审计，合思档案让审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，就像一位专业的审计助手，为审计工作提供了极大的便利。
合思档案还适用于“纸电混合”阶段，对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理，线上线下高度关联，如实物档案的打标、到单、装盒、上架等流程，以及集团共享批量作业等场景，就像一位全能的档案管理员，能够应对各种复杂的档案管理场景。
成功案例：实力见证的合同归档典范
某企业年单据量达2.6亿，曾经面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案的合同归档解决方案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的效果。例如，数据加载仅需30秒，关联匹配只需15分钟，大大提高了工作效率。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。使用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年，取得了显著的经济效益和环境效益。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，采用合思档案的单套制管理方案后，统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现了全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，有效降低了企业的运营成本。
中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在问题。使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育集团的档案管理带来了全新的变革。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款专业的合同归档解决方案，拥有众多成功案例，已获得7000 +付费企业、300万 +未来财务人的选择，值得企业信赖。
如果您正在为企业的会计档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用，体验合思档案为您带来的高效、便捷的档案管理服务。联系方式如下：地点覆盖北京、上海等多地，电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com ，还有微信公众号和小程序二维码，期待您的咨询！
原创文章，作者：captain，如若转载，请注明出处：https://www.hosecloud.com/blog/23071.html
