合思会计电子档案管理系统：开启企业档案管理新时代

在当今的企业运营中，档案管理常常成为让企业头疼的难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂且占地空间大的问题，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷于大量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。业务人员也抱怨出差、招待后的报销纸质票据留存和上交流程繁琐，耗费大量时间。

纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜存储空间；还存在高隐形成本，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；更面临高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。面对这些痛点，合思会计电子档案管理系统应运而生，为企业提供了全面、高效的档案管理解决方案。

合思会计电子档案管理系统全景概览

合思会计电子档案管理系统提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它就像一个强大的连接器，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保各类档案应收尽收。

该系统涵盖了大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、数电票解决方案、实物备查解决方案等多个方面。其中，单套制解决方案更是具有显著优势，实现了便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，通过线上一套电子数据进行管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。

合思会计电子档案管理系统核心功能亮点

• 多源采集 灵活高效
  合思会计电子档案管理系统支持接口互联和自主采集。它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，也支持手动采集和自主补录，单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，还可自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。这种灵活的采集方式，满足了企业多样化的档案采集需求。

• 智能制档 精准高效
  系统通过规则引擎实现自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。此外，还能进行字段映射，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让查阅更加便捷。

• 档案管理 精细管控
  合思会计电子档案管理系统具备权限管理功能，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，确保档案管理的精细化和规范化。

• 档案应用 多维便捷
  系统实现了多维检索，能够满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。同时，具备一站式预览和穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

合思会计电子档案管理系统用户收益

• 降本增效 节约资源
  使用合思会计电子档案管理系统能够显著降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，可节约纸张成本和整理成本，同时提升检索效率。

• 打通链路 补足空白
  该系统成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让企业的业务流程更加顺畅。

• 激活数据 创造价值
  合思会计电子档案管理系统让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现档案数据的有效利用，挖掘数据价值，为企业决策提供有力支持。

• 重组资源 提升效益
  系统实现企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现资源重组，让企业效益最大化。

合思会计电子档案管理系统典型场景应用

• CEO/高管场景：数智决策新助力
  在CEO/高管场景中，合思会计电子档案管理系统可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型决胜之战。

• 归档员/财务人员场景：高效工作新体验
  对于归档员/财务人员来说，合思会计电子档案管理系统能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

• 外部审计场景：在线审计新突破
  在外部审计场景下，合思会计电子档案管理系统实现档案外审在线化、可溯源。审计人员无需进入档案室，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作效率。

• 数电票管理场景：全流程自动化新方案
  针对数电票管理场景，合思会计电子档案管理系统提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，为企业的数电票管理提供了便捷、高效的解决方案。

合思会计电子档案管理系统客户成功案例

• 某企业：业财一体新典范
  某企业年单据量达2.6亿，此前存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思会计电子档案管理系统后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理实现电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

• 重型装备制造商：合规低碳新实践
  世界上最大的重型装备制造商之一的企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。采用合思会计电子档案管理系统单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某企业：数据整合新突破
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。使用合思会计电子档案管理系统后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准，统一管理；业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• K12民办教育集团：流程简化新成效
  中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多问题。采用合思会计电子档案管理系统单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思会计电子档案管理系统能为企业提供全面、高效的档案管理解决方案。合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，拥有强大的服务支持能力。企业可拨打400 – 105 – 6505咨询电话，也可访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，获取更多合思会计电子档案管理系统的相关信息。如果您想亲身体验合思会计电子档案管理系统的强大功能，不妨现在就申请免费试用，开启企业档案管理的新篇章。