合思档案：引领企业合同归档解决方案新潮流

在数字化浪潮席卷的当下，企业正面临着前所未有的挑战与机遇。2025 年数电票全覆盖的目标近在咫尺，这一变革让企业财务档案管理遭遇新难题，加强信息化建设刻不容缓。数电票迅速扩张，收票和开票政策不断更新，电子发票接收已合法合规，全国 36 个省市区实现数电票试点全覆盖。因其管理要求特殊，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

处于纸电混合时代的企业，面临着诸多困境。企业高管要应对纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用的难题；财务人员需处理海量档案数据，整理工作耗时费力，还得手动逐一匹配核对，枯燥又繁复；业务人员则饱受报销纸质票据流程繁琐、耗费时间之苦。传统档案管理存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高昂，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；同时还面临高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。这些痛点让市场对先进的合同归档解决方案产生了迫切需求。

领先方案 多元覆盖

合思档案推出的合同归档解决方案独具特色，提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

领先的单套制电子会计档案管理平台优势显著，它便捷调阅无需打印，混序归集无需组装。涵盖电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表等）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案），还具备大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统（共享调阅解决方案、证据链完整性解决方案）、数电票解决方案、实物备查解决方案等功能。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业能按自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

核心功能 优势尽显

1. 多源采集 灵活高效
   合思档案的合同归档解决方案在多源采集方面表现出色。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板，实现结构化数据批量导入。
2. 智能制档 精准高效
   智能制档是该解决方案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少 90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
3. 档案管理 规范有序
   在档案管理方面，合思档案的合同归档解决方案做到了权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022 档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
4. 档案应用 便捷实用
   档案应用功能丰富多样。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

成功案例 实力见证

1. 某大型企业：业财一体降本增效
   某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理和手工作业低效费力的问题。合思档案的合同归档解决方案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标良好，如凭证总量 14W + ，单据总量 50W + ，某月入库数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数 350 亿次，单据与单据关联次数 800 亿次。
2. 重型装备制造企业：标准落地低碳环保
   世界上最大的重型装备制造商之一的企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储（OCR 识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态）、业务完整性检测（系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性）、单套制落地（混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化）。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。
3. 某企业：数据共享成本降低
   某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理环节繁琐，保管、存储方式落后，档案数据未有效整理利用，日常检索困难，纸质档案易损坏丢失，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案（广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收）、业务检测方案（精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配）、跨系统调阅方案（通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据）。管理成效包括统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本 30W + /年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。
4. 民办教育集团：流程简化效率提升
   中国最大的 K12 民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等方面存在低效的档案管理现状。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案（按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态 API 接口，按阶段延展档案管理范围）、智能化制档方案（按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装）、电子原文件独立管理（电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础）。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案的合同归档解决方案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。如果您想进一步了解合思档案的合同归档解决方案，欢迎拨打我们的电话 400 – 105 – 6505，访问我们的网站 www.hosecloud.com，也可以通过微信公众号和微信小程序与我们联系。现在，您还可以免费试用我们的合思档案合同归档解决方案，开启企业档案管理的新篇章！