合思档案：引领企业财务档案管理数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理不得不直面新的难题。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的困境。企业高管为纸质档案管理成本巨大、储存占地以及档案数据难以分析利用而发愁；财务人员被海量的档案数据、繁琐的整理工作和枯燥的流程所困扰；业务人员则因报销纸质票据流程的繁琐而苦恼。不仅如此，纸质档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、数据不能有效利用；高合规风险，例如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。

好在国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，且电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案这款产品应运而生，它对于企业来说，无疑是解决财务档案管理难题的关键所在，是企业实现数字化转型的重要帮手。

合思档案：财务数智化的得力助手

合思档案隶属于北京合思信息技术有限公司，这是一家创立于2014年的科技公司，专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务，并且已累计融资超15亿元人民币。合思档案作为旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，有着明确的核心定位和强大的服务能力。

它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思档案就像是企业财务档案管理的贴心管家，能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升和100%管理合规性，助力企业降本增效、合规经营和低碳运营。

同时，合思档案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。无论是小型企业还是大型集团，都能在合思档案中找到适合自己的合同归档解决方案。

核心功能：多维度打造高效档案管理体系

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  合思档案在多源采集方面表现卓越。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。通过这些方式，合思档案能够将企业各个渠道的档案数据进行有效的汇聚，为企业提供一个完整的合同归档解决方案。

• 智能制档：精准匹配的高效引擎
  智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，合思档案还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。在智能制档的助力下，企业的合同归档工作变得更加高效、准确。

• 档案管理：灵活定制的安全堡垒
  合思档案在档案管理方面给予企业极大的灵活性。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时，它支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。通过这些灵活的定制功能，企业能够根据自身的需求建立起适合自己的档案管理体系，确保合同归档的安全性和规范性。

• 档案应用：深度挖掘的价值宝库
  在档案应用方面，合思档案同样表现出色。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务可使借阅过程透明化，一键到期催还。通过这些丰富的档案应用功能，企业能够深度挖掘档案数据的价值，为企业的决策提供有力支持，而这也是合同归档解决方案的重要组成部分。

优势凸显：对比传统管理的卓越之选

• 成本优势：精打细算的省钱利器
  传统纸质档案管理存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量大、数据不能有效利用。而合思档案则能为企业节约大量成本。例如，某企业使用合思档案后纸张打印成本减少100万张纸/年，存储空间成本减少300册/年，释放1/3空间。合思档案的合同归档解决方案能够帮助企业在成本控制方面做到精打细算，让企业的每一分钱都花在刀刃上。

• 效率优势：分秒必争的效率先锋
  在传统档案管理方式下，整理、匹配、查询等工作耗时费力。如某企业总分公司查找会计凭证耗费810小时/年，分公司整理验收单耗时2323.39小时/年。而合思档案实现了自动匹配组装档案，可1分钟快速定位数据。以某企业某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，档案匹配耗时减少84%，查询耗时减少80%。合思档案的合同归档解决方案能够让企业在档案管理工作中分秒必争，大大提高工作效率。

• 合规优势：严谨规范的合规卫士
  传统档案管理中电子会计凭证文件无有效管理手段，纸质档案存在因不可抗力损坏的风险，且电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案满足国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理。例如，某企业建设合思档案电子档案系统，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求。合思档案的合同归档解决方案能够为企业的合规经营保驾护航，让企业在法律的框架内稳健发展。

成功案例：实践验证的价值典范

• 大型单据企业：数据穿透的管理变革
  某年单据量2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，实现了业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化，企业成本降低。如凭证总量达14W + ，单据总量达50W + ，某月入库数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。合思档案的合同归档解决方案帮助该企业实现了档案管理的重大变革，提升了企业的管理水平和竞争力。

• 集团型企业：标准落地的合规之选
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。记账凭证、报账单电子占比达100%，银行回单电子占比达80%，电子发票电子占比达90%，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。合思档案的合同归档解决方案为该集团型企业提供了一套行之有效的管理标准，确保了企业档案管理的合规性和高效性。

• 普通企业：效益提升的成本优化
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案易损坏丢失、电子发票存档不合规范等。使用合思档案后，统一储存档案，业务证据链完整，实现数据共享和全生命周期管理，成本效益显著提升。装订匹配耗时从66天/年降至10天/年，利用耗时从30天/年降至6天/年，打印成本从180000元/年降至30000元/年，空间成本从143773元/年降至22835元/年，预估节省总体成本30W + /年。合思档案的合同归档解决方案帮助该企业优化了档案管理流程，降低了成本，提高了效益。

• 教育集团：流程简化的效率提升
  某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用档案方面存在诸多问题。应用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，拥有60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单。合思档案的合同归档解决方案为该教育集团带来了更加便捷、高效的档案管理体验，推动了企业的数字化发展。

合思档案凭借其强大的功能、显著的优势和众多的成功案例，能够为企业解决档案管理中的各种痛点，实现显著的降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将助力企业更好地适应数字化时代的发展。

合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求以进行产品迭代，未来将不断优化和完善，为更多企业提供更优质的服务，帮助企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。如果您的企业也想开启财务档案管理数字化转型之旅，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号、微信小程序二维码联系合思，还可免费试用合思档案的合同归档解决方案，亲身体验其卓越的功能和价值。