合思档案：开启海量档案存储与管理新时代

在企业数字化转型的浪潮中，海量档案存储与管理已成为企业发展的关键环节。企业在数字化进程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题。然而，在归档、储存环节，仍面临纸质文件储存和数据存储线下载体的难题。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。其旗下的合思档案，在当前市场形势下，正发挥着关键作用，为企业海量档案存储与管理提供了优质解决方案。

政策与数电票催生新挑战

随着时代的发展，电子会计档案管理的市场形势正发生着深刻变化。政策的推动和数电票的普及，给企业带来了新的挑战与机遇。

从政策层面来看，国家对电子档案的重视程度与日俱增。从部门规章到国家法律，全面肯定了电子档案的法律效力。国家档案局、财政部财会[2020]6号明确规定，满足相关条件时，可仅以电子会计凭证报销入账归档；国家档案局、财政部、国家税务总局档办发[2021]1号提出，要在2022年底前实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等。九部委联合发布的财会[2023]7号，更是通过制定推广会计数据标准，推动电子凭证从开具、接收到处理、归档等环节全流程标准化无纸化处理。这一系列政策的出台，为电子会计档案管理提供了坚实的法律依据，也为企业实现财务数字化转型指明了方向。

而数电票的发展，也给企业财务档案管理带来了新的挑战。2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。在这样的背景下，企业的信息化建设亟待加强，以应对海量档案存储与管理的挑战。

传统档案管理痛点凸显

传统档案管理模式在面对海量档案存储时，暴露出诸多痛点。

对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大。不仅需要花费大量资金用于纸张、印刷、存储设备等方面，而且储存占地问题也十分突出。此外，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，无法为企业决策提供有力支持。

财务人员则深受档案数据量大的困扰。整理档案需要耗费大量时间，而且需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地降低了工作热情和效率。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费大量时间和精力。

传统档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大；高隐形成本体现在手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。这些问题严重制约了企业的发展，企业急需寻找一种高效、合规的档案管理解决方案。

合思档案的整体解决策略

合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它针对不同角色提供了不同的解决方案，携手企业挖掘协作的价值，解决海量档案存储与管理的难题。

对于CEO/高管，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。通过对海量档案数据的分析和挖掘，为企业决策提供有力支持。

对于归档员/财务人员，合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。它通过自动化的流程和智能匹配功能，减少人工干预，让财务人员从繁琐的档案整理工作中解脱出来。

对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以通过系统在线查阅档案，提高审计效率和准确性。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。它助力企业实现业财融合，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现数据价值，实现企业效益最大化，管理能效提升。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案能满足企业连接、敏捷、稳定、合规的电子档案管理系统需求。

合思档案核心模块揭秘

合思档案拥有多个核心模块，每个模块都具备强大的功能，为海量档案存储与管理提供了全方位的支持。

智能采集模块，是合思档案的数据入口。它支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。外部生态通过规则引擎、业务映射等进行采集，内部通过EAI插件、API接口等方式采集。同时，还支持手动采集和自主补录，确保数据的完整性和准确性。

智能制档模块，是合思档案的核心处理模块。它通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。通过字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，该模块还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

档案管理模块，负责对海量档案进行精细化管理。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限等，确保数据安全。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类等，满足企业多样化的管理需求。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，便于档案的查询和管理。

档案应用模块，为用户提供了便捷的档案查询和使用体验。多维检索满足多场景查询需求，支持按多种维度进行自定义查询、全文检索和批量检索。一站式预览，穿透联查，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

合思档案的竞争优势尽显

与其他产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。

首先，合思档案具有广泛连接的能力。它能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。通过与不同系统的连接，实现数据的整合和共享，为企业提供全面的档案管理解决方案。

其次，合思档案拥有强大的规则匹配能力。它能够实现100%自动归档，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误，确保档案管理的准确性和一致性。

再者，合思档案符合国家政策要求。它对电子会计档案合规性管理严格，满足国家对于电子会计档案全生命周期管理闭环的要求。企业使用合思档案，能够确保档案管理的合规性，避免因违规而带来的风险。

最后，合思档案具备灵活承接、持续迭代的能力。它能够满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。随着市场环境和政策的不断变化，合思档案能够不断升级和优化，为企业提供更好的服务。

成功案例见证合思档案实力

合思档案在实际应用中取得了显著的成效，众多成功案例见证了其强大的实力。

某企业年单据量高达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。

某集团型企业档案管理流程复杂，存在凭证附件标准/会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，存在检索依赖多端系统分散查询等问题。合思档案通过数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某教育集团档案管理存在采集、存储、整理、利用等多方面的低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思的服务体系保驾护航

合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业提供全方位的服务支持。

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，拥有强大的技术研发实力。同时，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，确保能够及时响应客户需求。

合思的联系方式十分便捷，企业可以通过地点（北京、上海、杭州等多个城市）、电话（400 – 105 – 6505）、网站（www.hosecloud.com）等方式联系合思。此外，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便企业随时获取最新信息。

合思档案助力企业数字化转型

合思档案在海量档案存储与管理方面具有重要价值。它帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案满足企业不同场景下的档案管理需求，通过多种解决方案和功能模块，实现档案的全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，为企业降本增效、合规经营和低碳运营提供有力支持。

合思档案的成功案例证明了其在实际应用中的有效性和可靠性，能够帮助企业提升管理效率、降低成本、实现业财融合。选择合思档案，企业能够顺应国家政策趋势，在数字化时代更好地管理财务档案，提升企业的竞争力和可持续发展能力。

如果您想体验合思档案带来的高效档案管理解决方案，不妨现在就免费试用，开启企业档案管理的新篇章！