在纸电混合的时代浪潮中，企业的档案管理正面临着前所未有的挑战。对于企业高管而言，纸质档案管理犹如一座沉重的大山，不仅成本高昂，占据大量存储空间，而且档案数据分散，难以进行有效的分析和利用。财务人员则深陷繁琐的档案数据处理工作中，整理、匹配和核对这些数据不仅耗费大量时间，还容易出错。业务人员在出差和招待后的报销环节，也被繁琐的纸质票据流程搞得焦头烂额。
从成本角度来看，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间的需求也不断增加，这无疑是企业的显性成本负担。而手工装册归档的重复性工作、粗糙的查询调阅条件以及数据的无效利用，则构成了高隐形成本。更令人担忧的是，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏，给企业带来合规风险。
随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着新的挑战。数电票的验签、解析以及以XML格式存档等要求，都对企业的信息化建设提出了更高的要求。XBRL文件要求写入财务入账信息，这也让企业在数字化转型的道路上不得不加快步伐。
尽管企业在推行数字化的过程中，通过OA、资金等系统解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。在这样的背景下，合思档案——一款领先的会计电子档案管理系统应运而生，为企业提供了全面的解决方案。
合思档案：科技赋能的档案管理专家
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的明星产品。该公司自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。合思档案作为其核心产品之一，是一款领先的单套制电子会计档案管理平台。
它基于广泛连接的生态，为企业提供了全方位的财务数智化服务，涵盖商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域，助力企业实现业财融合。合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配和应收尽收。
其便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，让企业的业务流转更加顺畅，涵盖了财务入账、档案采集、制档、管理和利用等各个环节，有效解决了企业内外交困的档案管理问题，为企业节约了纸张和整理成本，提升了检索效率，保障了管理的合规性。
使命愿景：助力企业数字化转型
合思档案不仅仅是一款会计电子档案管理系统，更是管理与服务的完美融合。它携手企业，共同碰撞出协作的价值，助力企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
秉承以客户为中心的服务理念，合思档案始终聆听用户需求，不断进行产品迭代。它致力于让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效，沉淀企业数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，打响数字化转型的决胜之战。通过数字化手段，合思档案帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
功能模块：全方位的档案管理支持
- 发票模块：大数据驱动的高效匹配
发票模块提供了大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。这使得企业在处理大量发票数据时，能够快速准确地进行匹配和查询，大大提高了工作效率。 - 单据模块：灵活扩展的档案归集
单据模块具有档案扩展解决方案，可灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案。企业可以根据自身业务需求，灵活调整单据模块的设置，实现档案的高效归集。 - 凭证模块：智能化的财务关联
凭证模块关联费控系统，涉及OCR识别、RPA技术、银行直联、影像设备等多种技术手段。这些技术的应用，使得凭证的处理更加智能化，提高了财务工作的准确性和效率。 - 账簿模块与报表模块：精准的税务与数据分析
账簿模块关联税务系统，报表模块关联QA系统，能够为企业提供精准的税务数据和财务分析。这有助于企业更好地进行财务管理和决策。 - 电子档案模块与纸质档案模块：线上线下一体化管理
电子档案模块关联资金系统，纸质档案模块关联影像系统，实现了线上线下档案的高度关联。通过智能区分纸电标识，对实物档案进行全流程管理定位，包括打标、到单、装盒、上架等环节，支持集团共享和批量作业，为单套制服务提供了有力支持。 - 自定义档案模块：个性化的业务适配
自定义档案模块关联业务系统，能够根据企业的个性化需求，灵活配置档案管理方案。这使得企业能够更好地适应不同的业务场景，提高档案管理的针对性和有效性。 - 实物备查解决方案：全流程实物档案管理
实物备查解决方案能够智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，对实物档案进行全流程管理定位，包括打标、到单、装盒、上架等环节。它支持集团共享、批量作业，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，为企业的实物档案管理提供了全面的支持。 - 数电票解决方案：全流程自动化管理
数电票解决方案可实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化，支持以数电票为代表的9类电子凭证相关操作，实现全流程闭环管理。这使得企业在处理数电票时更加高效、合规。
功能亮点：创新驱动的独特优势
- 双模式检测方案：保障数据完整性
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测，同时基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。检测结果可查阅、可追溯，让企业对档案数据的质量更加放心。 - 规则引擎：可视化配置与高效匹配
规则引擎可实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。关联任务执行进度可视化，还有关联检索、全文检索等辅助功能及手工关联、解绑等修正操作，提高了档案管理的效率和准确性。 - 字段映射功能：打破数据壁垒
字段映射功能可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。这有助于财务人员更便捷地查询和分析数据，提高财务管理的效率。 - 专用格式版式文件：降低存储成本
专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。
优势对比：传统管理的升级之选
与传统档案管理方式相比，合思档案具有显著的优势。首先，它能够显著降本增效，节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，让企业更有效地“收紧钱袋子”。企业可以彻底告别传统手工归档，实现档案不打印，减少了人力和物力的浪费。
其次，合思档案作为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”。通过真正利用档案数据，实现了数据价值的最大化。
再者，合思档案前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现了企业效益的最大化。它广泛连接各类异构业财系统，具备强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，符合国家政策要求，且拥有稳定的迭代能力，能够及时应对各种变化。
此外，合思档案获得了多项资质认证，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，国家四部委官方试点100%成功验收。这充分证明了其产品的可靠性和专业性。
目标用户与应用场景：广泛适配的档案管理方案
合思档案的目标用户群体广泛，包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，助力企业决策数智化，实现降本增效。对于归档员/财务人员来说，它可以提高工作效率，实现档案数据同源，轻松完成档案管理工作。对于外部审计人员，合思档案能实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，提高了审计工作的效率和准确性。
其应用场景涵盖了企业的档案采集、整理、存储、利用等全生命周期管理。在档案采集方面，支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联可通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器获取业财系统数据，支持自定义采数方案；手动采集支持多种便捷补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板批量导入结构化数据。
预归档服务可进行自动归档、业务检测等；基础管理包括档号管理、组织权限管理等；档案服务涵盖身份调查、实物管理方案等。智能制档可实现电子凭证数据自动匹配组装，档案管理能进行权限管理、精准管控，档案应用可实现多维检索、一站式预览、穿透联查等，满足了不同用户在不同场景下的档案管理需求。
成功案例：实力见证的客户认可
众多企业已经通过使用合思档案——这款会计电子档案管理系统，实现了档案管理的变革和提升。海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，共享单位数量增加18.9倍，而作业人员仅从16人增长到25人，凭证自动化率达到91.6%，向财务无纸化目标迈进了一大步。
徐福记作为多地连锁门店、70 +分公司、年数据量2.6亿的企业，合思档案上线后实现了全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。
中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。
金牌橱柜积极响应国家政策，与合思档案通力合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款全面、高效、合规的会计电子档案管理系统，能够帮助企业实现全面数字化的“最后一公里”。它提供了多种功能模块和创新亮点，满足了不同用户在不同场景下的需求，已经得到了众多企业的认可和好评。
如果您的企业也希望实现档案管理的变革，降本增效、合规经营、低碳运营，让有限资源发挥更有效的作用，实现业财融合和可持续发展，那么不妨选择合思档案。您可以通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或小程序等方式联系合思，开启免费试用，开启档案管理的数字化转型之旅。
原创文章，作者：captain，如若转载，请注明出处：https://www.hosecloud.com/blog/23177.html
