合思档案：开启财务档案管理数字化新征程

在纸电混合的时代浪潮中，企业的财务档案管理犹如一座迷雾笼罩的迷宫，面临着诸多痛点与挑战。对于企业高管而言，纸质档案管理宛如沉重的枷锁，不仅成本花费巨大，大量的档案室和档案柜占据了宝贵的空间，而且档案数据犹如散落在各处的珍珠，没有得到有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用，就像捧着一堆未经雕琢的玉石却无法发挥其价值。

财务人员则深陷于档案数据的汪洋大海之中。面对海量的数据，整理工作如同愚公移山，耗费大量的时间和精力。他们需要手动逐一匹配、核对确认，每一个环节都枯燥繁复，仿佛在进行一场永无止境的数字游戏。业务人员也未能幸免，出差、招待后的报销流程，就像一条曲折的山路，纸质票据的留存再上交，繁琐的流程耗费了他们大量的时间和精力。

从成本角度来看，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，就像一个无底洞，不断吞噬着企业的资金。而高隐形成本更是如影随形，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，使得数据无法得到有效的利用，如同宝藏被深埋在地下却无法挖掘。同时，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，这无疑给企业带来了高合规风险，就像一颗定时炸弹，随时可能引发危机。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理正面临着新的挑战。数电票管理要求的特殊性，使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。虽然企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依然像一座大山横亘在企业面前。只有保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。

在这样的背景下，合思档案应运而生，犹如一盏明灯，照亮了企业财务档案管理的前行之路。

全面解决方案：满足多样需求

合思档案提供了一套全面的解决方案，就像一个功能强大的工具箱，能够满足不同企业在财务档案管理方面的多样化需求。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案为企业带来了便捷高效的管理体验。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，包含实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，使得财务档案证据链完整，能够全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。会计档案不打印、应收尽收，确保了档案数据的完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则赋予了企业更大的灵活性。它可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，就像为企业量身定制了一件合身的衣服。

证据链完整性解决方案更是独具匠心。通过可视化的规则引擎，它提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，为企业的财务安全保驾护航。

核心功能优势：革新传统管理

合思档案的核心功能犹如一把锋利的宝剑，相比传统方式具有显著的优势。

智能采集功能是合思档案的重要利器。外部生态通过规则引擎、业务映射、版式文件、关联视图、入库核查、大文件切割识别、批量文件挂接、数据分拆、数据票验签、XBRL封装等多种方式进行采集；内部则通过EAI插件、API接口、采集平台、合思融合、人工补录、采集任务等方式采集。这种多样化的采集方式，确保了企业能够全面、准确地获取所需的档案数据，就像一个高效的情报收集系统。

智能制档方面，规则引擎可实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让制档工作变得轻松高效。

专用格式版式文件也是合思档案的一大亮点。它可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使得档案的可扩展性更强，就像为企业提供了一个可以自由搭建的舞台。

“四性检测+业务检测”双模式检测方案则为企业的财务档案管理提供了坚实的保障。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性。检测结果可查阅，可追溯，让企业对财务档案的质量一目了然。

成功案例展示：见证显著成效

合思档案在实际应用中已经取得了显著的成效，众多不同类型的企业通过使用合思档案，实现了财务档案管理的高效变革。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据的解决方案，确保业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，使得会计凭证上下游单据树状结构呈现，方便企业进行管理和查询。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄等成本。该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，凭证总量14W+，单据总量50W+，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思档案的单套制管理方案为其带来了新的转机。安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票、回单台账，存储发票、回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某民办教育集团业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险。财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的财务档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，致力于让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。合思在多个城市设有办公地点，包括北京、上海、杭州等。如果您有任何疑问或想进一步了解合思档案，欢迎拨打我们的电话400 – 105 – 6505，访问我们的网站www.hosecloud.com，也可以通过微信公众号二维码和微信小程序二维码与我们取得联系。现在就可以免费试用合思档案，开启财务档案管理的高效变革之旅！