合思档案：引领企业合同归档解决方案新潮流

在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票正以前所未有的速度在各行业迅速扩张。相关政策明确，2025年将完成数电票全覆盖。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票的管理要求更为严格，须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业财务档案管理正直面新的挑战，信息化建设亟待“恶补”。

在纸电混合时代，企业在档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管们头疼于纸质档案管理成本巨大，不仅耗材费用高昂，而且储存占地严重，同时档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复。业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，浪费了大量时间。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室和档案柜等存储空间的巨大需求；高隐形成本表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；高合规风险则是由于电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等。尽管国家政策支持电子会计档案管理，且电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，同时需要保证数据存储线下载体的档案原生性，以确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了合同归档解决方案，显得尤为必要。

领先方案 满足多元需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。该方案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

对于CEO/高管而言，合思档案的合同归档解决方案可以沉淀数据资产，保障合规管理。它能提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。

对于归档员/财务人员，合思档案的合同归档解决方案能够提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，从而轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案的合同归档解决方案可实现审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限也能一键下放或回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

强大功能 护航档案管理

• 多源采集 灵活高效
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案的合同归档解决方案提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。该方案还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。

• 智能制档 精准关联
  智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 精细管理 灵活配置
  档案管理方面，合思档案的合同归档解决方案支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 便捷应用 高效追溯
  档案应用方面，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。

核心亮点 铸就独特优势

• 大数据解决方案 海量数据秒级处理
  合思档案的大数据合同归档解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它能够支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理能力。采用元数据级检索，具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，还支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

• 档案扩展解决方案 全流程高效管理
  档案扩展合同归档解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，还能实现财务档案全生命周期管理。

• 证据链完整性解决方案 保障财务合规
  证据链完整性合同归档解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

• 数电票解决方案 全流程闭环管理
  数电票合同归档解决方案支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

显著价值 助力企业发展

合思档案的合同归档解决方案能为企业带来显著的价值。在降本增效方面，可节约纸张成本70%、节约整理成本75%，检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。

它还是闭环全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

同时，该解决方案符合国家政策要求，保障电子会计档案合规性管理，助力企业实现业财融合，实现降本增效、合规经营和低碳运营，实现企业效益最大化。

典型场景 展示应用魅力

• 业务流转环节 直联电子资料
  在业务流转环节，合思档案的合同归档解决方案可上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料，包括内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件。对于纸质原始凭证原件，仅年报及其他永久保存价值会计资料和少量纸质会计资料进行打印。

• 档案采集环节 规范操作流程
  在档案采集环节，可进行到单确认、扫码装盒、移动上架、确定归档时段等操作。

• 档案制档环节 自动高效完成
  在档案制档环节，系统可自动整理、匹配、组件，完成档案制档。

• 档案管理环节 智能利用档案
  在档案管理环节，以主动利用电子档案为主，可进行智能检索、辅助审计、多层筛选、统计分析、跨系统调阅、在线调阅等操作，同时以纸质档案辅助备查，档案利用完整。

成功案例 见证卓越成效

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案的合同归档解决方案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化，借阅管理信息化等。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标显示，凭证总量14W+，单据总量50W+，某月入库数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制合同归档解决方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成合同归档解决方案、业务检测解决方案和跨系统调阅解决方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某教育集团存在低效的档案管理现状，合思档案的数据集成合同归档解决方案、智能化制档解决方案和电子原文件独立管理解决方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位 凸显独特地位

合思创立于2014年，是专精特新企业。成立以来已累计融资超15亿元人民币，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，入选福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，其合同归档解决方案实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，提供便捷调阅不打印，混序归集免组装的功能，为企业解决内外交困的档案管理问题。

合思拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供全方位财务数字化服务。合思档案具备计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。

合思档案的合同归档解决方案能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业降本增效。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将不断迭代升级，为企业提供更优质、更高效的电子会计档案管理服务。企业若想体验合思档案合同归档解决方案带来的便利和价值，可拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，还能免费试用。