企业档案数字化转型，合思档案开启高效管理新篇章

在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，企业财务档案管理的信息化建设迫在眉睫。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都在宣告“数字化凭证时代”的到来，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应新的要求。

纸电混合时代，企业面临着诸多难题。企业高管为纸质档案管理成本巨大、占地空间大以及档案数据难以分析利用而发愁；财务人员被海量档案数据、繁琐的整理工作和枯燥的手动核对所困扰；业务人员则因报销纸质票据流程的繁琐耗时而无奈。同时，纸质档案存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材和存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作和查询调阅不便；高合规风险，如电子会计凭证管理不善和纸质档案易损坏等问题。尽管国家政策支持电子会计档案管理，但企业在数字化推行过程中，归档和储存环节的纸质文件和数据存储线下载体问题仍未得到有效解决。

面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业档案数字化转型提供了有力支持。

精准施策：合思档案多元角色解决方案

合思档案针对不同角色提供了精准的解决方案，为企业的不同层面带来了切实的价值。
对于CEO/高管而言，合思档案如同一位智能管家，能够沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营，让企业在市场竞争中更具优势。
归档员/财务人员在合思档案的帮助下，告别了重复低价值的工作。它实现了档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理工作变得轻松高效，大大提高了档案利用效率。
外部审计工作也因合思档案而变得更加便捷。它实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，节省了大量的时间和精力。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

功能探秘：合思档案全方位功能概览

合思档案拥有强大而丰富的功能，为企业档案数字化管理提供了全面的支持。
在多源采集方面，它基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档功能更是令人瞩目。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。还有关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理方面，它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理。支持自定义档案目录分类，维护、新增创建档案字段和设置表单主键，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。
档案应用功能丰富多样。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务中借阅人可在线查看、支持下载，管理员可实现借阅过程透明化和一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，有静态和动态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认&扫码装盒、扫码上架等功能。

核心亮点：合思档案独特优势凸显

合思档案具有众多核心亮点，使其在企业档案数字化管理领域脱颖而出。
它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，达成了业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用的全流程闭环管理。打破物理空间限制，可在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据，确保档案完整性。通过关键词检索能快速定位相关档案，融合“混序归档”“分类归档”等功能，助力双碳目标落地。
具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，有动态API接口接收、大文件切割识别等数据提取方式，元数据级检索、海量数据秒级查询等数据查询方式，以及安全的数据存储和多样化的数据下载方式。
实物备查功能可智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。有打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景，可实时监控实物档案归档进度，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

价值呈现：合思档案助力企业飞跃

合思档案的价值体现在多个方面，为企业带来了显著的效益。
它实现了显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，实现100%的管理合规性。
成为电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。
让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。
企业需要的电子档案管理系统应具备的能力，合思档案一应俱全。它具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据；拥有强大的规则匹配能力，可实现100%自动归档，最大程度减少人工介入；是符合国家政策要求的档案系统，确保电子会计档案合规性管理；具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力并及时应对变化。

场景聚焦：合思档案典型应用一览

合思档案在多种典型场景中发挥着重要作用。
在企业日常的财务入账、档案采集、制档、管理和利用等环节，员工上传纸质原始凭证影像，系统直联获取全量电子会计资料，进行到单确认、扫码装盒、移动上架等档案采集操作，系统自动整理、匹配、组件进行档案制档，后续进行档案的智能检索、辅助审计、多层筛选等管理和利用操作。
在数电票场景下，合思档案支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。企业/员工从税务数字账户、电子邮箱、二维码等渠道获取数电票，经过验证解析、验真查重等操作后自动下载xml文件，在业务环节进行上传、业务流转、回写业务信息等操作，最终完成财务入账和档案归档。
企业进行档案借阅、审计等场景时，借阅人可在线查看档案并支持下载，管理员可实现借阅过程透明化和一键到期催还。审计人员可通过证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能进行审计工作，无需进入档案室，财务也无需与审计重复沟通补充审计资料。
企业进行档案移交、鉴定、销毁等场景时，全流程线上化管控，电子和实物档案均可实现全场景线上移交，过程监控，结果成册。档案鉴定流程可跟踪，过程可追溯，结果可溯源。档案销毁满足电子化档案新规下暂存、数据恢复的要求，销毁合规化，管控线上化。

成功见证：合思档案实力彰显

众多企业通过使用合思档案，取得了显著的管理成效。
某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，还降低了企业成本。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、应收尽收，业务检测方案能核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统调阅交互。实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档问题多、档案整理和利用低效等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询和简便高效的电子借阅。

市场洞察：合思档案独特定位与优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。致力于服务未来财务人，为企业提供全方位财务数字化服务，助力企业实现业财融合。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思。
合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据；拥有强大的规则匹配能力，可实现100%自动归档，最大程度减少人工介入；是符合国家政策要求的档案系统，确保电子会计档案合规性管理；具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力并及时应对变化。它提供了丰富的解决方案和功能，如领先的单套制解决方案、六大场景解决方案，涵盖多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多个方面，能满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案在解决企业财务档案管理问题、推动企业数字化转型、实现降本增效等方面具有重要价值。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。帮助企业实现显著的降本增效，提高工作效率，提升档案利用效率，确保档案管理合规性，拉通业财税档全链路，让数据发挥更大价值，实现企业效益最大化。

随着企业数字化转型的不断深入，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将凭借其领先的技术和丰富的功能，持续为企业提供优质的服务，助力企业更好地适应数字化时代的发展需求。未来，合思档案将不断迭代和优化产品，持续提升自身的连接、敏捷、稳定、合规等能力，以更好地满足企业日益增长的档案管理需求，在推动企业数字化转型中发挥更大的作用。

立即选择合思档案，让您的企业告别传统低效的财务档案管理方式，享受数字化转型带来的降本增效、合规经营和低碳运营的成果。如需了解更多关于合思档案的信息，可拨打400 – 105 – 6505电话咨询，或访问www.hosecloud.com网站，也可通过微信公众号和小程序关注我们，还可免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的全新篇章。