在数电票时代的浪潮中，企业正面临着前所未有的档案管理困境。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理直面新的挑战，信息化建设亟待加强。
在纸电混合时代，企业不同角色都承受着档案管理的重压。企业高管面对的是纸质档案管理成本巨大、储存占地以及档案数据难以分析利用的难题。大量的纸质档案不仅需要耗费高额的成本用于输出耗材，还需要占据大量的存储空间，如专门的档案室。而且这些档案中的数据难以进行有效的分析和利用，无法为企业决策提供有力支持。
财务人员则被档案数据量大、整理耗费时间、手动核对枯燥繁复的问题所困扰。面对海量的档案数据，他们需要花费大量的时间进行整理和核对，这些重复性的工作不仅效率低下，还容易出现错误。
业务人员在报销纸质票据时，也面临着流程繁琐的困境。每一次报销都需要提交大量的纸质票据，经过层层审批，耗费大量的时间和精力。
同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，严重浪费企业资源；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用，导致内部协作滞后；高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易因不可抗力损坏，致使财税管理低效。
虽然国家政策支持电子会计档案管理，肯定了电子档案的法律效力，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。在此背景下，合思档案应运而生，它是顺应行业需求的解决方案，能帮助企业实现全面数字化。
合思档案全方位解决方案
合思档案为企业提供了全面且个性化的档案管理方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，合思档案可以实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是企业的智慧大脑。它可以沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过对财务档案数据的有效挖掘和分析，合思档案能够提升企业财务档案的利用效率，为企业决策提供有力的支持，助力企业实现数智化决策，降低成本、提高效益，实现绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员来说，合思档案是他们的得力助手。它能显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。由于档案数据同源，便于监控和分析，他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案的利用效率。
对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也可以一键下放或回收。这样一来，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案核心功能优势揭秘
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多源采集功能：数据采集的智慧之选
合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案提供多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活多样的采集方式，确保了企业各种会计资料都能被高效采集。 -
智能制档功能：档案管理的智能引擎
合思档案的智能制档功能具有强大的关联匹配能力。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可以自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还有关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。 -
专用格式版式文件优势：存储与扩展的完美结合
合思档案的专用格式版式文件具有独特的优势。它能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表等版式文件可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。 -
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案：数据安全的守护者
合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
合思档案应用场景案例展示
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海量单据企业的高效变革
有一家年单据量达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案。通过合思档案的实施，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，大大提高了企业的运营效率。 -
集团型企业的标准化之路
一家共享中心统建的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合等问题。合思档案的单套制管理方案帮助该企业实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，每年减少100万张纸的打印成本，有效降低了企业的运营成本。 -
多系统互联企业的整合之道
某多系统数据互联的企业，档案管理低效，会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理易损坏丢失、电子发票存档不合规范等问题严重。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，显著提升了企业的档案管理效率。 -
教育集团的档案管理革新
中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理和利用环节都存在问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案拥有众多成功客户案例，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等，这些企业都通过合思档案实现了财务无纸化、低碳发展、数字化转型。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还有微信公众号和小程序，企业可通过这些渠道了解更多信息并联系合思。
合思秉承以客户为中心的服务理念，聆听用户需求以进行产品迭代，能让每一个企业都更好享受数字化转型带来的降本增效。如果您的企业也想提升电子发票工作流程的效率，实现高效档案管理，不妨抓住数字化转型机遇，选择合思档案，现在就可以免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
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