合思档案：破解电子会计档案管理难题，助力企业财务数字化转型

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标，如同一声号角，催促着企业加速信息化建设的步伐。数电票以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这意味着企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业的不同角色都在电子会计档案管理方面遭遇了重重困境。企业高管常常为纸质档案管理成本高、储存占地大而苦恼，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这无疑为企业决策的科学性蒙上了一层阴影。财务人员则深陷大量档案数据处理的泥潭，整理工作不仅耗费时间，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的工作消磨着他们的精力和热情。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费大量时间，影响工作效率。

企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依然是横亘在面前的一座大山。同时，保证档案原生性以确保企业财务档案管理合规，实现企业全面数字化，仍然是亟待解决的难题。传统纸质档案管理更是存在诸多弊端，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙，数据难以有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等，都让企业苦不堪言。

角色专属：合思档案解决方案全景

合思档案如同一位精准的“谋士”，为企业不同角色量身定制了专属的解决方案，全面助力企业攻克电子会计档案管理难关。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它犹如一位忠诚的“数据管家”，将企业的财务档案数据进行精细管理，提升档案利用效率，深入挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供强有力的支持，助力企业决策数智化。同时，借助数字化手段，合思档案能够节约档案管理成本，提升财务服务效率，帮助企业打响数字化转型的决胜之战，实现降本增效，推动企业走向绿色低碳运营之路。

归档员/财务人员在合思档案的助力下，能够告别重复低价值的工作。合思档案让档案数据同源，数据全流程透明流转，就像一条顺畅的“数据高速公路”，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。

对于外部审计工作，合思档案实现了审计不进档案室的创新模式。档案外审在线化、可溯源，审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收。这使得财务人员无需与审计人员进行重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，它就像一个强大的“连接器”，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

功能探秘：合思档案核心优势解析

合思档案拥有一系列强大的核心功能和显著优势，如同一位身怀绝技的“武林高手”，在电子会计档案管理领域展现出卓越的实力。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。它支持接口互联自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持手动采集和自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。这种灵活多样的采集方式，确保了企业各类会计资料都能被高效、准确地收集。

智能制档方面，合思档案通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。它就像一位智能的“拼图大师”，能够将不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射功能让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

合思档案具备专用格式版式文件优势。它自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，让档案具有更强的可扩展性。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障数据质量的重要手段。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这一方案为企业的票据合规审计提供了有力的支持。

实战见证：合思档案应用案例剖析

合思档案在众多企业的实际应用中展现出了卓越的成效，为企业解决了电子会计档案管理的难题，实现了财务数字化转型。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如凭证总量14W +、单据总量50W + 等，且其强大的算力支持满足了企业年单体数据量2.6亿的需求，为企业的票据合规审计提供了坚实的数据基础。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效提升了企业票据合规审计的效率和准确性。

一家企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理效率低、易损坏丢失，电子发票和回单存档不合规范等。合思档案提供了数据集成、业务检测、跨系统调阅方案。管理成效有统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，可控且降低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业的票据合规审计创造了良好的条件。

中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案采取数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，有力地支持了企业的票据合规审计工作。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

合思档案拥有众多优势和成功案例，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，它都能助力企业解决电子会计档案管理问题，实现财务数字化转型。众多客户对合思档案给予了高度评价，如海亮教育在使用合思档案后，服务单位数量大幅增长，作业人员增加较少，凭证自动化率达到91.6%；徐福记全集团实现无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升等。

如果您的企业也正在为电子会计档案管理难题而烦恼，不妨选择合思档案。您可以通过以下方式进一步了解和咨询：地点覆盖北京、上海等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验它为企业带来的卓越价值。