在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理也面临着前所未有的挑战与机遇。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，已发展成为行业内的领军企业。它拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”。其业务版图遍布全球，有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，拥有92家归档主体，企业人数达6000+。
然而，随着企业规模的不断扩大，金牌橱柜在财务档案管理方面的需求日益凸显。年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量为177744张，年发票量为123247张。如此庞大的数据量，使得装订配耗时预估为66天/年，档案查找耗时预估为30天/年，打印成本预估为180000元/年，存储空间成本为90000元/年，打印成本为100000元/年。传统的财务档案管理方式已难以满足企业高效运营的需求，金牌橱柜急需一种更智能、更高效的解决方案。
财务档案管理痛点大揭秘
在财务档案管理的道路上，金牌橱柜遭遇了诸多棘手的难题。
– 整理环节：数据孤岛困境
会计档案犹如散落的珍珠，分散在各个系统之中。档案数据难以有效利用，财务人员不得不逐一进行打印、手工匹配、组装、装订和上架等繁琐操作。这种低效率的工作方式，不仅耗费了大量的时间和精力，还容易出现错误，影响档案的准确性和完整性。
– 保管环节：交接难题
财务临时保管档案1年后，需要移交至综合档案管理。这一过程涉及到大量的资料交接和审核，容易出现档案丢失、损坏等问题，给企业的档案管理带来了极大的风险。
– 存储环节：空间压力
独立档案室用于存放纸质档案，随着业务的不断发展，档案数量急剧增加，档案室的空间压力也越来越大。不仅如此，纸质档案的存储还面临着防潮、防火、防虫等诸多问题，增加了企业的管理成本。
– 管理利用环节：人工翻查低效
以纸质档案管理为主的方式，在每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查。这种方式不仅效率低下，而且容易遗漏重要信息，无法满足企业对档案快速查询和利用的需求。
合思解决方案：聚合财务数据分析的智慧之钥
面对金牌橱柜在财务档案管理方面的重重困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
– 统一存储：打破数据壁垒
合思的解决方案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。通过聚合财务数据分析，将分散的数据集中起来，形成了一个完整的财务档案数据库，为企业的财务管理提供了有力的支持。
– 业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。通过聚合财务数据分析，能够清晰地展示业务与财务之间的关联，为企业的决策提供更加准确的依据。
– 数据共享，一站式查阅：便捷高效新体验
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。财务人员只需在系统中输入关键词，即可快速准确地找到所需的档案信息，大大提高了工作效率。
– 银行回单无纸化：降本增效新举措
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理。通过聚合财务数据分析，不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了数据的准确性和及时性，助力企业降本增效。
方案实施：精心打造数字化转型之路
合思团队深知，一个好的解决方案需要科学合理的实施过程才能发挥最大的作用。
– 沟通了解：精准把握需求
合思团队与金牌橱柜相关部门进行了深入的沟通，全面了解其现有档案管理流程和系统情况。通过聚合财务数据分析，对金牌橱柜的财务档案管理现状进行了精准画像，为后续的个性化配置和开发奠定了基础。
– 个性化配置：量身定制方案
依据金牌橱柜的业务特点和需求，合思对档案系统进行了个性化配置和开发。通过聚合财务数据分析，将金牌橱柜的业务流程和管理要求融入到系统中，确保系统能够更好地满足企业的实际需求。
– 操作培训：提升员工能力
为了确保员工能够熟练使用新系统，合思开展了对金牌橱柜员工的系统操作培训。通过聚合财务数据分析，针对不同岗位的员工制定了个性化的培训方案，提高了员工的操作技能和工作效率。
– 测试优化：确保系统稳定
在实施过程中，合思不断进行测试和优化，保证系统的稳定性和功能的完整性。通过聚合财务数据分析，及时发现系统中存在的问题，并进行针对性的解决，确保系统能够为企业提供高效、稳定的服务。
成果效益：数字化转型带来的显著变革
经过一段时间的实施，合思的解决方案在金牌橱柜取得了显著的成果和效益。
– 效率提升：档案整理与查询不再繁琐
档案匹配耗时减少84%，大大提高了档案整理的效率。财务人员再也不用为繁琐的档案整理工作而烦恼，能够将更多的时间和精力投入到核心业务中。档案查询耗时减少80%，使得档案的利用更加便捷。无论是财务人员还是管理人员，都能够快速准确地获取所需的档案信息，为企业的决策提供了有力的支持。
– 成本降低：节省开支助力企业发展
预估节省总体成本30万+/年，降低了企业的运营成本。通过银行回单无纸化管理和档案数字化存储，减少了打印成本和存储空间成本，为企业节省了大量的资金。
– 合规保障：满足企业管理要求
档案合规性达到100%，满足了企业对档案管理合规性的要求。通过聚合财务数据分析，合思的解决方案能够对档案进行全面的监控和管理，确保档案的真实性、完整性和安全性。
金牌橱柜反馈：高度认可合思解决方案
金牌橱柜相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他们表示，合思的解决方案有效解决了公司档案管理的难题，提高了工作效率和准确性。财务人员反馈，系统操作简便，大大减轻了他们的工作负担。管理层认为，合思档案系统助力企业实现了数字化转型，提升了企业的核心竞争力。员工们普遍认为，无纸化管理让工作更加便捷，也响应了环保号召。
在当前经济环境下，企业的数字化转型已成为必然趋势。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，拥有丰富的经验和成功案例。合思推出的合思档案管理平台全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，能为企业提供高效、合规的档案管理解决方案。众多像金牌橱柜这样的企业选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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