在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，也曾在财务管理方面面临诸多挑战。而合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，为动力源提供了有效的财务数字化解决方案，尤其在电子账单管理方面发挥了重要作用，成功解决了动力源的财务痛点。
动力源业务背景：复杂体系下的财务困境
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设有30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司内部涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大而复杂的组织架构，对财务数字化管理提出了极高的要求。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等。但在实际运营中，整体流程依然复杂，系统之间存在较高的壁垒，与预期的数字化效果差距较大。在电子账单管理方面，多系统操作体验差的问题尤为突出。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，极大地降低了工作效率。同时，报销数据需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也只能通过手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，给电子账单管理带来了极大的风险。
此外，系统的割裂使得数据分散，信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标等环节分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以落地，电子账单管理无法形成有效的闭环。
合思解决方案：打通电子账单管理全流程
面对动力源的财务困境，合思为其量身定制了一系列解决方案，在电子账单管理方面实现了全面升级。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，这样一来，就实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，电子账单管理的数据来源更加准确和及时，为后续的财务管理提供了坚实的基础。
无需报销模式的引入，更是为电子账单管理带来了革命性的变化。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标的管控，确保了消费即合规。财务人员则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档。这一系列操作不仅提高了电子账单管理的效率，还减少了人为错误，提升了财务管理的准确性。
合思的系统连接能力也非常强大。其Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率，使得电子账单管理更加流畅和高效。
方案实施步骤：攻坚克难确保系统上线
合思与动力源于2021年展开了财务数字化合作，整个项目历经了项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维等各个阶段。
在实施过程中，合思项目经理周晓培面临着巨大的压力。项目要求高、时间要求紧，各种意想不到的困难接踵而至。但周晓培并没有退缩，为了保证项目进度，他加班加点，任劳任怨。他通过有效的沟通，为项目团队提供了成功客户的实施案例作为参考。在遇到难题时，他恪尽职守，积极解决，确保了威付（合思费控）系统的正常使用。正是这种专业和负责的态度，使得合思的解决方案能够顺利落地，为动力源的电子账单管理带来了实质性的改变。
实施成果效益：电子账单管理成效显著
经过合思解决方案的实施，动力源在电子账单管理方面取得了显著的成果和效益。
多系统集成使得数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地获得报销款项，提高了工作积极性。同时，会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的基础工作中解脱出来，能够将更多的精力投入到更有价值的财务管理工作中。
在员工体验方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时，多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步提高了员工的满意度。
在财务管理方面，财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，能够为企业的战略决策提供更有价值的支持。
动力源评价反馈：认可合作期待未来发展
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。他认为合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业的全球化业务。这充分说明合思的解决方案得到了动力源的认可，也为双方未来的合作奠定了坚实的基础。
合思凭借专业的解决方案和优质的服务，帮助动力源解决了财务痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在电子账单管理方面，合思的解决方案更是发挥了重要作用，为动力源打造了一个高效、准确、合规的财务管理体系。如果您的企业也面临类似的财务问题，不妨选择合思，让有限更有效。现在您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，开启电子账单管理的新篇章。
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