在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型中也遇到了诸多挑战。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。公司拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。使用部门包括营销中心、人力资源部、财经管理部、IT管理部、战略管理部、生产中心等。如此庞大而复杂的组织架构和业务体系，在财务数字化转型过程中，面临着重重困境。接下来，让我们深入了解动力源在财务数字化转型中所遭遇的痛点。
转型痛点凸显：财务数字化荆棘之路
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自研系统整合困局
动力源拥有大量自研系统，但这些系统之间难以整合。传统的手工报销模式弊端丛生，员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，极为不便。而财务人员在处理报销数据时，还需手工录入系统，大大增加了工作量。同时，发票验真、查重等工作也依赖手工操作，假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得工作效率低下。在电子账单管理方面，这种系统的不整合导致电子账单数据分散，难以集中管理和分析。 -
系统割裂数据滞后
系统的割裂导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标等分别分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。在电子账单管理上，数据的分散和滞后使得电子账单的统计和分析变得困难，无法为企业决策提供及时有效的支持。 -
业务复杂报销繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作极为繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车则由员工垫资。这种复杂的业务模式和报销模式，给电子账单管理带来了极大的挑战，电子账单的分类、核对和结算变得异常困难。 -
组织流程繁杂难统一
公司组织架构迅速扩展到全国，导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交出差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。在电子账单管理方面，不同的流程和操作方式使得电子账单的生成和管理缺乏统一的标准，增加了管理的难度。
合思方案登场：财务数字化破局之道
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系统集成打破孤岛
合思在系统集成方面展现出了强大的能力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作。在电子账单管理上，系统集成使得电子账单的数据能够在不同系统间流畅流通，实现了集中管理和分析。 -
无需报销重塑流程
合思的无需报销模式具有颠覆性。它重塑了商旅出行流程，业务人员因公消费免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费受到申请单和差标的管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式简化了电子账单管理的流程，提高了电子账单处理的效率和准确性。 -
强大连接畅通数据
合思的系统连接能力非常强大。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据实现跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。在电子账单管理方面，强大的系统连接能力使得电子账单的数据能够及时、准确地在各个系统间传递，为企业的财务管理提供了有力支持。
方案实施有序：步步推进成效可期
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系统集成先行
首先，合思对动力源现有的HR、BPM等系统与合思费控进行对接。这一步骤确保了数据的流通和共享，为后续的电子账单管理提供了坚实的基础。通过系统集成，电子账单的数据能够在不同系统间自由流动，实现了数据的集中管理和分析。 -
推广无需报销模式
在系统集成完成后，合思逐步推广无需报销的模式。引导员工适应新的消费和报销流程，并对员工进行相关培训，让他们了解免垫资、免开票等操作的便利性和合规性。这一过程中，电子账单管理的流程得到了简化，员工在消费时无需再为报销而烦恼，电子账单的生成和处理也更加高效。 -
优化系统连接能力
合思不断优化系统的连接能力，利用Open API和自定义流程引擎技术，实现与第三方系统的无缝对接。保证了业务数据的实时同步和高效处理。在电子账单管理方面，优化后的系统连接能力使得电子账单的数据能够更加及时、准确地在各个系统间传递，为企业的财务管理提供了更加有力的支持。
成果效益显著：财务数字化转型硕果累累
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操作体验全面革新
多系统集成后，数据实现互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。在电子账单管理方面，员工能够更加便捷地提交和查看电子账单，提高了电子账单管理的效率。 -
成本节约效率提升
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。在电子账单管理上，这些变化使得电子账单的处理更加高效，减少了人工成本。 -
费控合规结算统一
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力做更有价值的工作。在电子账单管理方面，费控的合规性和结算的统一性得到了加强，电子账单的管理更加规范。 -
全程管控决策高效
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。他们可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。在电子账单管理方面，全程管控使得电子账单的数据能够为企业决策提供更加有力的支持。
动力源评价反馈：合思方案获认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
如果你也面临着财务数字化转型的难题，希望提升企业的财务管理效率和效益，不妨选择合思。我们将为你提供专业、高效的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用我们的系统，开启财务数字化转型的新征程。
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