在我国，电子凭证改革正以迅猛之势推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。
然而，企业在财务档案管理方面却面临着诸多痛点。传统的纸质档案管理方式，存在着确认单据、发票、回单和凭证一致性耗时久的问题。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，就需要花费大量时间来处理这些事务，而且档案遗失的情况也难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。同时，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。如COMMUNE幻师档案耗材、打印、存储成本达53323元/年。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，无法确保数据安全可用，不满足管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，且档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。
面对这些行业痛点，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。合思凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合财务数据分析、聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，助力企业实现真正数字化。合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供优质的本地化服务。
核心功能亮点：打造档案管理的智慧引擎
合思档案具有诸多核心功能亮点，能够为企业的档案管理带来质的飞跃。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，达成电子会计档案全生命周期管理。在智能采集方面，它借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，实现高效采集。其预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案管理提供了坚实的基础。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，确保档案管理的有序进行。档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
在档案采集上，合思档案采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，实现了采集的高效性和准确性。通过智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件，确保档案制档的规范性和完整性。同时，精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求，保障了档案管理的安全性和合规性。
企业使用收益：降本增效的有力武器
企业使用合思档案能获得诸多具体收益。首先，自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这充分体现了合思档案在提高工作效率、降低成本方面的显著作用。
其次，合思档案能够降低企业成本，包括耗材成本、存储成本和人力成本。一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业使用合思档案后年总节约成本338,910元。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省。
再者，合思档案可以提高工作效率。云南菜品牌连锁经营使用合思档案后业财融合提升80%，财务提效90%。这表明合思档案能够帮助企业打破数据壁垒，实现业财一体化数据融合，从而提升整体运营效率。
最后，合思档案能够保障档案合规性。中文传媒通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。这为企业的合规经营提供了有力保障。
典型应用场景：贴合企业实际需求
合思档案在多个典型应用场景中发挥着重要作用。在财务审计场景中，合思档案支持灵活的账户权限配置，审计人员通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规。高新兴科技集团通过合思档案实现档案全场景数字化利用，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。这使得企业的审计工作更加便捷、高效。
在报销场景中，员工可以通过线上提交申请，实现自动化报销和聚合财务数据分析。COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，报销效率提升300%。这大大提高了员工的报销体验，也减轻了财务人员的工作负担。
在档案存储场景中，企业可以通过虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。好想你健康食品股份有限公司借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，方便了档案的管理和查找。
在业财融合场景中，合思档案能够打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合。金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储凭证、单据、合同、回单等四证，实现业务证据链完整，业财一体双向穿透。这有助于企业更好地进行决策和管理。
客户成功案例：实力见证价值
众多不同行业的客户成功案例，充分证明了合思档案的价值。好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，实现数据同源，一键联查，工作效率有效提升；自动组装，审计便捷；借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，减少人工耗时和管理成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现无纸化管理、去人工化和资产化，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%，实现全面无纸化管理降低运营成本，年节省超30万元。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储、搭建业务证据链、实现数据共享和银行回单无纸化，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。
未来财务用合思，让有限更有效。合思已经帮助7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人实现降本增效、合规经营和低碳运营。目前我国电子凭证数字化转型加速，电子凭证全流程无纸化时代已经到来，企业选择合思档案是顺应时代潮流、实现财务数智化转型的明智之举。
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