合思档案：助力企业信息化建设，开启档案管理新时代

在当今企业信息化建设的浪潮中，档案管理却成为众多企业的痛点。纸电混合时代，企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大的难题。大量的纸质档案不仅需要耗费巨额的存储成本，而且杂乱无章的数据难以汇总整理，更无法进行有效的分析利用，这无疑给企业的决策带来了极大的困扰。

财务人员则深陷于繁琐的档案整理工作中。面对海量的档案数据，他们需要手动逐一匹配、核对确认，这种枯燥繁复的工作不仅耗费大量时间，还会降低工作热情，影响工作效率。

业务人员在出差、招待后的报销流程也十分繁琐。他们需要留存纸质票据并上交，这一过程不仅耗费时间，还容易出现票据丢失等问题。

同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本体现在手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。

在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业信息化建设中的档案管理难题提供了有效的解决途径。

领先方案：满足多元场景需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，为企业信息化建设中的档案管理提供了全方位的支持。该方案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。该平台涵盖电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表等）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案），让企业的档案管理更加高效、便捷。

大数据解决方案更是强大，支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案则可灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案，满足企业不同场景下的档案管理需求，推动企业信息化建设的深入发展。

核心亮点：彰显档案管理优势

• 多源采集：灵活高效数据获取
  在企业信息化建设中，数据采集是关键的一步。合思档案在多源采集方面表现出色。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。

同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活高效的数据采集方式，为企业的档案管理提供了坚实的数据基础。

• 智能制档：大幅提升工作效率
  合思档案的智能制档功能是其核心亮点之一。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。

已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析。这一功能极大地提升了档案管理的工作效率，推动了企业信息化建设的进程。

• 专用版式：降低成本增强扩展
  合思档案的专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。它还支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。这种创新的版式设计，为企业信息化建设中的档案管理提供了新的思路。

• 双模检测：保障数据真实完整
  为了保障归档数据的真实、完整、安全、可用，合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。该方案围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。检测结果可查阅，可追溯，保障了业务数据的完整性，为企业信息化建设中的档案管理提供了可靠的保障。

用户收益：多方共赢成效显著

• 高管层面：决策数智化与降本增效
  对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。通过助力企业决策数智化，提升财务服务效率，企业能够在企业信息化建设的道路上打响数字化转型决胜之战。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

• 财务人员：高效工作与透明管理
  归档员/财务人员使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。他们能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率，更好地适应企业信息化建设的要求。

• 外部审计：便捷审计与高效沟通
  外部审计人员使用合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。这大大提高了审计工作的效率，为企业信息化建设提供了有力的支持。

典型应用：场景覆盖精准有效

• 单套制解决方案：实电结合高效管理
  在单套制解决方案场景中，业务及管理流程包括实物流转和电轨运行。实物流转涵盖业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节；电轨运行则是线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询；纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高；会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规，为企业信息化建设提供了高效的档案管理模式。

• 档案扩展解决方案：灵活扩展管理范围
  档案扩展解决方案场景下，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足了企业在企业信息化建设中不断变化的档案管理需求。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  证据链完整性解决方案场景通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，为企业信息化建设中的财务安全提供了保障。

• 共享调阅解决方案：满足精细查阅需求
  共享调阅解决方案场景满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，推动了企业信息化建设中的档案信息共享。

成功案例：见证实际应用效果

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这一显著的成效充分证明了合思档案在提升企业运营效率方面的强大能力，为企业信息化建设提供了有力的支持。

某企业年单据量2.6亿，使用合思档案后实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，业务 + 财务数据穿透联查，管理自动化，企业成本降低，在企业信息化建设中取得了良好的效果。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。这充分体现了合思档案在企业信息化建设中的环保和高效优势。

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