合思档案：革新企业合同归档解决方案

在当今纸电混合的时代，企业在财务档案管理领域面临着重重困境，宛如深陷迷雾之中，难以寻得清晰的方向。企业高管们承受着巨大的压力，纸质档案管理成本居高不下，不仅需要耗费大量资金用于打印、存储等方面，而且储存空间的需求也日益成为企业的一大负担。同时，由于档案数据缺乏有效的汇总和整理，使得这些数据难以被分析和利用，企业难以从这些宝贵的数据中挖掘出有价值的信息，从而影响了企业的决策制定。

财务人员则被繁琐的工作所困扰，他们需要花费大量的时间和精力手动逐一匹配、核对确认档案数据。这种枯燥繁复的工作不仅效率低下，而且容易出现错误，让财务人员疲惫不堪。业务人员在报销纸质票据时也面临着繁琐的流程，需要填写大量的表格、提交各种文件，耗费了大量的时间和精力。

企业还面临着诸多成本和风险问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本持续攀升，档案室和档案柜等存储空间的需求不断增大，给企业带来了沉重的经济负担。高隐形成本同样不容忽视，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用，企业无法充分发挥档案数据的价值。此外，高合规风险也如影随形，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力因素，纸质档案可能会受到损坏，给企业带来不可挽回的损失。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这就要求企业必须拥有专业的电子会计档案管理平台，以适应这些新的要求。然而，企业在推行数字化的过程中，虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节仍然存在着诸多问题。纸质文件的储存和数据存储线下载体的问题尚未得到有效解决，无法保证档案的原生性，从而影响了企业财务档案管理的合规性和全面数字化进程。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面、专业的合同归档解决方案，如同为企业在迷雾中点亮了一盏明灯，指引着企业走出困境。

合思档案解决方案全景透视

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，构建了一个全方位、多层次的档案管理体系。它广泛连接业财系统，就像一个强大的纽带，将各个系统紧密地联系在一起，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。这种强大的功能能够满足企业不同场景下的档案管理需求，无论是小型企业还是大型集团企业，都能在合思档案中找到适合自己的解决方案。

对于CEO和高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，为企业积累宝贵的财富。通过保障合规管理，企业可以避免因合规问题而带来的风险和损失。同时，它还能提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业决策提供有力的支持，助力企业实现决策的数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。

对于归档员和财务人员而言，合思档案就像是他们的得力助手。它能够提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作，将更多的时间和精力投入到更有意义的工作中。实现档案数据同源后，便于进行监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案的利用效率。

对于外部审计工作，合思档案也提供了极大的便利。它实现了档案外审的在线化、可溯源，审计人员可以通过一键查询借阅功能，快速获取所需的档案资料。权限一键下放和回收的功能，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案核心功能亮点剖析

• 智能采集：数据汇聚的强大引擎
  合思档案的智能采集功能是其一大亮点，它支持多源采集，就像一个高效的情报收集员，能够从多个渠道收集数据。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API，实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，它还支持自定义数据采集方案，满足企业个性化的需求，同时也支持手动采集和自主补录零散会计资料，确保数据的完整性。

• 智能制档：高效匹配的智慧魔法
  智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装，就像一个神奇的魔法师，能够将不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。它还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化展示，让工作人员能够清晰地了解工作进展。通过字段映射，让查阅更加便捷，打破了业务属性标签的限制，提高了档案的利用效率。

• 双模式检测：数据安全的坚实护盾
  合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，这就像是一个严密的安全卫士，围绕财务数据文件和业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性，为企业的数据安全提供了坚实的保障。

• 精细管理：权限与目录的灵活掌控
  在档案管理方面，合思档案的权限管理精准细致，支持自定义创建用户管理角色，就像一个精细的管理员，能够隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等，系统规范预置档号并支持企业自主排列、扩展，满足企业多样化的管理需求。

用户使用合思档案的收益洞察

使用合思档案，企业能够获得显著的降本增效成果。它可以节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，实现档案不打印，让企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档的繁琐和低效。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让企业的财务管理更加顺畅和高效。

合思档案让数据“活起来”，真正实现了档案数据的有效利用，从数据到决策，为企业提供了有力的支持。它帮助企业实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升，从而实现企业效益的最大化。

合思档案典型场景展示

• 单套制解决方案：便捷高效的管理模式
  单套制解决方案适用于各类企业，它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，实物流转涵盖业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节，电轨运行则实现了线上一套电子数据管理，保证了财务档案证据链完整、档案数据勾稽关系完整、纸质原文件高效归档、档案数据真实合规。

• 档案扩展解决方案：灵活扩展的管理利器
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，满足企业不断变化的需求。

• 证据链完整性解决方案：合规保障的坚实防线
  证据链完整性解决方案从财务视角进行档案证据链完整性检测，通过可视化规则引擎提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照规则将零散档案数据业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规，为企业的财务管理提供了坚实的保障。

• 共享调阅解决方案：满足多元需求的查询工具
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的多维度查询条件和多种浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足不同人员的查询需求，提高了档案的利用效率。

合思档案客户成功案例见证

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。例如，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，凭证与单据关联次数达350亿次。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合。合思档案采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，取得了标准化落地、电子会计档案合规、低碳环保的成效。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年。

某企业档案管理低效，存在档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等痛点。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总成本30W +/年，档案匹配耗时减少了84%。

某民办教育集团档案管理在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案提供数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案服务了众多知名企业，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，获得了客户的高度认可，值得企业信赖。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，为企业提供了便捷的服务。企业可以拨打400 – 105 – 6505进行咨询，也可以登录网站www.hosecloud.com了解更多信息，还能通过微信公众号和微信小程序获取最新动态。现在就联系合思，开启免费试用，体验高效财务档案管理之旅，让合思档案为您的企业解决财务档案管理问题，助力企业实现数字化转型和可持续发展。