合思在线档案管理解决方案：引领财务数智化新潮流

在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数智化已成为企业发展的必然趋势。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了一套卓越的在线档案管理解决方案。

自2024年11月1日铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，到12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单，我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。

合思创立于2014年，是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过其敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润，而合思档案则是其在电子会计档案管理领域的杰出成果。

传统管理痛点剖析

• 电子凭证“最后一公里”难题待解
  虽然电子凭证开具端已基本实现数字化适配，但电子凭证接收、报销、入账、归档的最后一公里仍困难重重。传统的管理方式已难以适应数字化时代的需求。
• 纸质档案管理弊病丛生
  传统纸质档案管理存在诸多问题。以一些企业为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况也难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高昂。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。在业务流程方面，像报销、采购付款等业务，需要打印、整理、装订及归档，占用库房人员管理成本，借阅流程及实物借出繁琐。电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅。在回单、发票、凭证管理上也各有问题，回单管理方面，档案耗材、打印、存储成本高，物理存储需求大、检索低效，信息整合复杂、风险管理难，合规审计滞后；发票管理方面，报销周期长，报销流程繁琐、重复报销频发，发票关联及调阅源头复杂耗时；凭证管理方面，纸质档案难以满足快速变化的法规要求，ERP财务凭证与各业务系统存在信息壁垒，导致数据整合困难，传统纸质档案管理方式限制档案处理效率，增加存储与维护成本。

合思整体解决方案策略

• 全方位服务构建数智化生态
  合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。这一在线档案管理解决方案，让企业的财务管理更加高效、便捷。
• 全生命周期管理精细把控
  合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理。在智能采集方面，借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，确保档案信息的准确收集。预归档服务通过集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续管理做好准备。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，保证档案的安全与有序。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
• 流程优化提升管理效能
  通过流程的识别与优化，合思展开跨部门协调，实现流程顺畅，效率提升。流程化方面，不同流程的需求推动个性化的系统建设，通过数字化平台固化流程，提高效率。系统化打破数据孤岛，实现业财一体化数据融合。一体化在旧档前建立完整的财务证据链，实现全面无纸化。无纸化则在归档前建立完整的财务证据链，确保企业财务管理的全面数字化转型。

合思档案核心模块揭秘

• 便捷管理开启档案新时代
  合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，为电子会计档案管理带来了极大的便利。业务层涵盖内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，以及核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层则包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等，满足企业多样化的需求。
• 成长历程见证实力积累
  合思档案成长历程丰富。2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作。2021年以政策为导向，聚焦财务档案助力多个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过。2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践。2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
• 全生命周期管理保障高效安全
  合思档案实现财务档案「采制管用」全生命周期管理，全流程合规化、自动化、数字化，保障了档案管理的高效与安全。这一在线档案管理解决方案，让企业的档案管理更加科学、规范。

合思档案竞争优势突显

• 自动化与便捷性领先
  自动化归档告别重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。合思档案的这些特点，使其在市场竞争中脱颖而出。
• 强大实力提供坚实后盾
  合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具有强大的资金和技术实力支持产品研发和服务。这为合思档案的持续创新和优化提供了有力保障。
• 优质服务覆盖广泛
  秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供广泛且优质的服务。
• 众多客户认可彰显价值
  截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多客户的选择证明了合思产品的可靠性和有效性。

成功案例彰显实际效果

• 好想你：效率提升成本降低
  好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，数据同源，为财务人员实现便捷利用，一键联查，工作效率有效提升。自动组装，审计便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率。借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。方案收益显著，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
• COMMUNE幻师：自动化与数据分析双赢
  COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析。去人工化，减少人力成本50%，提高效率。资产化，深度分析档案数据，满足内审需求。方案收益包括纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
• 云海肴：业财融合降本增效
  云海肴通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%。实现记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。节省打印、存储等总体成本30万/年。财务提效90%，成功落地了精细化运营的财务中台，业财融合达成80%，100%的合规降本。
• 金牌橱柜：数据整合合规降本
  金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料之间关系的搭建，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效。方案收益为档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性100%。

合思服务体系贴心支持

• 广泛网络提供及时服务
  合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为不同地区的客户提供及时、有效的服务。无论是大型企业还是中小企业，都能享受到合思的优质服务。
• 专业团队保障产品升级
  合思拥有专业的研发团队，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断对产品进行优化和升级，以满足客户日益变化的需求。这确保了合思档案始终保持领先的技术水平。
• 全程支持助力客户成长
  合思秉承以客户为中心的服务理念，从产品的实施到售后，全程为客户提供支持和保障，帮助客户更好地使用合思档案系统。合思为客户提供全面的财务数智化服务，除电子会计档案管理外，还包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析等，形成一站式服务体系。

合思档案为企业提供了全面、高效、合规的在线档案管理解决方案，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。随着电子凭证数字化转型的进一步加快，合思将继续发挥自身优势，不断创新和完善产品与服务，为更多企业提供优质的财务数智化支持。众多成功案例证明了合思档案在实际应用中的显著效果，未来合思有望在电子会计档案管理市场占据更重要的地位，推动行业的发展。合思将持续秉持以客户为中心的服务理念，不断满足客户需求，与客户共同成长，为企业的财务数智化转型贡献更多力量。如果您想体验这一卓越的在线档案管理解决方案，不妨免费试用，开启企业财务数智化新篇章。