在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年即将实现数电票全覆盖，这一变革使得企业财务档案管理不得不直面新的难题，会计信息化建设的需求变得刻不容缓。
在纸电混合的时代背景下，企业的不同角色都面临着各自的困境。企业高管常常为纸质档案管理的高成本而苦恼，不仅存储占用大量空间，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深入的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一进行匹配和核对，枯燥又繁琐。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存和上交流程复杂，耗费了大量的时间和精力。
同时，企业档案管理还存在着诸多成本和风险问题。高显性成本体现在纸质凭证输出的耗材成本居高不下，以及对档案室和档案柜等存储空间的大量需求；高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅的条件不够精细，导致数据无法得到有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素而损坏。
在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，它作为一款优秀的会计信息化工具，为企业的财务档案管理带来了全新的思路和方法。
合思档案解决方案概览
合思档案提供了一套全面且领先的解决方案，犹如一位全能的管家，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。
它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。通过广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据以及自定义档案的自动匹配，确保各类档案应收尽收。其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的显著特点，涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）等丰富内容。
此外，合思档案的大数据解决方案更是强大，支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。而档案扩展解决方案则具备灵活扩展的业务模型，可通过多途径自动化归集各类介质档案。合思档案作为一款会计信息化工具，以其强大的功能和全面的解决方案，为企业的档案管理提供了有力的支持。
核心功能亮点剖析
- 多源采集：灵活高效的信息获取
合思档案在多源采集方面表现出色，是一款极具灵活性的会计信息化工具。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API，能够实现快速集成。同时，预制的系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。并且，它还支持自定义数据采集方案，能够满足不同场景的采数需求。
对于那些不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案也提供了多种便捷的手动数据补录方式。例如，它可以处理单张PDF大文件，实现多张回单/发票的自动切割，还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。
- 智能制档：高效精准的档案整合
智能制档是合思档案的又一核心优势，充分体现了其作为会计信息化工具的高效性。会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。
通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，合思档案能够完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和更直接地分析数据。
- 双模式检测：全面可靠的质量保障
合思档案提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，为档案数据的质量提供了全面可靠的保障，是一款值得信赖的会计信息化工具。围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，它展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，确保归档数据真实、完整、安全、可用。
业务检测则基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，让企业对档案数据的质量心中有数。
用户使用收益呈现
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高管视角：数智决策与降本增效
对于企业的CEO/高管来说，合思档案这款会计信息化工具能够帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据的价值。它助力企业决策数智化，提升财务服务效率，为企业的数字化转型奠定坚实基础。同时，借助数字化手段，合思档案可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。 -
财务人员视角：高效工作与数据透明
对于归档员和财务人员而言，合思档案能够显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。使用合思档案，他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。 -
外部审计视角：便捷审计与高效沟通
在外部审计方面，合思档案作为会计信息化工具发挥了重要作用。它实现了审计不进档案室，使档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限也能一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
典型场景应用展示
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共享调阅场景：精准查询与精细管控
在共享调阅场景中，合思档案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。作为一款出色的会计信息化工具，它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件进行查询，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控的要求。 -
数电票处理场景：全流程闭环管理
在数电票处理场景中，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理，是企业处理数电票的得力会计信息化工具。 -
实物备查场景：创新管理与便捷利用
在“纸电混合”阶段，合思档案在实物备查场景中发挥了重要作用。基于会计档案原文件保管要求，它通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用，充分体现了其作为会计信息化工具的创新性和实用性。
客户成功案例激励
众多企业已经通过使用合思档案这款会计信息化工具，实现了财务档案管理的升级和业务的发展。
海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加了18.9倍，而作业人员仅增加了9人，凭证自动化率达到了91.6%。
某企业年单据量2.6亿，此前存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。
如果您也想体验合思档案这款优秀的会计信息化工具带来的便利和价值，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。合思档案在北京、上海、杭州等多地都设有联系方式，电话是400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，您还可以通过微信公众号二维码和微信小程序二维码进一步了解和联系我们。
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