在当今数字化时代，企业的发展离不开高效的管理与创新的技术支持。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，凭借卓越的设计与制造能力，拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。其业务版图遍布全球，超4000家高端品牌专卖店闪耀各地，海内外5大专业生产基地有序运转，92家归档主体协同作业，企业员工多达6000余人。然而，随着业务的蓬勃发展，海量档案存储成为了困扰企业的一大难题。
金牌橱柜每年产生的记账凭证量高达2198061张，业务单据量494949张，银行回单量177744张，发票量123247张。如此庞大的档案数量，使得装订配耗时预估达66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。面对这些难题，金牌橱柜急需一套高效的档案管理解决方案，而合思的出现，为其带来了新的转机。
档案管理迷雾：金牌橱柜的困境与挑战
- 整理环节：数据孤岛中的艰难跋涉
在档案整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中。这些档案数据难以有效利用，财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，每一个步骤都耗费着大量的时间和精力。数据的分散导致了信息的割裂，使得档案管理工作陷入了繁琐和低效的困境。 - 保管环节：交接流转的复杂棋局
财务部门对档案进行临时保管1年后，需移交至综合档案管理部门。这一过程涉及多个环节和部门，交接手续繁琐，容易出现档案丢失或损坏的情况。同时，不同部门之间的沟通和协调也存在一定的困难，进一步增加了档案保管的难度。 - 存储环节：纸质仓库的空间之困
金牌橱柜采用独立档案室来存放纸质档案，随着档案数量的不断增加，存储空间日益紧张。纸质档案的存储不仅需要占用大量的物理空间，还需要投入高额的存储成本。此外，纸质档案容易受到火灾、水灾、虫害等自然灾害的影响，存在一定的安全隐患。 - 管理利用环节：手工翻查的低效之痛
在档案管理利用方面，金牌橱柜主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，不仅效率低下，而且容易出现漏查、错查的情况。这种传统的档案管理方式已经无法满足企业快速发展的需求，急需进行数字化转型。
合思妙方：开启档案管理新征程
- 统一存储：打破数据壁垒的魔法钥匙
合思为金牌橱柜提供的解决方案中，统一存储是关键的一环。通过打破数据孤岛，合思将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。这就如同将散落在各处的珍珠串成了一条美丽的项链，使得档案数据更加有序、易于管理和利用。 - 业务证据链完整：构建业财一体的坚固桥梁
合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务层面追溯到财务数据，也可以从财务数据反推到业务流程，从而加强了企业的财务管理和风险控制。这种业财一体的管理模式，为企业的决策提供了更加准确、全面的信息支持。 - 数据共享：一站式查阅的便捷之旅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。工作人员只需在系统中输入关键词，即可快速准确地找到所需的档案信息，大大提高了查阅效率。这种便捷的查阅方式，节省了大量的时间和人力成本，让企业能够更加高效地开展工作。 - 银行回单无纸化：降本增效的绿色之路
海量档案存储中，银行回单的管理是一个重要的方面。合思实现了银行回单的全面无纸化管理，通过自动采集、切割、组装海量银行回单，不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了数据的准确性和及时性。这种无纸化管理模式，符合企业的可持续发展战略，为企业带来了显著的经济效益和环境效益。
方案落地：步步为营的实施之路
- 智能采集：多元渠道的精准捕获
合思档案具有强大的智能采集功能，通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），能够精准地采集档案数据。这些多元的采集渠道，确保了档案数据的完整性和准确性，为后续的处理和管理奠定了坚实的基础。 - 预归档服务：数据初筛的精细加工
采集到的档案数据需要进行初步处理，合思的预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等功能，对数据进行精细加工。通过对数据的分类、整理和清洗，提高了数据的质量和可用性，为档案的存储和管理提供了有力支持。 - 基础管理：全流程保障的有序运转
合思的基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个环节，通过建立完善的管理制度和流程，保障了档案的有序管理。在档案存储方面，采用了先进的存储技术和设备，确保档案数据的安全和可靠；在检索方面，提供了多种检索方式，方便用户快速找到所需的档案信息；在借阅和销毁方面，严格遵循相关规定和流程，确保档案的使用和处理符合法律法规的要求。 - 档案服务：全方位支持的决策利器
合思的档案服务不仅提供了基本的档案管理功能，还能够辅助审计、项目管理、统计分析等工作。通过对档案数据的深入挖掘和分析，为企业提供了全方位的服务支持，帮助企业做出更加科学、合理的决策。
成效显著：金牌橱柜的华丽转身
- 效率提升：时间成本的大幅缩减
使用合思解决方案后，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率和质量。同时，快速的档案查询也为企业的决策提供了更加及时的支持，增强了企业的竞争力。 - 成本节约：真金白银的切实收益
合思的解决方案为金牌橱柜预估节省总体成本30万+/年。通过减少打印成本、存储空间成本和人力成本，企业的运营成本得到了有效控制。这些节约下来的资金可以用于企业的研发、生产和市场拓展等方面，为企业的发展提供了更多的资金支持。 - 合规保障：企业运营的坚实后盾
在档案合规性方面，合思的解决方案帮助金牌橱柜达到了100%的合规标准。通过建立完善的档案管理制度和流程，确保了档案的真实性、完整性和安全性。这不仅符合法律法规的要求，也为企业的长期稳定发展提供了坚实的保障。
客户盛赞：合思方案的卓越价值
金牌橱柜对合思的解决方案给予了高度评价。合思档案帮助金牌橱柜解决了档案管理的难题，实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。一站式查阅功能让档案查询更加便捷，节省了大量时间和人力成本。全面无纸化管理降低了企业的运营成本，符合企业的可持续发展战略。业财一体双向穿透的证据链条，加强了企业的财务管理和风险控制。
在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也面临着海量档案存储和管理的难题，不妨选择合思的财务数智化服务。现在就可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其带来的高效与便捷，开启企业档案管理的新篇章。
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