在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局拉开全面数字化的电子发票试点工作序幕，截至 2023 年 12 月 1 日，这项试点已全面覆盖全国 36 省区市。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准，更是标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式来临。然而，全面数字化应用的道路并非一帆风顺，企业在转型过程中面临着多重数字鸿沟。
在这一关键时期，北京合思信息技术有限公司凭借其专业的财务数智化产品和服务，成为众多企业财务数字化转型的得力助手。作为一家为企事业单位提供财务数智化解决方案的科技公司，合思秉持以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市构建了直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴将服务覆盖到国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。在差旅发票管控方面，合思也展现出了卓越的能力，为企业解决了诸多难题。
经典零食品牌的差旅发票管控困局
在竞争激烈的市场中，有一家畅销 30 余年的国民经典零食品牌，其销售版图覆盖全国，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。然而，辉煌背后却隐藏着诸多管理难题。
该企业的管理流程涉及多个系统，繁杂且低效。差旅平台对账方案缺乏灵活性，难以满足企业核算精细化管理的高要求。财务人员不得不花费大量时间在 Excel 中进行二次整理，人工记账不仅效率低下，还难以释放财务的真正价值。在差旅发票管控上，缺乏有效的手段，导致发票管理混乱。
同时，企业的事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，差旅成本居高不下。由于缺乏有效的差旅发票管控机制，企业难以实现精细化成本管控，每一张差旅发票都可能成为成本失控的隐患。
此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。在差旅发票管控方面，纸质发票和电子发票的混合管理更是增加了难度，使得企业在财务管理上陷入了困境。
合思：量身定制的差旅发票管控解决方案
面对该零食品牌的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，有效解决了差旅发票管控问题。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请后，可以通过合思商城进行订购，也可以选择 TMC 订购。之后，系统会生成对应的对账单，方便员工和财务人员进行核对。合思商城还具备同屏比价功能，员工可以在众多供应商中选择最优惠的价格，实现成本的有效控制。同时，在差旅发票管控上，系统会自动对发票信息进行采集和整理，确保发票的真实性和完整性。
在财务核算和记账环节，合思提供了对账结算中心。对于线上统一开票的情况，系统可以实现自动拆分结算、自动记账，大大提高了财务入账效率。对于线下统一开票的情况，财务人员可以进行线下结算和手工记账，同时系统会对发票信息进行记录和管理，方便后续的查询和审计。在差旅发票管控方面，合思的系统能够对发票进行自动校验和审核，确保发票符合企业的财务规定。
在档案管理方面，合思实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节实现 L3 级无需报销录入发票等档案。合思档案能够实现多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。这不仅提高了档案管理的效率，还确保了档案的安全性和完整性。在差旅发票管控上，档案管理系统可以对发票进行分类存储和检索，方便企业对差旅费用进行统计和分析。
合思的解决方案还具备便捷申请功能，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，真正实现了差旅报销的便捷化。同时，合思商城的统一开票、自动拆分对账、记账去人工化等功能，进一步提高了工作效率，减少了人为错误。在差旅发票管控方面，这些功能使得发票的管理更加规范和高效。
合思方案助力企业差旅发票管控成效显著
合思的解决方案为该零食品牌带来了显著的成效。
在差旅费用控制方面，企业年度节约了 200 万 + 的差旅费用。通过合思商城的同屏比价和自动对账功能，企业能够选择最优的供应商和价格，有效降低了差旅成本。同时，合思商城的差旅消费占比从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右，说明越来越多的员工选择通过合思商城进行差旅消费，进一步加强了企业对差旅费用的管控。在差旅发票管控上，费用的有效控制也得益于对发票的精准管理。
在财务入账效率方面，基于合思商城的线上开票、自动对账记账功能，企业的财务入账效率提升了 60%。差旅人员无需再为繁琐的报销流程烦恼，财务人员也无需花费大量时间进行人工记账和审核。这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。在差旅发票管控方面，高效的入账流程确保了发票能够及时准确地记录在财务系统中。
在业财连接和档案管理方面，合思的解决方案实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。企业打通了 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这使得企业的财务管理更加透明、规范，有效降低了财务风险。在差旅发票管控上，完善的档案管理确保了每一张差旅发票都有迹可循。
合思：企业财务数字化转型与差旅发票管控的坚实后盾
合思在助力企业财务数字化转型和差旅发票管控方面展现出了强大的能力和优势。通过为客户提供专业的解决方案，合思帮助企业解决了财务数字化转型过程中的诸多难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
合思具有强大的功能和特点，拥有差旅申请、商旅线上订购、发票采集、审核对账等 20 多项功能，还具备灵活定价模式、强大集成能力等优势。这些功能和优势使得合思能够满足不同企业的需求，为企业提供个性化的差旅发票管控和财务数字化转型解决方案。
随着电子凭证数字化转型的加速，合思将继续发挥自身技术优势，不断创新和完善产品服务，为更多企业提供有力支持。无论是差旅发票管控还是整体的财务数字化转型，合思都将是企业值得信赖的合作伙伴。
如果您的企业也在为差旅发票管控和财务数字化转型而烦恼，欢迎拨打 400 – 105 – 6505 咨询，或访问 www.hosecloud.com 了解更多。现在还可以免费试用合思的产品和服务，加入合思的大家庭，共同开启财务数字化转型新篇章。
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