合思档案：开启数字化发票处理新时代

在当今纸电混合时代，企业在档案管理方面面临着诸多困境。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用而发愁；财务人员每日被海量档案数据困扰，整理耗时，还需手动逐一匹配核对；业务人员则深陷报销纸质票据流程繁琐的泥潭。

更严峻的是，2025年要完成数电票全覆盖，企业财务档案管理迎来新挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。传统纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；还存在高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅不便，数据无法有效利用；更有高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案应运而生，它是解决企业档案管理难题的及时雨。

合思档案初揭秘

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。

它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。合思档案广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。同时，合思档案致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人，助力企业实现业财融合，解放双手释放人的创造力。

核心功能大剖析

• 智能采集：数据汇聚神器
  合思档案的智能采集功能十分强大。在外部生态方面，它具备规则引擎、业务映射、版式文件、关联视图、入库核查、大文件切割识别、批量文件挂接、数据分拆、数据票验签、XBRL封装等能力。在企业内部，通过EAI插件、API接口、采集平台、合思融合、人工补录、采集任务等方式进行数据采集，确保数字化发票处理等各类数据都能被高效采集。

• 智能制档：高效整合专家
  会计档案关联规则可视化配置是合思档案智能制档功能的一大亮点。它能让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，将零散数据整合形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。此外，还提供关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，为数字化发票处理后的档案制作提供了高效保障。

• 档案管理：精细管控能手
  权限管理方面，合思档案精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，保障了数字化发票处理后档案管理的规范性。

• 档案应用：多维查询先锋
  多维检索功能满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件可快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。同时，能实现档案数据资产化的可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，借阅人可在线查看并支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还，为数字化发票处理后的档案应用提供了便捷途径。

对比传统优势尽显

• 成本节约：真金白银看得见
  合思档案在成本节约方面表现卓越。它能为企业节约大量成本，例如可节约70%的纸张成本，75%的整理成本，还能减少档案室、档案柜等存储空间需求，降低纸质凭证输出耗材成本。以某企业为例，使用合思档案后纸张打印成本减少100万张纸/年，空间成本从每年143,773元（每年递增）降低到22,835元/年，在数字化发票处理过程中，大大降低了企业的运营成本。

• 效率提升：工作速度大飞跃
  合思档案可大幅提升工作效率，检索效率能提升90%，通过关键词检索可快速定位相关档案，降低查询难度。某企业使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，让数字化发票处理及相关档案操作更加高效。

• 合规保障：政策要求全满足
  合思档案符合国家政策要求，实现100%管理合规性。它具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系，满足电子凭证会计数据标准化试点工作要求，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保了数字化发票处理在合规的轨道上进行。

• 数据处理：海量数据轻松应对
  传统的数据管理方式已无法满足海量电子数据的存储与应用，而合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能应对数电票时代企业内外部产生的爆发式电子数据增长，为数字化发票处理提供了强大的数据处理能力支持。

应用案例见证实力

• 海量单据企业的变革
  某年单据量2.6亿的企业，之前面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，业务与财务数据穿透联查，管理自动化，流程精简，企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，在数字化发票处理及相关档案管理上实现了质的飞跃。

• 集团型企业的标准化之路
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，满足国家相关政策要求和企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，让数字化发票处理更加规范高效。

• 多系统互联企业的突破
  某多系统数据互联的企业，面临低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、档案管理痛点多等问题。使用合思档案后，实现统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准和管理；业务证据链完整，搭建会计资料勾稽关系，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为数字化发票处理提供了全面的解决方案。

• 教育集团的高效转型
  中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节困难、存储占用空间且易损坏、整理复杂易出错、利用不便等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，让数字化发票处理及档案管理更加轻松。

合思档案能为企业显著降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印，实现财务档案管理的全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，是企业数字化建设的必然选择。它在连接、敏捷、稳定、合规等方面表现出色，具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据；实现100%自动归档，减少人工介入；符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理；拥有灵活承接、持续迭代的能力，可及时应对变化。

随着数电票时代的发展和企业数字化转型的加速，合思档案将不断创新和完善，为更多企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案，助力企业实现全面数字化和可持续发展。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，企业可通过多种方式与合思取得联系，开启财务档案管理数字化转型之旅，现在就可以免费试用合思档案，体验数字化发票处理的高效便捷。