数电票时代的票据管理方案：合思档案引领企业档案管理新变革

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票时代已悄然来临。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了新的挑战。企业的信息化建设亟待加强，特别是在因数电票管理要求的特殊性下，专业的“电子会计档案管理平台”成为企业适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求的必备利器。

在纸电混合时代，企业的不同角色都面临着档案管理的诸多痛点。企业高管被纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用等问题所困扰；财务人员则要面对档案数据量大、整理繁琐枯燥的难题；业务人员也饱受报销纸质票据流程繁琐之苦。传统档案管理更是存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；以及高合规风险，例如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。即便企业在推行数字化过程中解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依然影响着企业全面数字化进程。

面对这些困境，合思档案凭借其卓越的票据管理方案，为企业提供了全面、专业的电子会计档案管理解决方案。

合思档案票据管理方案全景概述

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）加上六大场景解决方案，犹如一张精密的大网，广泛连接业财系统。它能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据管理，保证了财务档案证据链的完整，让纸质原文件混序归档，大大提高了效率。

档案扩展解决方案赋予企业自定义档案类型的能力，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案则借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，并提供财务视角下的完整性检测方案，有力保障了财务合规。

合思档案核心功能亮点闪耀

• 多源采集功能：数据汇聚的智慧桥梁
  多源采集功能支持接口互联和手动采集两种方式。接口互联基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。手动采集则支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等，为企业的数据采集提供了多样化的选择。

• 智能制档功能：档案整理的智能助手
  智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能，通过字段映射让查阅更便捷，打破业务属性标签，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 专用格式版式文件功能：轻量档案的创新之选
  专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。它可实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，让档案的可扩展性更强。

• “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案：档案质量的坚固防线
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

合思档案票据管理方案带来的显著收益

• 降本增效：企业省钱提效的良方
  合思档案的票据管理方案能为企业带来显著的降本增效。它可节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，实现档案不打印，真正做到“收紧钱袋子”，告别传统手工归档。

• 数据价值挖掘：让数据“活起来”
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现数据价值。从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。

• 合规管理：企业稳健发展的保障
  合思档案的方案满足国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理。符合国家政策对电子会计档案法律效力、全生命周期管理闭环等方面的要求，降低企业合规风险。

• 不同角色的专属收益
  企业的不同角色能从合思档案的方案中获得不同收益。CEO/高管可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，实现降本增效和绿色低碳运营。归档员/财务可提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。外部审计可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，无需与财务重复沟通补充审计资料。

合思档案票据管理方案典型场景展示

• 共享调阅场景：精准查询的档案宝库
  共享调阅场景满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。不同人员，如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员，都有不同的查询方式和权限。

• 数电票场景：全流程闭环的管理典范
  数电票场景提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

• 实物备查场景：纸质档案的精细管理
  实物备查场景基于会计档案原文件保管要求，在“纸电混合”阶段对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理。线上线下高度关联，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，有打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。

• 大数据场景：海量数据的高效处理
  大数据场景下，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节。能支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等方式进行数据提取，实现元数据级检索、海量数据秒级查询。具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

合思档案票据管理方案客户成功案例见证

• 某企业：业财一体的成功典范
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案提供多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化、简化装订流程等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。管理成效显著，业务和财务数据可穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理和档案室管理规范化，企业成本降低，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。数据指标方面，凭证总量14W + ，单据总量50W + ，某月入库数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。

• 重型装备制造商：标准化与合规的标杆
  世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。管理成效实现了标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，满足国家相关要求和企业审计需求；低碳环保，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化和档案应用数字化。同时，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某企业：打破数据孤岛的先锋
  某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案等。管理成效显著，统一储存，打破数据孤岛，整合各类会计资料；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料全生命周期可控，降低财务管控风险。成本效益对比显示，装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143773元/年（每年递增）减少到22835元/年，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• K12民办教育集团：简化流程的楷模
  中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票处理耗时费力、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查询困难等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理等。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全面、专业的电子会计档案管理解决方案，帮助企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验合思档案票据管理方案带来的优质服务，不妨点击链接免费试用，让有限更有效。