在企业的日常运营中，传统会计档案管理犹如一座沉重的大山，给企业带来了诸多困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大的问题，档案数据未得到有效汇总整理，难以进行深入分析和利用，这无疑阻碍了企业的决策制定和发展。财务人员则深陷大量档案数据的处理泥潭，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁复。业务人员在出差、招待后的报销流程也极为繁琐，纸质票据的留存和上交耗费了大量时间和精力。
同时，传统纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，导致数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏，给企业带来潜在的损失。
面对这些痛点，合思档案费用管控解决方案应运而生，为企业提供了一套全面、高效、智能的会计档案管理方案，帮助企业摆脱传统档案管理的困境。
全面覆盖：合思档案多元场景解决方案
合思档案费用管控解决方案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员来说，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理变得轻松简单，同时提高了档案利用效率。
在面对外部审计时，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大节省了时间和精力。
核心亮点：合思档案功能优势凸显
- 多源采集：灵活高效的数据获取
合思档案费用管控解决方案的多源采集功能支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。在接口互联方面，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。手动采集则可对不满足系统集成要求的零散会计资料进行便捷补录，如单张PDF大文件、多张回单/发票可自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。 - 智能制档：减少人工匹配工作量
智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、类别的核心会计凭证可自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。此外，还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化功能。字段映射可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析。 - 档案管理：精准管控与灵活扩展
档案管理具备权限管理精准管控的特点，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，还有水印权限管理且范围可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。 - 档案应用：电子与实物高度融合
档案应用实现电子与实物档案高度融合，多维检索支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，还支持批量检索。一站式预览可智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还有外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用，以及档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理等功能。
显著收益：合思档案助力企业发展
- 降本增效：节约成本提升效率
使用合思档案费用管控解决方案，企业能显著降本增效。它能节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效地“收紧钱袋子”。 - 闭环管理：拉通全链路
合思档案实现电子会计档案管理闭环，成为全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。 - 数据价值：让数据“活起来”
合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。从数据到决策，实现前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效。 - 合规保障：满足政策要求
合思档案保障企业合规管理，满足国家政策要求。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，实现合规性管理，符合国家对电子会计档案全生命周期管理闭环的要求。
典型场景：合思档案应用优势尽显
- 数电票场景：全流程闭环管理
在数电票场景下，合思档案费用管控解决方案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。 - 实物备查场景：创新管理便捷利用
在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。如支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度，还能提供线下实物备查清单及档案装盒清单。 - 大数据场景：释放档案数据价值
数电票时代企业电子数据爆发式增长，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等功能，还有海量数据匹配引擎和映射引擎，并有专利技术支撑。 - 档案扩展场景：高效管理不同档案类型
生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。企业可按自身管理需求自定义归档目录，还能进行财务档案全生命周期管理，包括档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等环节。
成功案例：合思档案实践成效显著
- 某企业：业财一体降本增效
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，呈现会计凭证上下游单据树状结构；实现档案管理电子化、借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，档案管理电子化、信息化，借阅和档案室管理规范化，企业成本降低，财务人员增效，装订简化节约显性成本，且有具体的数据指标体现，如凭证总量14W +、单据总量50W +等。 - 重型装备制造商：标准化合规管理
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件；进行业务完整性检测，系统智能检测会计档案的完整性；推进单套制落地，采用混序归档+银行回单分类归档。管理成效包括实现标准化落地，统一原始凭证附件要求和会计档案管理制度；力保电子会计档案合规，满足国家相关要求和企业审计需求；低碳环保，实现财务档案管理无纸化和档案应用数字化，还在整理匹配效率、存储空间成本、纸张打印成本等方面有明显改善。 - 某企业：数据共享成本降低
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不规范等。合思档案采用数据集成方案，广泛连接系统，统一标准，接口开放服务，应收尽收；业务检测方案，精细化关联规则引擎，核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案，实现业务系统与档案系统调阅交互。管理成效显著，统一储存档案数据，搭建业务证据链，实现数据共享，进行全生命周期管理，还在成本效益方面有大幅提升，如预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%等。 - 民办教育集团：简化流程高效管理
中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案采用数据集成方案，梳理业务档案归档场景，统一数据标准，延展档案管理范围；智能化制档方案，搭建全业务版式文件自动生成及归档，配置可视化关联规则，搭建业务证据链；电子原文件独立管理，完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案费用管控解决方案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思在北京、上海、杭州等多地设有地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。诚邀企业加入合思档案的行列，开启高效、合规、智能的会计档案管理新篇章，让企业在数字化浪潮中脱颖而出，实现降本增效和可持续发展。现在就免费试用合思档案费用管控解决方案，体验全新的档案管理模式！
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