在数字化浪潮席卷全球的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，我国电子凭证改革正驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有助于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在此背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与案例经验，其发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义，为企业的报销单据归档提供了新的思路和方法。
市场形势：报销单据归档数字化大势所趋
我国电子凭证改革不断推进，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。如今，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里即将全面打通，电子凭证数字化转型将进一步加速。
会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。越来越多的企业意识到电子会计档案管理的重要性，对相关解决方案的需求也日益增长。在这样的市场形势下，报销单据归档的数字化转型成为企业提升财务管理效率的关键一步。
痛点分析：传统报销单据归档难题重重
传统的纸质档案管理模式在报销单据归档方面存在诸多问题和挑战。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案管理，对空间和人力要求巨大，成本高。而且纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。
COMMUNE 幻师面临档案耗材、打印、存储成本高，门店报销周期长达 2 月，电子会计凭证文件无法有效管理手段等问题。云海肴存在纸质档案打印成本高、档案存储成本高、纸质档案资料查找困难等问题。金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落各系统，档案数据难利用；逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架等操作繁琐；纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查效率低下。这些企业在传统报销单据归档过程中，都遭遇了效率低下、成本高昂、数据安全难以保障等问题。
解决方案整体策略概述：合思档案开启报销单据归档新征程
合思档案针对企业在报销单据归档方面的痛点，提出了全面的解决方案和策略。
合思档案推出全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台，实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案通过智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节，实现电子会计档案全生命周期管理。采用开放式接口互联，自主采集档案数据，大文件自动切割，数电票自动化解析，实现档案采集的高效性和准确性，为报销单据归档提供了有力的支持。
核心模块：合思档案报销单据归档功能卓越
合思档案拥有一系列强大的核心功能和模块，为报销单据归档提供了便捷、高效、准确的解决方案。
便捷调阅不打印，混序归集免组装，提高档案利用效率。电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集（外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，内部系统如 EAI 插件、API 接口等）、预归档服务（集成服务、规则引擎、元数据服务等）、基础管理（档案存储、检索、借阅、销毁等）、档案服务（辅助审计、项目管理、统计分析等）。
档案制档实现智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，确保档案的准确性和合规性。档案管理具备精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求等特点，保障档案的安全性和规范性。这些核心模块使得报销单据归档更加科学、高效。
竞争优势：合思档案报销单据归档独具特色
与传统解决方案相比，合思档案在报销单据归档方面具有独特的优势。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，具有强大的技术实力和资金支持。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的服务。
合思档案成长历程丰富，从 2017 年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到 2024 年电子凭证中心上线全面支持 9 类电子凭证在企业中闭环管理，不断升级和完善产品功能。合思档案能够实现自动化归档，告别重复性工作，档案利用便捷高效；档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业提供更优质的财务管理体验，让报销单据归档变得更加轻松。
成功案例：合思档案报销单据归档成效显著
众多企业在使用合思档案进行报销单据归档后，取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时，预计减少综合成本 20 万元/年。COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。云海肴通过合思档案实现全面无纸化管理，节省打印、存储等总体成本 30 万/年，业财融合提升 80%，财务提效 90%，100%的合规降本。金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%。这些成功案例充分证明了合思档案在报销单据归档方面的强大实力。
服务体系：合思档案报销单据归档服务保障周全
合思为客户提供了全面的服务体系和保障，确保报销单据归档工作的顺利进行。
合思在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、全面的服务。秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等。
合思档案提供辅助审计、项目管理、统计分析等档案服务，帮助企业更好地管理和利用档案数据。合思不断升级和完善产品功能，如 2024 年电子凭证中心上线全面支持 9 类电子凭证在企业中闭环管理，以满足客户不断变化的需求，为报销单据归档提供了坚实的服务保障。
合思档案在电子凭证数字化转型中发挥着重要作用。它能够推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。越来越多的企业选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和发展，为客户提供更优质的财务数智化产品和服务。随着电子凭证数字化转型的不断推进，合思档案将在未来发挥更大的作用，助力企业实现更高质量的发展。如果您也想体验高效的报销单据归档服务，不妨点击免费试用，开启财务数智化新征程。
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