在数字化浪潮席卷的当下，数电票时代已然来临。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这一变革给企业财务档案管理带来了全新挑战，也对企业的信息化建设提出了更高要求。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业需要专业的电子会计档案管理平台，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业的不同角色面临着各自的难题。企业高管被纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用等问题所困扰；财务人员则要面对档案数据量大、整理耗费时间且工作枯燥繁复的困境；业务人员在报销纸质票据时，也遭遇流程繁琐的难题。传统纸质档案管理存在诸多弊端，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，且电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的合规报销管理提供了全面的解决方案。
合思档案多角色解决方案 赋能企业高效运转
合思档案针对不同角色提供了精准的解决方案，助力企业提升合规报销管理水平。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。在合规报销管理方面，高管可以通过合思档案获取准确的数据支持，做出更明智的决策，确保企业的报销管理符合相关法规和企业规定。
归档员/财务人员使用合思档案，能显著提高工作效率，告别重复低价值工作。合思档案实现了档案数据同源、全流程透明流转，便于监控和分析，让财务人员轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在合规报销管理中，财务人员可以更高效地处理报销档案，减少错误和漏洞，确保报销流程的合规性。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这使得财务无需与审计重复沟通补充审计资料，提高了审计效率，也保障了合规报销管理的准确性和透明度。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的合规报销管理需求。
合思档案核心功能优势 打造高效档案管理体系
合思档案拥有一系列强大的核心功能与优势，为企业的合规报销管理提供了有力保障。
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。在合规报销管理中，多源采集功能确保了报销相关数据的全面、准确收集，为后续的管理和分析提供了坚实基础。
智能制档功能实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%人工匹配工作量。它还提供关联检索等辅助功能和手工关联等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让查询更便捷、分析更直接。在合规报销管理中，智能制档功能提高了报销档案的整理和管理效率，确保报销凭证的关联准确无误，便于合规审查。
专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案可扩展性更强。在合规报销管理中，专用格式版式文件功能有助于规范报销档案的存储和展示，提高档案的可读性和可管理性。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。在合规报销管理中，双模式检测方案确保了报销数据的合规性和准确性，有效防范了报销风险。
合思档案应用场景案例 见证卓越管理成效
合思档案在不同类型的企业中都有成功的应用案例，充分展示了其在合规报销管理方面的卓越能力。
年单据量2.6亿的企业，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。在合规报销管理方面，该企业实现了业务和财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构呈现，提高了报销管理的透明度和合规性。
共享中心统建的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现了标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保等管理成效。在合规报销管理中，该企业整理匹配效率提升80%、存储空间成本减少300册/年，有效提高了报销管理的效率和合规性。
多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%。在合规报销管理方面，该企业实现了报销数据的统一管理和有效利用，提高了报销流程的合规性和效率。
中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用方面存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。在合规报销管理中，该集团提高了报销管理的准确性和透明度，确保了报销流程的合规性。
合思档案已经帮助众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业解决了档案管理痛点，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等。众多客户对合思档案给予了高度评价，如海亮教育在使用合思档案后，共享单位数量增加，作业人员仅少量增加，凭证自动化率达到91.6%；徐福记全集团实现无纸化，管理效率大大提升。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为企业实现档案管理数字化转型的优质之选，能够有效提升企业的合规报销管理水平。如果您想体验合思档案为企业合规报销管理带来的卓越变革，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的数字化新时代。
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