在数字化浪潮席卷全球的今天，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了航空运输电子客票行程单的数字化变革。这些举措标志着我国电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的“最后一公里”难题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精心挑选各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的数字化转型提供了极具价值的参考和借鉴。
市场形势：电子凭证无纸化——财务数智化必由之路
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必然趋势。在当今数字化时代，会计凭证作为连接企业经济活动和财务报告的关键数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链条无纸化，才能真正实现企业财务的数字化转型。
电子凭证全流程无纸化不仅有助于优化企业管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低企业的运营成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同发展。通过实现电子凭证的全流程无纸化，企业可以提高财务管理的效率和准确性，为企业的决策提供更加及时、可靠的财务信息。
痛点分析：传统纸质档案管理的困境
传统纸质档案管理存在诸多问题，严重制约了企业的发展。以好想你健康食品股份有限公司为例，该公司在财务归档时，需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况时有发生。此外，纸质档案的查找也非常困难，受限于时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量的时间和精力，无法实现实时调阅、同时借阅和精准查找。
除了查找困难，传统纸质档案管理的成本也非常高。大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，同时还需要投入大量的人力进行管理和维护。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全，无法满足现代企业的管理要求。
COMMUNE幻师也面临着类似的问题。该公司每年在档案耗材、打印和存储方面的成本高达53323元，而且门店报销周期长达2个月，效率低下。此外，由于缺乏有效的电子会计凭证文件管理手段，该公司在合规性方面也面临着较大的挑战。
解决方案整体策略概述：合思档案的全面解决方案
合思档案为企业提供了全面、有效的电子会计档案管理解决方案。该平台全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思档案通过开放式接口互联自主采集档案，实现了大文件自动切割、数电票自动化解析。同时，该平台还能够智能关联、自动组装档案，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。在权限管控方面，合思档案支持精准权限管控，灵活扩展档案目录，进行水印管理，档号符合国标要求。此外，该平台还支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，为企业提供了便捷、高效的档案管理体验。
核心模块：合思档案的功能蓝图与业务层
合思档案的功能蓝图包括便捷调阅不打印，混序归集免组装，实现了电子会计档案的全生命周期管理，涵盖了采集、制、管、用四个环节。在智能采集方面，合思档案借助外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），实现了档案的自动采集和识别。在预归档服务方面，该平台提供了集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保档案的准确分类和存储。在基础管理方面，合思档案包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，为企业提供了全面的档案管理服务。在档案服务方面，该平台还提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的决策提供了有力支持。
在业务层方面，合思档案涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等。同时，该平台还与核算系统（如财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等）进行了深度集成，实现了数据的实时共享和交互。在应用层方面，合思档案提供了辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等功能，为企业的费用报销审计等工作提供了有力支持。
竞争优势：合思档案的成本节约与合规优势
合思档案在成本节约和合规性方面具有显著优势。该平台可实现自动化归档，告别了重复性工作，提高了档案利用的便捷性和高效性。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。通过提供具体的成本计算公式和年节约成本示例，如一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业，年总节约成本可达338,910元，充分体现了合思档案在成本节约方面的优势。
在合规性方面，合思档案通过对接标准工具包，实现了OFD文件与XBRL工具包的原生存储。同时，该平台通过四性检验与业务校验，保证了档案原生存储的安全合规，满足了财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求，有效提升了企业的财务档案管理能力，实现了财务档案的数字化转型。
成功案例：合思档案的实际应用效果
合思档案在多个行业的成功应用案例，充分展示了其实际应用效果。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率80%，节省了打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，业财融合达成80%，实现了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。
服务体系：合思的专业服务保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
合思的专业服务团队能够为企业提供全方位的技术支持和服务保障，确保企业在使用合思档案的过程中遇到的问题能够得到及时解决。同时，合思还不断进行产品创新和升级，以满足企业不断变化的需求。
结尾：合思档案推动企业财务数智化转型
合思档案在推动电子凭证数字化转型和企业财务数智化方面发挥着重要作用。《电子会计档案实践案例集》的发布，将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
合思档案助力众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，为企业财务数智化提供了有力支持。在费用报销审计等方面，合思档案也能够帮助企业提高效率、降低成本、确保合规。如果您想体验合思档案的强大功能，不妨免费试用，开启企业财务数智化的新篇章。
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