合思档案：破解企业财务档案管理难题，开启数字化新征程

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的变革。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列变化，让企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

同时，在纸电混合时代，企业各层级人员也面临着诸多痛点。企业高管苦于纸质档案管理成本高昂，不仅耗费大量资金，还占据大量存储空间，而且档案数据分散，难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗时费力，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后的报销环节，也因纸质票据流程繁琐而浪费大量时间。此外，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅不便、数据无法有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件管理不善、纸质档案可能因不可抗力损坏等问题。

面对这些问题，合思档案提供了全面的解决方案，能够满足不同角色的需求，有效解决企业财务档案管理的难题。

精准施策：满足多元角色需求

• 助力高管决策数智化
  对于CEO/高管而言，合思档案犹如一位得力助手。它可以沉淀数据资产，保障企业合规管理，有效提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，合思档案能够为企业决策提供有力支持，助力企业实现决策数智化。同时，它还能提升财务服务效率，降低成本，提高效益，推动企业实现绿色低碳运营，满足报销合规要求。

• 解放财务人员双手
  归档员/财务人员在使用合思档案后，工作效率将得到显著提升。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，使数据在全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，大大提高档案利用效率，更好地满足报销合规要求。

• 革新外部审计模式
  对于外部审计工作，合思档案带来了全新的变革。它实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放/回收。财务人员无需再与审计人员重复沟通、补充审计资料，极大地提高了审计工作的效率，确保报销合规要求得到满足。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的报销合规要求提供了坚实的保障。

功能大观：打造全面档案管理体系

• 多源采集：灵活高效的数据获取
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API，实现快速集成。它还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式，确保企业在报销合规要求下全面采集各类数据。

• 智能制档：数据整合与便捷查询
  智能制档是合思档案的一大亮点。它支持会计档案关联规则可视化配置，能够将不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，进一步满足报销合规要求。

• 档案管理：精细权限与灵活配置
  合思档案在档案管理方面表现出色。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。同时，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，确保档案管理符合报销合规要求。

• 档案应用：便捷查询与资产化管理
  在档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，档案借阅服务中借阅人可在线查看、支持下载，管理员可对借阅过程透明化管理，一键到期催还，全方位满足报销合规要求。

核心亮点：合规增效与数据驱动

• 合规护航：满足政策与检测要求
  合思档案高度重视合规性。它满足国家政策要求，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力。其管理关注档案全生命周期管理闭环，有有效的查验机制、防篡改等控制，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。合思档案提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，严格遵循报销合规要求。

• 降本增效：显著提升管理效能
  合思档案在降本增效方面成果显著。它可节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%，实现管理合规性100%。彻底告别传统手工归档，档案不打印，为企业带来显著的降本增效，在满足报销合规要求的同时，提高企业的经济效益。

• 数据焕活：拉通全链路价值
  合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”。它真正实现了档案数据的利用，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效大幅提升，使企业在报销合规要求下，更好地挖掘数据价值。

价值彰显：推动企业数字化转型

• 全面数字化保障
  合思档案助力企业实现全面数字化。企业在推行数字化过程中，虽然通过各类系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存问题。合思档案保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化，满足报销合规要求。

• 业财系统连接器
  合思档案成为闭环全量业财系统的“连接器”。它广泛连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，为企业的报销合规要求提供了全面的支持。

• 降本增效利器
  在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案可帮助企业降低成本，提高效率，无论是从政策推动、合规要求，还是企业自身发展的角度，都具有重要意义，切实满足报销合规要求。

场景聚焦：典型应用展现实力

• 报销业务合规保障
  在报销业务场景中，从发票上传、商旅报销、报销付款到财务入账等环节，合思档案可实现档案关联规则梳理、档案证据链组装、档案证据链完整性检测，保障财务合规，严格遵循报销合规要求。业务人员出差、招待后，可通过合思档案实现报销的电子票据管理，无需留存再上交纸质票据，简化流程，节省时间，满足报销合规要求。

• 审计工作高效革新
  在审计场景中，审计人员可通过合思档案的证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。财务人员无需与审计重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作效率，确保报销合规要求得到有效落实。

案例见证：实际效果令人瞩目

• 案例一：大型企业的高效转型
  某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如凭证总量达14W +，单据总量达50W +，某月入库数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次，充分满足报销合规要求。

• 案例二：集团企业的标准化之路
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。该企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，严格符合报销合规要求。

• 案例三：企业的成本节约与效率提升
  某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，使企业实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有效满足报销合规要求。

• 案例四：教育集团的流程简化
  某中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、存储环节实物存档占用空间、整理环节财务账表归档装订复杂、利用环节实物凭证与业务分散等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，使企业以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，满足报销合规要求。

市场定位：差异化优势引领前行

• 领先平台服务企业
  合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户。它致力于为企业提供全方位财务数字化服务，助力企业实现业财融合，满足企业的报销合规要求。

• 独特优势铸就卓越
  合思档案拥有自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，在满足报销合规要求的同时，展现出强大的技术实力和服务能力。

合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能、显著的核心亮点和丰富的成功案例，帮助企业解决了内外交困的档案管理问题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的价值，是企业数字化建设的必然选择。未来，合思档案将持续创新，不断优化产品功能和服务，以更好地满足企业日益增长的财务档案管理需求，助力企业在数字化浪潮中取得更大的成功。

如果您的企业也想开启高效、合规、低碳的财务档案管理之旅，提升企业的核心竞争力，不妨抓住数字化转型的机遇，选择合思档案。现在拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或关注微信公众号、小程序，即可了解更多信息，还能免费试用合思档案，亲身体验其卓越的功能和价值。