数字化报销实施要点：合思助力企业财务转型

在当今数字化浪潮中，企业的财务管理正经历着深刻的变革。数字化报销作为其中的关键环节，对于提升企业效率、降低成本、实现精细化管理具有重要意义。让我们通过合思的典型客户案例，深入了解数字化报销实施的要点。

有一家畅销30余年的国民经典零食品牌，年单据量高达2.6亿。某大型移动通信集团在会计资料无纸化方面积极拓展，世界500强旗下教育服务品牌也在寻求更高效的财务管理方案，知名头部数字阅读品牌则在财务管理上遇到了诸多难题。这些企业都不约而同地选择了合思的解决方案，开启了数字化报销的新征程。

客户难题洞察：探寻管理迷雾背后的痛点

• 国民经典零食品牌：管理迷宫中的困境
  这家国民经典零食品牌拥有覆盖全国的销售版图，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。然而，其管理流程横跨多个系统，繁杂且低效。差旅平台对账方案缺乏灵活性，面对核算精细化管理的高要求，财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账的方式难以释放财务的真正价值。事前事中管控的不连贯，导致差旅控制不够精细和灵活，差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。

• 大型移动通信集团：传统模式的改进之需
  大型移动通信集团虽然在会计资料无纸化方面有所拓展，但传统的报销和档案管理方式仍存在改进空间，无法充分满足企业数字化转型的需求。

• 世界500强旗下教育服务品牌：数据孤岛的困扰
  该教育服务品牌企业业务、财务系统众多且相互独立，数据无法互通，结构化数据提取困难。电子发票的打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。实物存档不仅占用大量物理空间，需要专人管理，成本高昂，而且档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率极低。

• 知名头部数字阅读品牌：数据分散的挑战
  该品牌的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月均需处理500 +张单据，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效极低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张的需求。

合思解决方案：量身定制的管理良方

• 国民经典零食品牌：无需报销的全流程解决方案
  合思为国民经典零食品牌提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费方面，差旅申请后可通过合思商城订购或TMC订购，并提供对账单。在财务核算、记账方面，通过对账结算中心，可实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，也支持线下统一开票、线下结算、手工记账。在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。

• 大型移动通信集团：数字化转型的推进方案
  为大型移动通信集团提供数字化报销和档案管理方案，推动其财务管理从信息化向数字化、智能化转型，提升企业的财务管理水平。

• 世界500强旗下教育服务品牌：全生命周期的电子化档案管理方案
  合思为该教育服务品牌提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等。通过自动封装接口40种 +，广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。接口传输方式有影像支撑、外部设备扫描、人工上传。实现自动归档，包括智能组单、四性检测等功能。会计类档案管理范围涵盖内部和外部多种档案类型。拥有强大的规则引擎自定义搭建，可实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。

• 知名头部数字阅读品牌：业财平台建设的助力方案
  为知名头部数字阅读品牌提供合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设，保证财务准确性，通过审计，符合上市要求。同时，提升财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计提升到T + 5。

方案实施步骤：稳健推进的转型之路

• 国民经典零食品牌：便捷消费与高效管理的实现
  在实施过程中，员工在合思商城进行差旅消费，实现便捷申请，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印。合思商城实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化。合思档案实现多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。

• 世界500强旗下教育服务品牌：数据采集与自动归档的流程
  通过自动封装接口连接各类系统，将档案数据进行采集，经过影像支撑、外部设备扫描或人工上传等方式传输，然后进行智能组单、四性检测等自动归档操作。

• 知名头部数字阅读品牌：逐步优化的业财平台
  逐步推进合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，优化业财平台，提升财务处理效率，满足企业快速发展的需求。

• 大型移动通信集团：分阶段的数字化转型
  分阶段引入数字化报销和档案管理系统，逐步实现财务管理的转型，确保企业在转型过程中平稳过渡。

实施成果展现：显著提升的效益回报

• 国民经典零食品牌：成本节约与效率提升的双赢
  国民经典零食品牌年度节约200万 +差旅费用，财务入账效率提升60%。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现智能关联，凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。

• 大型移动通信集团：无纸化带来的成本节约
  大型移动通信集团实现全集团记账凭证、会计账簿无纸化，消除纸张消耗和耗材成本，年节约成本4000万元，实现了财务管理的重大突破。

• 世界500强旗下教育服务品牌：高效管理与合规保障
  年均60万 +会计凭证和36万 +银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。

• 知名头部数字阅读品牌：增效降本与合规先进
  在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。在降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本。在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。

客户评价反馈：真实认可的有力见证

国民经典零食品牌相关负责人表示，合思的解决方案打通了多系统，实现了会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%，为企业带来了显著的效益。大型移动通信集团认为合思的方案推动了企业财务管理的数字化转型，实现了会计无纸化和生态化建设。世界500强旗下教育服务品牌财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，合思的电子会计档案系统和规则引擎有效管理了大量数据，提升了财务管理效率，降低了成本。知名头部数字阅读品牌表示，引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本，未来希望进一步通过消费 – 入账 – 归档全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。

行动号召：开启数字化报销新旅程

合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。合思拥有强大的功能，如差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、商旅分析、自动记账等，能满足企业多样化的需求。合思还提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案，并有专业的客户成功团队为客户提供全方位的服务保障。如果您的企业也想体验数字化报销带来的高效与便捷，不妨选择合思。现在新客户可享受为期一个月的免费试用，无需任何费用即可开始使用，并且我们有灵活的定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。快来开启您的数字化报销之旅吧！