合思档案：助力企业费用报销审计数字化转型

在当今企业数字化转型的浪潮中，众多企业通过建设OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等，成功解决了线上业务处理的难题。然而，在归档和储存环节，仍存在纸质文件储存的困扰，以及数据存储线下载体的问题。保证档案原生性，成为确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。

北京合思信息技术有限公司，创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。其旗下的合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能够为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的档案管理服务。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

数电票时代 费用报销审计面临新挑战

2025年，数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理将直面新的挑战，信息化建设亟待加强。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。在收票政策方面，电子发票接收合法合规，2016年1月1日起施行的财政部、国家档案局令第79号肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的可以仅以电子形式归档。

因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”财务档案管理的要求。例如，数电票须经过验签、解析，并以XML格式存档。在纸电混合时代，90%的企业在档案管理方面遇到各种问题，这也给费用报销审计带来了诸多困难。企业高管面临纸质档案管理成本高、数据难分析利用等问题，使得费用报销审计的效率和准确性受到影响。

档案管理痛点 阻碍费用报销审计效率

企业在档案管理方面存在诸多痛点，这些痛点严重阻碍了费用报销审计的效率。
企业高管面临着巨大的困扰。纸质档案管理成本花费巨大，而且储存占地。档案数据没有汇总整理，难以分析利用，这使得在进行费用报销审计时，难以从海量的档案数据中快速获取有用信息。
财务人员的工作也备受折磨。档案数据量大，整理耗费时间，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的工作让他们的工作热情逐渐消磨。在费用报销审计过程中，财务人员需要花费大量时间和精力来整理和核对档案数据，这无疑增加了审计的难度和工作量。
业务人员同样感到繁琐。出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间。这不仅影响了业务人员的工作效率，也增加了费用报销审计的时间成本。
此外，企业还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏。这些问题都给费用报销审计带来了很大的挑战。

合思档案策略 破解费用报销审计难题

合思档案针对企业档案管理痛点，提出了整体解决方案策略，为费用报销审计提供了有力支持。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。通过这种方式，能够提高费用报销审计的准确性和效率。
合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它针对不同角色，如CEO/高管、归档员/财务、外部审计等，提供不同的解决方案。例如，为CEO/高管提供更全面的数据分析和决策支持，帮助他们更好地进行费用报销审计的监督和管理；为归档员/财务提供更便捷的档案管理工具，提高他们的工作效率；为外部审计提供更规范的档案查阅和数据共享服务，方便他们进行费用报销审计工作。
合思档案能够为企业解决内外交困的档案管理问题，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。在费用报销审计方面，能够减少审计时间和成本，提高审计质量和准确性。同时，它实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，包括业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等环节，为费用报销审计提供了更加完善的档案管理支持。

核心模块功能 提升费用报销审计效能

合思档案具有丰富的核心模块及功能，这些功能能够有效提升费用报销审计的效能。
其功能模块包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。这些模块涵盖了企业档案管理的各个方面，为费用报销审计提供了全面的数据支持。
合思档案具备多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。在费用报销审计过程中，能够快速准确地采集相关档案数据，提高审计效率。
智能制档功能也是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这有助于费用报销审计人员更清晰地了解业务流程和费用报销情况，提高审计的准确性。
档案管理模块具有权限管理精准管控和档案目录灵活扩展的特点。权限管理支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义；档案目录支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等。这些功能能够确保费用报销审计过程中档案数据的安全性和规范性。

竞争优势显著 保障费用报销审计质量

合思档案具有显著的竞争优势，能够保障费用报销审计的质量。
它拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收，这些都体现了产品的技术实力和合规性。在费用报销审计方面，能够为审计工作提供可靠的技术保障和合规支持。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能有效应对企业大量电子数据的管理需求。在费用报销审计过程中，能够快速准确地查询和分析相关数据，提高审计效率和准确性。
合思档案提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。这有助于费用报销审计人员更准确地判断档案数据的真实性和合规性，提高审计质量。
其共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。在费用报销审计过程中，能够方便审计人员快速获取所需的档案数据，提高审计效率。

成功案例见证 合思档案助力费用报销审计

合思档案在实际应用中取得了显著的成效，众多成功案例见证了它在费用报销审计方面的强大助力。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。在费用报销审计方面，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，大大提高了审计的准确性和效率。
世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3。在费用报销审计方面，也更加高效准确。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在费用报销审计方面，节省了大量的时间和成本，提高了审计质量。
中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用方面存在问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在费用报销审计方面，也更加便捷和准确。

合思服务体系 护航费用报销审计工作

合思拥有完善的服务体系，为企业的费用报销审计工作提供了有力的护航。
合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。地点覆盖北京、上海、杭州、深圳等多个城市，能够为企业提供及时、高效的服务。
企业可以通过拨打400 – 105 – 6505电话，或者访问www.hosecloud.com网站获取合思的服务。同时，合思还提供微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便用户获取服务和信息。在费用报销审计过程中，企业如果遇到问题，可以随时联系合思的服务团队，获得专业的支持和帮助。

合思档案价值 引领费用报销审计未来

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务档案管理的数字化转型，在费用报销审计方面发挥着重要作用。
合思坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多客户对合思档案给予高度评价，如海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。
合思档案将不断迭代升级，以更好地满足企业日益增长的档案管理需求，为企业的发展提供更有力的支持。在费用报销审计领域，合思档案也将不断创新和完善，为企业提供更加优质、高效的审计支持。如果您想体验合思档案在费用报销审计方面的强大功能，不妨免费试用一下。