在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票时代已然来临，国家计划在 2025 年完成数电票全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。
纸电混合时代，企业在商旅档案管理方面可谓问题重重。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂的难题，不仅花费巨大，而且储存占地。同时，档案数据难以进行有效的分析利用，如同沉睡的宝藏，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，整理工作不仅耗费大量时间，而且枯燥繁复，让人疲惫不堪。业务人员在进行商旅报销时，纸质票据流程繁琐，往往需要花费大量的时间和精力去处理。
传统的档案管理还存在着诸多成本问题。高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高，档案室等存储空间需求大；高隐形成本包括手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险体现为电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易因不可抗力损坏。而国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。
在这样的背景下，合思档案应运而生，它就像是一把金钥匙，能够为企业解决这些档案管理难题，为企业的商旅档案管理带来新的希望。
合思档案全景探秘
合思档案隶属于北京合思信息技术有限公司。这家创立于 2014 年的科技公司，专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。成立以来，已累计融资超 15 亿元人民币，展现出强大的实力和发展潜力。
合思档案作为旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，能实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。它的功能覆盖范围十分广泛，涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表等功能模块。此外，还提供大数据、档案扩展、费控、业务、数电票、实物备查等解决方案，为企业的商旅档案管理提供了全方位的支持。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，能为企业解决内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性，让企业的商旅档案管理更加轻松高效。
核心功能深度剖析
-
多源采集智慧之门
在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，还支持手动采集和自主补录零散会计资料。这就如同为企业打开了一扇智慧之门，让各种商旅相关的会计资料能够顺利汇聚到系统中。 -
智能制档数据魔方
智能制档时，合思档案的会计档案关联规则可视化配置十分强大。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让查询更便捷。就像一个神奇的数据魔方，将零散的数据变成有序且易于查询的信息。 -
档案管理精细掌控
档案管理上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限。支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展。这使得企业能够对商旅档案进行精细掌控，根据自身需求进行个性化的管理。 -
档案应用便捷之窗
档案应用方面，合思档案支持多维检索，满足多场景查询需求，可按凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索等。实现一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。仿佛为企业打开了一扇便捷之窗，让企业能够轻松获取所需的商旅档案信息。
对比传统优势尽显
-
成本对比：精打细算的选择
在成本方面，传统纸质档案管理存在高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大等问题。而合思档案能为企业节约成本，如 70%节约纸张成本、75%节约整理成本。在当前经济环境下，企业需要精打细算，合思档案无疑是企业商旅档案管理在成本控制方面的明智选择。 -
效率对比：风驰电掣的提升
效率方面，传统档案管理查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，财务人员整理档案数据量大且耗费时间。合思档案能提升检索效率 90%，自动匹配组装档案，大大减少人工工作量。就像给企业的商旅档案管理装上了加速器，让工作效率风驰电掣般提升。 -
合规对比：安全可靠的保障
合规方面，传统档案管理电子会计凭证文件无有效管理手段，存在高合规风险。合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，实现“四性检测 + 业务检测”，保障归档数据真实、完整、安全、可用，符合国家政策要求。为企业的商旅档案管理提供了安全可靠的保障。 -
灵活性对比：随心所欲的定制
灵活性方面，传统档案管理方式较为固定和单一。合思档案可自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建等，还能根据企业制度自主排列、扩展档号，满足企业多样化的管理需求。让企业在商旅档案管理上能够随心所欲地进行定制。
实际案例见证实力
-
海量单据企业的破局之路
某企业年单据量 2.6 亿，在商旅档案管理中存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化等方案，取得了业务 + 财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效等成效。如数据加载 30s、关联匹配 15min，减少了大量人力和纸张成本，为该企业的商旅档案管理开辟了破局之路。 -
重型装备巨头的转型之钥
世界上最大的重型装备制造商之一的企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，成为该企业商旅档案管理转型的关键之钥。 -
低效管理企业的逆袭之策
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案统一储存数据，业务检测方案确保业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，提高了档案匹配和查询效率，助力该企业在商旅档案管理上实现逆袭。 -
教育集团的增效之道
中国最大的 K12 民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用档案方面存在诸多问题。合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，为该教育集团的商旅档案管理找到了增效之道。
合思档案能为企业解决档案管理的内外交困问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其领先的技术和丰富的功能，将在企业数字化转型中发挥重要作用。
合思档案已经服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，得到了客户的高度认可，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等企业都对合思档案给予了肯定。
如果您想让企业的商旅档案管理更加高效，不妨拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站、关注微信公众号和小程序，了解更多关于合思档案的信息，还可以免费试用，开启高效的档案管理之旅。
原创文章，作者：captain，如若转载，请注明出处：https://www.hosecloud.com/blog/25256.html
