合思档案：破解企业费用报销审计难题，开启财务数字化转型新篇

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票全覆盖的目标已然明确，这一重大变革如同催化剂，让企业财务档案管理直接站在了新挑战的风口浪尖。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这一切都在宣告着“数字化凭证时代”的来临，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应这一全新的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代背景下，企业各个层面都在为财务档案管理问题所困扰。企业高管们看着日益庞大的纸质档案管理成本和占据大量空间的存储场地，却发现这些档案数据犹如一盘散沙，难以汇总整理和分析利用。财务人员则深陷于海量档案数据的整理泥潭，手动逐一匹配、核对确认的工作如同一场没有尽头的马拉松，耗费大量时间和精力。而业务人员在经历出差、招待等业务后，繁琐的报销纸质票据留存再上交的流程，就像一道道枷锁，束缚着他们的工作效率。

不仅如此，企业在纸质档案管理方面还面临着诸多成本和风险。高显性成本体现在纸质凭证输出的耗材成本居高不下，以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求；高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；更可怕的是高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案损坏将给企业带来难以估量的损失。

即便企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依然顽固地存在。而且，只有保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。在这样的困境下，费用报销审计也变得愈发复杂和困难。

合思档案：直击费用报销审计痛点的智慧之钥

面对企业财务档案管理的重重困境，合思档案应运而生，宛如一盏明灯，为企业照亮了前行的道路。它提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，如同一个多功能的工具箱，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，合思档案实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让费用报销审计变得更加高效和准确。

对于CEO/高管而言，合思档案就像是企业的智囊团。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，为企业决策数智化提供有力支持。在当前经济环境下，降本增效是企业的核心目标之一，合思档案借助数字化手段，帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，助力企业打响数字化转型决胜之战。

对于归档员/财务人员来说，合思档案是他们的得力助手。它可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，同时提高档案利用效率，让费用报销审计工作更加顺畅。

对于外部审计人员而言，合思档案则是审计工作的神器。它实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需再与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计效率，也提升了费用报销审计的准确性和可靠性。

合思档案功能概览：全方位助力费用报销审计

• 多源采集：数据汇聚的强大引擎
  合思档案具备强大的多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，就像一个勤劳的小蜜蜂，将各个系统中的数据采集回来。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于那些不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案也提供了多种便捷手动数据补录方式，确保数据的完整性，为费用报销审计提供了坚实的数据基础。

• 智能制档：数据整合的魔法工匠
  在智能制档方面，合思档案展现出了强大的实力。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，就像一位技艺精湛的工匠，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，为费用报销审计提供了清晰的业务脉络。

• 档案管理：精细管控的智慧大脑
  合思档案的档案管理功能如同一个精细的管控系统。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。同时，它支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。通过这些功能，企业可以对档案进行精细管控，为费用报销审计提供了安全可靠的档案管理环境。

• 档案应用：数据融合的高效桥梁
  合思档案的档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，为费用报销审计提供了高效的数据融合平台。

合思档案核心亮点：费用报销审计的强大保障

• 便捷调阅：打破空间限制的自由之旅
  合思档案让便捷调阅成为现实。它打破物理空间限制，支持在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，也让费用报销审计更加便捷高效。

• 应收尽收：合规检测的精准防线
  合思档案具备应收尽收的能力，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。四性检测满足由国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求，为费用报销审计提供了精准的合规防线。

• 大数据解决方案：海量数据处理的利器
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在费用报销审计中，面对海量的报销单据和数据，合思档案能够快速准确地进行处理和分析，为审计工作提供有力支持。

• 实物备查：线上线下融合的创新管理
  合思档案的实物备查功能智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。在费用报销审计中，对于涉及实物档案的报销业务，合思档案能够提供全面的管理和查询功能，确保审计工作的准确性和完整性。

合思档案价值体现：为费用报销审计带来质的飞跃

• 降本增效：费用报销审计的经济之选
  合思档案能够显著降本增效，更有效的“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。在费用报销审计中，降低了审计成本，提高了审计效率，让企业在费用报销管理方面更加经济高效。

• 全链路打通：费用报销审计的信息桥梁
  合思档案成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。在费用报销审计中，它能够将各个环节的信息进行整合和共享，让审计人员能够全面了解报销业务的来龙去脉，提高审计的准确性和可靠性。

• 数据活化：费用报销审计的决策依据
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。在费用报销审计中，通过对档案数据的分析和挖掘，能够发现报销业务中的潜在问题和风险，为企业决策提供有力依据。

• 资源重组：费用报销审计的效率提升
  合思档案实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在费用报销审计中，优化了审计流程，提高了审计效率，让企业能够更加有效地管理费用报销业务。

合思档案典型使用场景：满足不同角色费用报销审计需求

• 财务人员：高效审计的得力伙伴
  财务人员可以利用合思档案进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等操作。这些功能能够提高他们的工作效率和查询准确性，让他们在费用报销审计中能够快速准确地找到所需信息，及时发现报销业务中的问题。

• 业务人员：便捷获取档案的支持力量
  业务人员通过授权检索、授权借阅，方便获取所需档案信息，支持业务开展。在费用报销审计中，业务人员能够及时提供相关的报销档案，配合审计工作的进行，确保报销业务的合规性。

• 审计人员：在线审计的高效工具
  审计人员利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，实现审计工作的在线化、可溯源，提高审计效率和质量。在费用报销审计中，审计人员能够更加便捷地获取审计证据，进行审计工作，确保审计结果的准确性和可靠性。

• 管理人员：决策支持的有力依据
  管理人员通过统计报表、图表展示，对档案数据进行分析，为企业决策提供数据支持。在费用报销审计中，管理人员能够通过对审计结果的分析，发现企业费用报销管理中存在的问题，及时调整管理策略，提高企业的管理水平。

合思档案成功案例：费用报销审计的真实见证

• 案例一：某企业的数字化转型之路
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化。在费用报销审计方面，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，大大提高了费用报销审计的效率和准确性。

• 案例二：重型装备制造商的合规之旅
  世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。在费用报销审计方面，取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保积极响应政策的成效。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，为费用报销审计提供了更加合规、高效的环境。

• 案例三：某企业的成本节约之道
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效。在费用报销审计方面，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，显著提高了费用报销审计的效率和效益。

• 案例四：民办教育集团的效率提升之路
  中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，合思档案的数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理取得了以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效的成效。在费用报销审计方面，提高了审计效率，让费用报销管理更加规范和高效。

合思档案市场定位与差异化优势：费用报销审计的首选平台

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。它拥有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它是符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理符合国家政策要求，拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。在费用报销审计方面，合思档案的这些优势使其成为企业的首选平台。

重申合思档案产品价值：持续赋能费用报销审计

合思档案助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。它帮助企业实现降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，保障合规管理，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现数据价值，资源重组，实现企业效益最大化。为不同角色（CEO/高管、归档员/财务、外部审计等）提供针对性的解决方案，满足不同需求，提升工作效率和服务质量。在费用报销审计中，合思档案的这些价值将持续为企业赋能，让审计工作更加高效、准确、合规。

合思档案未来展望：引领费用报销审计新趋势

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将持续迭代升级，不断提升产品功能和服务质量，更好地适应市场变化和企业需求。进一步加强与各类业财系统的连接和整合，提供更广泛、更深入的财务数智化服务，助力企业实现更高水平的业财融合。积极响应国家政策，推动电子会计档案管理的标准化和规范化，为企业提供更加安全、合规、高效的档案管理解决方案。不断拓展市场份额，服务更多的企业客户，帮助更多企业实现财务数字化转型，提升企业的竞争力和可持续发展能力。在费用报销审计领域，合思档案将引领新的趋势，为企业带来更加优质的服务和体验。

在政策推动、合规要求以及当前经济环境下企业降本增效的迫切需求下，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将为企业提供全方位、高质量的服务，帮助企业实现财务数字化转型。如果您想体验合思档案在费用报销审计方面的强大功能，不妨免费试用，开启财务数字化转型之旅。合思档案在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。欢迎企业与合思档案联系，共同探索财务数字化的美好未来。