合思档案：开启商旅财务档案管理新时代

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度快速扩张。政策层面，多部文件明确了电子会计档案和电子凭证的法律效力，积极推动电子发票在报销、入账、归档、存储等环节的无纸化进程。开票领域，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，并且预计到2025年将完成数电票的全面覆盖。这一趋势让企业财务档案管理直面新的挑战，其信息化建设也亟待“恶补”。

在纸电混合的时代，企业在财务档案管理方面面临着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高、占用空间大，且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则需手动逐一匹配、核对大量的档案数据，工作枯燥繁复。而业务人员在进行商旅报销时，纸质票据的报销流程繁琐，耗费大量时间。

同时，企业还面临着高显性成本和高隐形成本的问题。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，并且需要大量的档案室和档案柜来存放档案。隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅的条件颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。此外，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案也可能因不可抗力而损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，且电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，但企业在推行数字化的过程中，在归档、储存环节仍然未能解决纸质文件的储存问题以及数据存储的线下载体问题。

合思妙方：破解商旅财务档案难题

面对企业在财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案挺身而出，提供了一套全面的解决方案。它不仅有领先的单套制解决方案（标准方案），还搭配了六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，合思档案可以实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保所有档案应收尽收。

对于CEO和高管来说，合思档案就像是一位得力的助手。它可以帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值。在企业进行商旅决策时，合思档案能提供有力的数据支持，助力企业决策数智化。同时，借助数字化手段，合思档案还能帮助企业节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员和财务人员而言，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别了重复低价值的工作，档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，大大提高了档案利用效率。

在外部审计方面，合思档案也展现出了强大的优势。它实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放或回收。财务人员无需再与审计人员进行重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

功能探秘：合思档案的强大“武器库”

合思档案拥有一系列强大的功能，为企业的财务档案管理提供了全方位的支持。
多源采集功能：基于跨系统数据集成的要求，合思档案提供自动生成式Open API，实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于那些不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷的手动数据补录方式。
智能制档功能：会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
档案管理功能：合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。它还支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
档案应用功能：合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它能够智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。它还支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。在档案借阅服务中，借阅人可在线查看、支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。

核心亮点：合思档案的独特魅力

便捷调阅不打印，混序归集免组装：合思档案实现了业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用的全流程闭环管理。它打破了物理空间的限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案的完整性，同时用户可以自由穿透档案链。通过关键词检索，用户可以快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。合思档案融合了“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。
强大的大数据解决方案：合思档案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理进行数据提取，实现元数据级检索、海量数据秒级查询。同时，它具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。
独特的“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案：合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，它提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
实物档案全流程管理定位：在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。它支持打标、到单、装盒、上架流程，流程可逆、可根据实际档案管理场景搭配。它还支持集团共享，批量作业，多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

价值彰显：合思档案的卓越贡献

显著的降本增效：合思档案能让企业更有效的“收紧钱袋子”。它彻底告别了传统手工归档，档案无需打印，能节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，确保管理合规性100%。
闭环全量业财系统的“连接器”：合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让企业的财务流程更加顺畅。
让数据“活起来”：从数据到决策，合思档案真正实现了档案数据的有效利用，挖掘出了数据的价值，为企业的决策提供了有力支持。
实现资源重组：合思档案让企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升，实现了企业效益的最大化。

场景聚焦：合思档案的广泛应用

企业高管：在商旅决策中，企业高管可以利用合思档案沉淀数据资产，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，降本增效，实现绿色低碳运营。
财务人员：财务人员在处理商旅相关的财务档案时，使用合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源便于监控、分析，让财务人员可以轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
外部审计：在对企业商旅相关财务档案进行审计时，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计重复沟通补充审计资料。
企业处理数电票：在商旅过程中，企业会产生大量的数电票。合思档案提供数电票接收、入账、归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

案例见证：合思档案的成功实践

某企业年单据量2.6亿，在商旅等业务的会计档案管理方面，存在纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了。企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，在商旅等业务的档案管理流程复杂，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业在商旅等业务的档案管理方面存在低效的现状和痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案实现了广泛连接、应收尽收，业务检测方案能核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可使业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一在商旅等业务的档案管理中，存在采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档，电子原文件独立管理完成了电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位：合思档案的差异化优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，入选福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。
合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性，满足企业在“数字化凭证时代”财务档案管理要求。
合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足企业灵活的档案管理需求。
合思档案的证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，为企业带来显著的降本增效、数据价值挖掘、资源重组等多方面价值。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将持续迭代升级，以更强大的功能和更优质的服务满足企业不断变化的财务档案管理需求，助力更多企业实现全面数字化。

如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨选择合思档案，联系我们（地点涵盖北京、上海等多地，电话400 – 105 – 6505，网站www.hosecloud.com），免费试用，开启高效、合规、智能的财务档案管理之旅。